オンライン（リモート）で1on1をするには

オンライン(リモート)の1on1は、対面の1on1と何が違うのか

オンラインの1on1は、リモートワークや在宅勤務で離れている上司と部下が、Web会議で行う1on1ミーティングです。対面との最も大きな違いは、画面に映る表情の見えにくさではなく、1on1の前と後にあります。

同じ職場にいれば自然にできる次の3つを、オンラインの1on1ではチャットと声かけで補います。

• 1on1の前。部下が上司の席に寄って、「今日はこの話がしたいです」と伝えられます。
• 1on1の最中。同じ資料を一緒に見ながら話せて、うなずきもそのまま伝わります。
• 1on1の後。翌日に、どちらからでも「あの件はどうなりましたか」と声をかけられます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1を始めるときにオンラインが選ばれた回は約22%でした。同じデータには、1on1のあとに部下が0〜5の6段階で送る「すっきり度」があります。部下がすっきり度を送った回のうち、4以上だった回の割合は、オンラインの回で64.7%でした。対面の回の59.7%を、数ポイント上回っています。

KAKEAIの1万人調査では、面談の頻度・時間・場所・話題の4つを合わせても、成果の実感の差のうち説明がつくのは5.4%だけでした。成長の実感では5.1%です。オンラインか対面かは、4つのうちの「場所」に当たります。場所の違いで説明がつくのは、成果の実感の差のごく一部だといえます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、オンラインの1on1の良し悪しは、そのあとの行動で判断するものだと考えています。

オンラインの1on1の前日までに、チャットで尋ねておくこと

オンラインの1on1では、前日までにチャット（なければメール）で、部下が話したいことと上司に期待することを尋ねておきましょう。画面越しでは、部下が話を切り出しかねていても、上司が表情から気づくのは難しいからです。上司が話したいことも、同じように送っておきます。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして最も多く選ばれたのは「その時々によって違う」で、20.9%でした。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の予定を作る時点でテーマが入力されていたのは、およそ4回に1回でした。その時点で話したいことまで決めておくのは、それだけ難しいことだといえます。一方、入力されたテーマの71.5%では、上司に期待することも一緒に選ばれていました。

話したいことを書く欄があっても、入力を待つだけにせず、上司から前日に一言尋ねてみてください。返信がないときは、どの話から始めるかを上司から提案しておきます。

オンラインの1on1の30分は、メモを画面に映しながら進める

オンラインの1on1は、その日に話すことを書いたメモを画面に映しながら進めるのがおすすめです。まずは、前回決めたこと、滞っている仕事、次回までに取り組むことの順に話してみましょう。合わなければ、二人で相談して入れ替えます。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1回の時間の中央値は、オンラインの回で30.8分、対面の回で29.2分でした。どちらも、およそ30分です。

冒頭で、音声と周りの状況を確かめてから、メモを映す

始めに、お互いの声が聞こえているかと、部下が周りを気にせずに話せるかを確かめてから、メモを画面に映します。上司が話を聞きながらメモに書き足していくと、部下は自分の話がどう伝わったかを、その場で確認できます。

仕事の様子が見えないので、進めにくい点も尋ねる

離れて働いていると、お互いの仕事の様子は見えません。「進んでいますか」とだけ聞くと、「進んでいます」という返事で話が終わりがちです。進み具合と一緒に、進めにくくなっている点も尋ねてみてください。

うなずきが伝わりにくいので、名前を呼んで尋ねる

画面越しでは、うなずきは小さくしか映らず、声も少し遅れて届きます。二人の声が重なると、譲り合いになって話が途切れがちです。相手の考えを聞きたいときは、名前を呼んで、質問を1つに絞ってください。

最後の5分で、次回までに取り組むことを二人でチャットに書く

最後の5分で、上司も部下も、自分が取り組むことを自分で書きます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。そのうち、面談の成果を実感している人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回ります。

離れていると、上司は、自分が「調べておきます」と言ったことを、部下の顔を見て思い出す機会がありません。上司が引き受けたことも、期日と一緒にチャットに書き残しましょう。次の1on1までに一度、上司からチャットでその後の様子を尋ねるのも1つの方法です。

オンラインの1on1で困る場面ごとの、最初の一言

オンラインの1on1で困りやすい場面は5つあります。場面ごとに、最初の一言を決めておくと安心です。

部下の周りに、家族や同僚がいるとき

部下がイヤホンを使えば、上司の声は周りに聞こえませんが、部下自身の声は聞こえます。今その話ができるかどうかは、部下が決められるようにしましょう。

部下がカメラをオフにしているとき

カメラをオンにすることを、1on1の条件にはしないでください。顔が見えると相手の受け止め方がわかりやすくなる一方で、在宅勤務では部屋の様子や家族が映り込むこともあります。まず上司が自分のカメラをオンにし、部下には、理由のある回に限って一度だけお願いするとよいでしょう。会社にカメラの決まりがある場合は、それに従います。

回線が切れる、音声が途切れるとき

聞き取れなかった部分を、聞き取れたことにして先へ進まないようにしましょう。聞き返すほうが、話がかみ合わないまま30分を過ごすよりも早く済みます。

改善してほしい点を、オンラインで伝えるとき

改善してほしい点は、直接会える日まで持ち越さず、次のオンラインの1on1で伝えることをおすすめします。待っている間、部下は見直す機会がないまま、同じやり方を続けることになるからです。用件は、前日のうちに知らせておきます。

通話を終えたあとの部下の様子はわからないので、翌日に上司から一言送りましょう。

部下の反応が途切れたとき

画面越しでは、部下が黙っている理由が回線の不調なのか、考えている途中なのか、話しにくいのかを見分けにくくなります。表の一言で回線を確かめたら、次のように続けます。

オンラインの1on1で、避けたほうがよいこと

オンラインの1on1で避けたいことは4つあります。毎回長い雑談から始めること、聞き役に徹すると決めておくこと、別の画面を見ること、在宅での働きぶりを問いただすことです。

雑談やアイスブレイクを、毎回長めに取る

「オンラインでは雑談が減るので、1on1の冒頭に長めに取るとよい」という助言があります。しかしKAKEAIは、毎回の冒頭に長い雑談の時間を取ると決めておくことをおすすめしません。在宅で働く部下は、仕事で行き詰まっても隣の席の人に聞けません。上司と話せる30分は、その仕事を直接相談できる時間でもあります。

KAKEAIの1万人調査では、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の33.8%が、面談が成果につながっていると感じていました。仕事の話をしていない人では、25.4%にとどまります。

近況を尋ねる一言を交わしたら、前回決めたことの話に入りましょう。

うなずきを大きくして、聞き役に徹すると決めておく

「オンラインでは、リアクションを大きくして聞き役に回るとよい」という助言もあります。うなずきを大きくするのはよいことですし、聞くだけで終わる回があってもかまいません。おすすめしないのは、どの回も聞き役に徹すると決めておくことです。

上司の意見を聞きたかった部下は、それを聞けないまま通話を終えることになります。反対に、話を聞いてほしい部下に上司が意見を述べ続けても、期待には応えられません。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、「業務の進捗や進め方」のテーマのうち、部下が上司に期待することとして「話を聞いてほしい」を選んでいた割合は7.5%でした。「プライベート」のテーマでは21.8%、「心身の状態」のテーマでは17.4%で、どちらもそのテーマの中で最も多く選ばれています。聞いてほしいという期待の多さは、テーマによって違います。

上司に期待することを事前に尋ねられなかった回は、テーマを手がかりにするのも1つの方法です。仕事の話では、部下の考えを尋ねたうえで上司の考えを具体的に伝え、体調や家庭の事情の話では、まず話を聞きます。体調の話は聞くところまでにとどめ、その先は産業医や人事の担当者につないでください。

1on1の最中に、別の画面を見る

上司の目線が画面の外にそれると、部下にはすぐにわかります。目を離すときは、先に一言伝えておきましょう。

在宅での働きぶりを、1on1で問いただす

「昨日は返信が遅かったですね」から始めると、部下は1on1を、監視される時間だと感じかねません。そうなると、行き詰まっている仕事も相談しにくくなります。返信の遅れが仕事に影響しているときは、起きた事実を伝えたうえで、事情を尋ねてください。

オンラインの1on1がうまくいったかどうかは、何で判断するか

オンラインの1on1がうまくいったかどうかは、画面越しの話しやすさよりも、1on1の前と後に二人のやり取りがあったかどうかで判断するとよいでしょう。次の3つを、二人で振り返ってみてください。

• 前日までに、話したいことと上司に期待することを、文字でやり取りできていたか。
• 1on1の終わりに、次回までに取り組むことが、二人それぞれの言葉でチャットに残っていたか。
• 次の1on1までの間に、決めたことについて、どちらかから連絡があったか。

次の1on1は、前回チャットに書いた内容を画面に映し、そこから始めましょう。