電話で面談をするときの進め方

電話で面談をするときは、見えないことを言葉にして進める

電話で面談をするときは、表情や手元の資料が相手から見えない分、対面なら見ればわかることを、言葉にして伝えながら進めます。具体的には、冒頭で話したいことと上司に期待することを伝え合い、途中で要点を言い直します。終わりには決めたことを読み上げ、あとで文字でも送ります。上司と部下のどちらから電話をかける場合も、進め方は同じです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談を行う場所として「オンライン・電話」と答えた人は13.2%でした。「会議室や個室」は61.0%、「職場のオープンスペース」は23.0%です。上司と離れた場所から面談をしている人もいるということです。この数字はオンラインと電話を合わせたもので、電話だけの割合はわかりません。

電話で面談をする理由は、さまざまです。店舗や営業先、出張先にいて会えないとき、在宅勤務でビデオ通話を使えないとき、急ぎの相談があるときなどが考えられます。以下では、複数の店舗を見るエリアマネジャーの上司と、店長の部下が、夏のセールに向けたアルバイトのシフトについて電話で面談する場面を例にします。

電話の面談の進め方：かける前・冒頭・本題・終わり

かける前：時刻とかける側と資料を決めておく

電話の面談では、始める時刻とかける側、手元に置く資料を前もって決めておくと、始まってから慌てずに済みます。資料はメールなどで先に送り、二人が同じものを開ける状態にしておきましょう。上司から日時を伝える例と、部下から資料を送る例です。

冒頭：話せる場所にいるかと、その日に話したいこと

電話がつながったら、まず相手が周りを気にせずに話せる場所にいるかを尋ねます。そのうえで、話したいことと上司に期待することを伝え合います。

車を運転しているときや、人の多い売り場の中にいるときは、面談を始めず、場所を移すか時間を改めるようにしてください。

本題：資料のどこを見ているかを言葉で合わせる

電話では、相手がどこを見ているか、うなずいているかがわかりません。資料の場所を言葉で指し、ときどき話の要点を言い直すと、聞き違いに早く気づけます。

聞き取れなかったときは、部下の側からも遠慮なく聞き返してかまいません。数字は、声だけでは聞き違えやすいものです。

沈黙も、電話では伝わり方が変わります。考えているときは、そのことを一言伝えておくと、相手が沈黙の意味を取り違えずに済みます。

終わり：決めたことを読み上げ、あとで文字でも送る

電話の面談では、決めたことを二人で同じ画面や紙で見ることができません。終わりの数分で、決めたことと、それぞれが引き受けたことを読み上げましょう。面談のあとに文字でも送っておくと、聞き違いがあっても気づけます。

電話で面談をする場面ごとの、最初の一言

電話で面談をする場面は、予定していた面談のほかにも、急ぎの相談や、通話が途切れたときなどがあります。場面ごとに、気をつけることと最初の一言をまとめました。

評価や体調など、込み入った話を電話でするとき

評価の結果や仕事の進め方への注意、体調や家庭の事情、退職の相談のような込み入った話は、電話で始めてよいかを先に相手に尋ねます。電話では表情が見えず、受け止め方の違いに気づきにくいからです。会えるまで待てる話なら、日を改めるか、顔の見えるオンラインに切り替えることも考えてください。会社の決まりで評価の面談の方法が決められている場合は、それに従います。

部下の側から、体調の相談を電話で切り出すこともあります。

体調や家庭の事情を聞いたときは、上司はすぐに仕事の調整の話に入らず、まず受け止める言葉から始めます。

勤務の調整が必要かどうかは、上司がその場で一人で判断しないでください。会社の決まりに沿って、人事の担当や産業医に相談できることを部下に伝え、上司も人事の担当と相談しながら進めます。

電話の面談で避けたいこと

電話の面談で避けたいのは、電話だからと面談を簡単に済ませてしまうことです。次の4つに気をつけてください。

• 用件だけを伝えて、短く切り上げる前提にする。「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、オンラインで行った1on1の1回の時間の中央値は30.8分でした。対面の1on1は29.2分で、大きな違いはありません。離れた場所から行う1on1も、対面とほぼ同じ時間をかけています。電話だけを集計した数字ではありませんが、電話の面談でも、対面と同じ長さの枠を取っておいてよいと考えられます。
• 決めたことを口頭だけで終える。電話のあとに文字で送っておけば、次の面談の冒頭で、二人が同じ内容を見ながら続きを話せます。
• 移動中や運転中に、そのまま始める。移動中は話の内容が周りに聞こえやすく、資料も開けません。運転中であれば、なおさら避けてください。
• 電話の面談だけを、何か月も続ける。電話は、離れていても面談を続けられる手段です。ただ、仕事の様子を自分の目で見る機会は減るので、ときどきは職場で会って話す機会をつくるとよいでしょう。

電話の面談がうまくいったかを、どう振り返るか

KAKEAIは、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。電話の面談でも、話しやすかったかどうかより、決めたことが次の面談までに進んだかどうかで振り返ります。

• 面談のあとに送った文面に、聞き違いの直しが返ってきたなら、次の電話では、要点を言い直す回数を少し増やしてみてください。
• 決めたことが次の面談までに進んでいたなら、次は、そのことの報告から電話の面談を始めてみてください。
• 電話では話しにくそうな話題があったなら、その話だけでも会って話せないかを、次に相手に相談する方法もあります。

電話の面談は、対面の面談の代わりとして、離れていても仕事の話を続けるための手段です。見えないことを言葉にし、決めたことを文字に残しておけば、電話でも、対面と同じように仕事の話を前に進めやすくなります。