数値にしにくい仕事をどう評価するか

数値にしにくい仕事の評価が難しいのは、数字がないからか

数値にしにくい仕事の評価が難しい理由は、数字がないことそのものではありません。評価の基準を期の初めに決めていないことと、期の途中の出来事を記録していないことが、主な原因です。

売上や件数などの数字で測る評価を定量評価、仕事の進め方や仕上がり、周囲への貢献を言葉で捉える評価を定性評価と呼びます。月次の締め処理や問い合わせ対応、企画、後輩の指導などでは、定性評価が中心になります。

期末に評価シートを前にして手が止まるときは、次の3つのどれかに当てはまっていないでしょうか。

• 期末にどのような状態なら「期待通り」と言えるのかを、期の初めに部下と決めていません。
• 期の途中の出来事を記録しておらず、思い出せるのが直近1か月のことと目立ったミスに偏っています。
• 評価に差をつける根拠を説明できず、全員に標準の評価をつけています。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の時間のうち、具体的な仕事の話が占める割合は平均47.2%でした。人事評価の話は14.0%です。1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでも、1on1の前に選ばれたテーマの43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。調査で最も時間が使われているのも、利用データで最も多く選ばれているのも、仕事の話です。

評価の材料になる仕事の話は、普段の面談に既に出ています。新しい指標や点数表を作る前に、その話を評価に生かすことから始めてみてください。

数値にしにくい仕事は無理に数値化せず、評価の基準を言葉で決める

数値にしにくい仕事の評価では、成果を件数や回数に置き換えるのではなく、期末にどのような状態になっていれば「期待通り」と言えるのかを言葉で決めておきましょう。これが評価の基準になります。

「定性的な仕事も、件数や回数に置き換えて数値化するとよい」という助言もありますが、仕事の中身と合わない数字に置き換えることは、このページではおすすめしません。評価は給与にも関わるため、たとえば問い合わせ対応を件数で評価すると、時間のかかる1件に丁寧に対応するより、すぐ終わる3件を先に片づけるほうが有利になります。数字で表しやすい仕事だけが評価の対象になると、表しにくい仕事は後回しになりがちです。

数字を評価に使ってよいかどうかは、次の問いで見分けられます。

答えが「よくなる」であれば、その数字は評価に使えます。期日を守れた回数や差し戻しの回数が、その例です。反対に、数字だけを追うと仕事が雑になるようなら、評価には使わないほうがよいでしょう。

評価の基準は、誰が見ても「そうなっている」か「なっていない」かを判断できる文にします。「正確に処理する」「主体的に動く」といった書き方では、期末になっても判断がつきません。仕事の種類ごとの例を、次の表にまとめました。

評価の基準は、1人につき1〜3つに絞ります。あわせて、「期待を超えている」状態と「期待に届いていない」状態も、一言ずつ決めておくとよいでしょう。月次の締め処理なら、期待を超えている状態は「手順が見直され、他の人でも同じ日数で締められる」、届いていない状態は「期日に間に合わない月がある」です。これが、評価に差をつけるときの根拠になります。

期の初めの面談では、上司の案をたたき台にして、二人で話し合って決めましょう。

会社の評価シートに数値目標の欄がある場合は、表の例のように、期日と状態を書く方法があります。記入の仕方に決まりがあるかどうかは、人事の担当者に確認してください。

期の途中と期末に、数値にしにくい仕事の評価を伝える言い方

期の途中は、面談で出た事実を評価の基準と結びつけて記録します。期末は、その事実を先に示してから、上司としての評価を伝えます。

期の途中：面談での仕事の話から、事実を1行記録する

普段の面談で出た仕事の話のうち、評価の基準に関わる事実を、1回の面談につき1行記録しておきましょう。書くのは、日付、起きたこと、誰にどのような影響があったかの3点です。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、「業務の進捗や進め方」のテーマのうち、部下が上司に期待することとして「一緒に考えてほしい」を選んでいた割合は17.0%でした。「報告したい」は14.5%です。「業務の進捗や進め方」のテーマでは、「報告したい」よりも「一緒に考えてほしい」のほうが、やや多く選ばれています。

報告を聞くだけの回があってもかまいません。ただ、一緒に考えた回には、部下が何に困ってどうしたいのか、何を比べてどう判断したのかが話に出てきます。数値にしにくい仕事では、この判断の中身こそ、記録しておきたい事実です。

月に1回は、仕事の話のあとの5分ほどで、評価について今どう考えているかを部下に伝えましょう。基準に届いていない点は、期末までに取り組む時間が残っているうちに伝えてください。

記録は、上司が話を覚えておくためにも役立ちます。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

記録がなければ、期末に思い出せた出来事だけで評価することになります。面談のたびに1行残すことを、習慣にしてみてください。

期末：事実を先に示してから、評価を伝える

期末は、残しておいた記録を基準ごとに整理して、評価を決めます。評価面談では、根拠にした事実を先に示してから、評価を上司の考えとして伝えましょう。

基準に届いていないと部下に伝えるときは、長い前置きをせず、理由になった事実を添えましょう。

評価の基準を決めないまま、期末を迎えたとき

評価の基準を決めないまま期末を迎えたときは、記憶だけに頼らず、メールやチャット、面談のメモなどの記録から事実を集めてください。あわせて、部下にも協力をお願いするとよいでしょう。

部下と一緒に仕事をした人には、人柄についての感想ではなく、実際にあった出来事を尋ねます。

評価面談の最後の10分ほどは、来期の基準を二人で決める時間に充てましょう。

部下や自分の上司から、評価の根拠を尋ねられたとき

部下から「数字がないのに、何を根拠に評価したのですか」と尋ねられたときは、評価の基準と、根拠にした事実を示して答えます。

「数字のある部署と比べて不利なのではないか」と尋ねられたときは、自分で決められることと、決められないことを分けて答えてください。

自分の上司から根拠を尋ねられたときや、評価を決める会議でも、同じ記録が使えます。

数値にしにくい仕事の評価で、避けたいこと

数値にしにくい仕事の評価で避けたいのは、事実の裏づけがないまま、人柄を表す言葉や点数で評価欄を埋めることです。具体的には、次の5つです。

• 人柄を表す言葉で評価する。「真面目」「協調性がある」「積極性が足りない」といった言葉だけでは、部下は次に何を変えればよいのかがわかりません。定性評価の対象は、人柄ではなく、実際にあった出来事です。
• 「数字がないから評価しにくい」と伝えて終わる。部下には、「自分の仕事は評価のしようがない」という印象だけが残りがちです。評価しにくい理由は仕事そのものにはなく、基準を先に決めておかなかった上司の側にあります。
• 「自己評価を聞くだけで、上司の考えは言わない」と決めておく。KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のいずれかを選んだ人が、合わせて45.6%でした。「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%です。上司に話を聞いてもらうことより、アドバイスや意見、一緒に考えることを期待する人のほうが多いと言えます。自己評価を聞いたら、上司としての考えも具体的に伝えましょう。部下の見方を尋ねずに、評価だけを伝えるのも避けたいところです。
• 根拠がないからと、全員に標準の評価をつける。周囲を支える仕事で期待を超えた人も、他の人と同じ評価になるため、数字で表しにくい仕事を次の期も引き受けようとは思いにくくなります。
• 点数表の項目を細かくする。項目を10個に増やして5段階で点をつけても、根拠になる事実がなければ、印象を数字に置き換えただけになります。

数値にしにくい仕事をしている部下から、評価はどう見えているか

数値にしにくい仕事をしている部下には、上司が言葉で伝えない限り、自分が期待に届いているのかどうかが見えにくいものです。数字のある仕事と違って、数字を見て自分の状況を知ることができないからです。

KAKEAIの1万人調査では、上司と週1回以上面談している人のうち、面談で人事評価の話をしている人は25.8%でした。この人たちの50.8%が、面談が成果につながっていると感じていました。同じ週1回以上でも、評価の話をしていない人では39.7%です。同じ頻度の人どうしで比べると、評価の話をしている人のほうが、面談が成果につながっていると感じている人の割合が高くなっています。

毎週のように会っていても、評価の基準について話していなければ、部下は期末になって初めて自分の評価を知ることになります。理由のわからない評価は、好き嫌いで決められたと受け取られるおそれもあります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、数値にしにくい仕事の評価は期末に作るものではなく、普段の面談での仕事の話から積み上げていくものだと考えています。

数値にしにくい仕事の評価がうまくいったかを振り返る

数値にしにくい仕事の評価がうまくいったかどうかは、次の3つを振り返るとわかります。

• 評価を伝えたとき、部下自身の見方と上司の考えが大きく離れていなかったか。
• 評価の根拠を尋ねられたときに、日付のある事実を、記録をもとに3つ挙げられたか。
• 評価面談の終わりに、来期の評価の基準と最初に取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。

面談を終える前に、次のように尋ねてみてください。

KAKEAIの1万人調査では、面談全般について、その後の行動につながっているかも尋ねています。「毎回そうなっている」と答えた人は9.4%で、このうち75.5%が、面談が成果につながっていると感じていました。回答者全体の31.9%を大きく上回ります。

評価面談は、部下が納得した表情をしていたかどうかより、次に取り組むことが二人の間で決まったかどうかで振り返ることをおすすめします。