人事評価がうまくつけられない、難しいと感じるとき

人事評価がうまくつけられないとき、何が起きているのか

人事評価（人事考課や査定と呼ぶ会社もあります）がうまくつけられないとき、足りないのは、上司の判断力というより、評価の根拠となる事実です。締め切りが迫ってから半年分の仕事を思い出そうとしても、思い浮かぶのは最近の出来事ばかりになりがちです。4か月前の仕事は、記録がなければ思い出す手がかりがありません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の時間のうち、「具体的な仕事」の話が回答の平均で47.2%を占めていました。「人事評価」の話が占める割合は14.0%です。面談では、人事評価の話よりも、具体的な仕事の話に長い時間が使われています。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでも、1on1の前に選ばれたテーマの43.7%は「業務の進捗や進め方」でした。調査では「具体的な仕事」の話に最も長い時間が使われ、利用データでは「業務の進捗や進め方」が最も多く選ばれています。

普段から面談をしていれば、評価の材料になる話は既に出ていると考えられます。それが評価シートの項目と結びついた形で残っていないと、期末に手が止まりやすくなります。

「つけられない」理由は、大きく4つに分けられます。対処はそれぞれ違うので、まず自分に当てはまるものを探してみてください。

面談が半年に1回ほどで、材料になる話がまだ出ていない場合も、部下本人に尋ねることから始めます。

人事評価の材料がないときは、つける前に部下本人に尋ねる

材料がないときは、評価シートに向かう前に15分ほど時間を取り、部下本人にこの半年の仕事について聞きましょう。自分の業務に追われていた期も、リモートワークが中心だった期も、することは同じです。

「自己評価に引きずられないよう、上司は先に自分の評価を固めておく」という助言があります。ランクを決める場面では、その通りです。ただし、事実を集める段階まで部下に聞かずに済ませることは、このページではおすすめしません。この半年の仕事を最もよく知っているのは、部下本人だからです。

事実は部下に尋ね、ランクは上司が責任を持って決める、と分けて考えるのが基本です。こうすれば、材料が足りないまま一人で決めることも、部下の自己評価をそのまま採用することも避けられます。

部下にこの半年の仕事を尋ねるときの言い方

何のために聞くのかを最初に伝えると、部下も答えやすくなります。

一人ずつ時間を取るのが難しければ、チャットやメールで頼むのも1つの方法です。

うまくいかなかった仕事は、上司から具体的に尋ねる

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。

評価の直前に、うまくいかなかった仕事を自分から話題にするのは、誰にとっても簡単ではありません。責めるためではないと伝えたうえで、上司から仕事を具体的に挙げて尋ねてみてください。

上司が直接見ていない仕事は、一緒に働いた人に尋ねる

他部署との仕事や客先での仕事は、一緒に働いた人にも話を聞きます。知りたいのは、良し悪しの意見ではなく、誰が何を担当したのかという事実です。

直接見られなかったことは、評価面談で部下に率直に伝えましょう。

人事評価のランクに迷ったときは、理由を説明できるほうを選ぶ

AかBかで迷ったら、「この評価にした理由を、2つの事実を挙げて部下に説明できるか」と自分に問いかけ、説明できるほうを選んでください。どちらも説明できないなら、足りないのは判断力ではなく材料です。部下本人に、もう一度話を聞きます。

迷ったからといって、真ん中の評価を選ぶのは避けたいところです。真ん中の評価は理由を書かなくても通りやすいものの、理由を考えずにつけると、評価面談で「なぜですか」と聞かれたときに説明できません。

評価基準の言葉を、その人の仕事に当てはめて書き直す

「期待通り」「期待を上回る」といった評価基準の言葉は、そのままでは判断に使えません。期初に決めた目標と照らし合わせ、その人の仕事では何がそれに当たるのかを、1行ずつ書き出してみましょう。

書き出しても境目がはっきりしないときは、自分の上司に相談します。同じ基準を使う他の管理職と、判断をそろえるためです。

ランクごとの人数の決まりや、期の途中で目標を変えてよいかどうかは、自分だけで判断せず、人事担当者に確認してください。

全体の印象ではなく、評価シートの項目ごとに考える

「○○さんは全体としてどうか」から考え始めると、印象だけが頼りになりがちです。評価シートの項目ごとに、その人が実際にしたことを、日付の入った事実で1つ書けるかを確かめていくとよいでしょう。1つも書けない項目が、材料の足りていない項目です。

低い評価をつけるのが怖いとき、評価面談が苦手なとき

低い評価をつけるのが怖いときは、評価を甘くする前に、その評価にした理由を面談の最初に説明できるよう準備しておきましょう。評価面談が苦手な理由が、「なぜですか」と聞かれて答えに詰まることにあるなら、見直したいのは話し方よりも評価のつけ方です。

評価を甘くすれば、その場の気まずさは避けられます。しかし、実際の仕事と評価のずれは次の期に持ち越され、評価を下げるときの説明は今回よりも難しくなりがちです。根拠の薄いまま厳しくつける場合も、ずれが生まれる点は変わりません。

KAKEAIの1万人調査で、上司との面談が2週間〜1か月に1回の人どうしを比べました。このうち人事評価の話をしている人では、面談が成果につながっていると感じている人が37.4%でした。評価の話をしていない人では30.8%です。面談の頻度が同じ人どうしでは、評価の話をしている人のほうが、成果を実感している割合が高くなっています。

低い評価であっても、話題にするのを避けず、理由とともに伝えることをおすすめします。

低い評価を伝える面談での切り出し方

前置きを長くせず、評価と理由を早めに伝えます。評価は上司自身の考えとして話し、部下の見方も聞きます。

最終結果が確定したあとの評価面談では、「今期の評価はCに決まりました」と結果を先に伝えます。理由を2つの事実で説明する点は同じです。

部下から「納得できません」と言われたとき

まずは、どの点に納得できないのかを尋ねます。

ただし、その場で評価の変更を約束することは避けてください。事実に誤りがあった場合の手続きは、人事担当者に確認してから部下に伝えます。

二次評価や調整で、自分のつけた評価が変わるとき

二次評価や調整がある会社でも、一次評価の理由は事実とともに書いて提出しましょう。調整の場で、自分の上司がその部下について説明するときの根拠になります。

部下に伝えるのは、自分が決めた一次評価までです。最終結果が出る前に一次評価を本人に伝えてよいかは会社によって異なるため、先に人事担当者に確認しておくと安心です。

次の人事評価を難しくしないために、面談のたびに1行の記録を残す

次の期からは、面談の最後の1分で、記録を1行残すことから始めてみてください。期末に思い出そうとしていた材料が、話に出たその日のうちに残ります。書くのは、日付と事実、そして評価シートのどの項目に関わるかの3点です。

残す1行は、面談の終わりに部下と一緒に確認するとよいでしょう。認識にずれがあれば、その場で直せます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

聞いた話を1行でも残しておけば、次の面談にも期末の評価にも生かしやすくなります。

月に1回は、残した記録を見ながら、現時点での評価の見通しを部下に伝え、部下の見方も聞いておきましょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、人事評価の材料は、普段の面談の中で上司と部下が一緒に積み重ねていくものだと考えています。

人事評価がうまくつけられたかどうかを、何で判断するか

人事評価がうまくつけられたかどうかは、評価の高さや部下の反応ではなく、次の3つが当てはまるかで判断します。

• 部下一人ひとりの評価の理由を、評価シートを見なくても、2つの事実で説明できます。
• 評価面談で伝えた事実の中に、部下が初めて聞くものはありませんでした。
• 次の期の最初の面談から、終わりに1行の記録を残せています。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回、その後の行動につながっていると答えた人は39.3%で、半数に届きませんでした。

面談で次に取り組むことを二人で決め、次の回に結果を振り返ると、決めたことと結果を、そのまま1行の記録として残せます。