評価する側の心得と基本の原則を知りたい

人事評価をする側の心得は、「公平に」だけでは行動に移せない

人事評価（人事考課）をする側の心得としてよく挙げられるのは、「公平に」「客観的に」「部下の納得を大切に」といった言葉です。どれももっともですが、評価シートの締切が迫った週に、上司が何をして、部下に何と言えばよいのかまでは教えてくれません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていることを複数回答で尋ねました。「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人は9.3%です。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は32.7%で、回答者全体の31.9%とほぼ同じでした。

一方、「上司の話が役に立たない」を挙げた人のうち、成果を感じている人は8.2%でした。「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」では23.2%、「上司が以前会話したことを覚えていない」では26.4%です。評価が気になって本音を話せない人と比べると、この3つではいずれも、成果を感じている割合が低くなっています。

評価する立場を、隠したりあいまいにしたりする必要はありません。このページでは、成果を感じている人が少なかった3つの困りごとの裏返しを、評価する側の原則と考えます。

• 覚えておく。部下一人ひとりについて、いつ、どの仕事で何があったのかを記録しておきます。記録がないと、評価の根拠が最近の出来事に偏りがちです。
• 役に立つことを伝える。評価の根拠となった事実と、来期に特に大事にしたいことを、部下に具体的に話します。
• 約束を守る。「確認します」と言ったら、いつ回答するのかを伝え、その日までに回答します。

人事評価の原則を、評価する側の行動と言葉に置き換える

「公平に」などの原則を、評価の時期に上司がすることと最初にかける言葉に置き換えたのが、次の表です。会社の評価マニュアルと異なる点は、マニュアルに従ってください。

評価の時期の流れに沿った、評価する側の行動と言葉

評価の時期に上司がすることを、5つの場面に分けて説明します。締切の2週間前と評価を付ける日が「覚えておく」、評価会議のあとと結果を伝える面談が「役に立つことを伝える」、面談後の1か月が「約束を守る」に当たります。

締切の2週間前：評価の材料を、記憶だけに頼らずに集める

まず、上司が評価を提出する期限と、最終的な結果が決まる時期を、部下全員に伝えます。

続いて、手帳やメール、面談のメモを期の初めから見返します。部下1人につき10分ほどで、日付のわかる事実を3つ書き出してみてください。そのうえで、次の依頼を同じ文面で部下全員に送ります。声をかけやすい相手にだけ頼むと、集まる材料に差が出てしまうからです。

自己評価シートがある会社では、先にシートを読み、上司が把握できていなかった仕事について本人に質問します。

期の途中の記録を残していなかった場合は、そのことを率直に伝えてから尋ねましょう。

期の途中で着任した場合は、前半の仕事で評価の対象に含めるべきことを、前任の上司に確認します。

評価を付ける日：一つひとつの評価に、日付のわかる事実を添える

部下を1人ずつ順に評価すると、その人への全体的な印象が、どの項目の評価にも影響しやすくなります。評価項目ごとに全員分を並べて評価を付け、その横に日付と事実を一言書き添えることをおすすめします。

• 事実を書けない項目には印を付け、本人に話を聞いてから評価を付けます。
• 高い評価を付けた部下については課題が残った仕事を、低い評価を付けた部下についてはよかった仕事を、1つずつ探します。
• 見つからないときは、上司が把握していない仕事がないかを、本人か、本人と一緒に仕事をしている人に尋ねてみてください。

評価会議で、上司が付けた評価が変わったとき

一次評価者である上司が付けた評価は、部長や人事との評価会議で変わることがあります。会議の前に、部下ごとの評価とその根拠となる事実を、短く説明できるようにしておきましょう。評価が変わったときは、その場で理由を尋ねます。

部下には、上司が付けた評価、最終的な結果、聞いている理由を分けて説明します。ただし、上司が付けた評価を本人に伝えてよいかどうかは、会社によって異なります。事前に評価マニュアルを読み、人事担当者に確認してください。伝えてよい会社では、次のように話します。

伝えられない会社では、決まった結果と、上司が説明できる理由だけを伝えます。理由をまだ聞けていないときは、そのことも正直に話してください。

結果を伝える面談：評価の理由と、来期に大事にしたいことを伝える

結果を伝える面談では、聞き役に徹すると決めてしまわずに、評価の根拠となった事実と、来期に特に大事にしたいことを上司から伝えます。そのうえで部下の見方を尋ね、最後に、来期の最初の1か月に取り組むことを二人で決めましょう。

面談後の1か月：約束したことに、約束した日までに回答する

評価は給与にも関わるため、上司が面談で口にした「確認しておきます」は、部下にとって大事な約束です。面談の終わりにいつ回答するのかを伝え、その日が来たら、確認できたところまでを部下に知らせてください。

来期の評価の材料も、この1か月から記録し始めます。月に1回の面談のあとに、日付と事実を1行ずつ残しておくとよいでしょう。

人事評価をする側が、やらないほうがよいこと

人事評価をする側が避けたいのは、「評価する立場を隠す」「聞き役に徹すると決めておく」「理由を伝えずに終える」「誰にでも言える言葉で済ませる」の4つです。

「ここでの話は評価とは関係ありません」と言う。部下が身構えないように、評価する立場を感じさせないほうがよい、という助言がありますが、このページではおすすめしません。面談で話した内容が評価に影響しないとは、上司の一存では約束できないからです。立場を隠す代わりに、評価で大事にしていることを伝えましょう。

聞き役に徹して、上司の考えを伝えない。評価する側は部下の自己評価を聞くことに徹するべきだ、という助言もあります。聞くことは欠かせませんし、聞くだけで終わる回があってもかまいません。ただしKAKEAIは、評価する側は聞き役に徹する、とあらかじめ決めておくことをおすすめしません。部下が上司の考えを知らないまま結果を受け取ることになるからです。逆に、上司が結果と理由を一方的に説明し、部下の見方を聞かずに終えるのも避けたいところです。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に最も期待することとして「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のどれかを選んだ人は、合わせて45.6%です。1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データも見てみましょう。1on1の前に選ばれた「スキルや力の向上」のテーマのうち、上司に期待することとして部下が「具体的なアドバイスがほしい」を選んでいた割合は19.2%でした。「話を聞いてほしい」は6.9%です。1万人調査でも利用データでも、「話を聞いてほしい」より、上司の考えや関わりを求める答えのほうが多くなっています。

「上で決まったことなので」で終える。理由のわからない結果だけを伝えられると、部下は来期に何を変えればよいのかを判断しにくくなります。理由を部長や人事に確認し、いつ回答できるのかを部下に知らせてください。

誰にでも言える言葉で済ませる。「来期も期待しています」は、どの部下にも当てはまる言葉です。その人が実際に担当した仕事を挙げて、感謝や期待を伝えるとよいでしょう。

評価される部下の側から、評価する上司はどう見えているか

評価面談では、評価の結果とともに、上司が部下の仕事のどこを見ていたのかも伝わります。評価の理由として具体的な仕事が1つも挙がらなければ、部下には、何をもとに付けられた評価なのかがわかりません。

KAKEAIの1万人調査では、上司の対応についての5つの困りごと（「上司の対応が期待するものと違う」「上司が以前会話したことを覚えていない」など）のいずれかを挙げた人が27.3%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は21.1%です。一方、自分自身や上司の時間の確保についての困りごとを挙げた人は39.6%で、このうち41.7%が成果を感じていました。上司の対応に困っている人よりも、時間の確保に困っている人のほうが、成果を感じている人の割合が高くなっています。

評価の時期に1人20分しか取れなくても、気にしすぎる必要はありません。その20分で、以前の面談で話したことと上司が見ていた仕事を、部下に具体的に伝えてください。

評価する側の原則を実行できたかを、何で振り返るか

評価する側の原則を実行できたかどうかを、面談の場での部下の反応ではなく、次の3つで振り返ってみてください。

• 付けた評価の一つひとつに、日付のわかる事実を1つずつ挙げられたでしょうか。
• 面談の終わりに、来期の最初の1か月に取り組むことが、部下自身の言葉になっていたでしょうか。
• 面談で「確認します」と約束したことに、約束した日までに回答できたでしょうか。

Kakeai AI 1on1には、1on1のあとに部下が0〜5の6段階で付ける「すっきり度」という点数があります。Kakeai AI 1on1の利用データでは、部下が点数を付けて送った回の99.0%が4以上でした。

KAKEAIの1万人調査では、面談がその後の行動につながっているかを尋ねた質問で、「毎回そうなっている」と答えた人は9.4%でした。この人たちの75.5%が、面談が成果につながっていると感じています。「全くそうなっていない」と答えた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は6.0%です。面談が行動につながっている人ほど、成果を感じています。

評価面談の終わりに部下が「わかりました」「ありがとうございました」と口にしても、面談がうまくいったとは限りません。その場の反応がよかったかどうかではなく、1か月後に上司と部下がそれぞれ何を始めているかで振り返ることをおすすめします。