受け身で自分で考えない部下の育て方

部下が「受け身で自分で考えない」ように見えるとき、何が起きているのか

上司から「受け身」に見える部下の様子は、1種類ではありません。自分の案を持たずに相談に来るとき、頼まれた仕事を終えて次の指示を待っているとき、意見を尋ねても返ってこないときでは、上司にできることが異なります。「指示待ち」「主体性がない」と言われる様子も、このいずれかに当たることが多いようです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に最も期待することを1つ選んでもらいました。「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人は18.3%で、そのうち38.2%が「面談が成長につながっている」と感じていました。一方、「期待していることは特にない」を選んだ人は15.6%で、同じように感じている人はそのうちの6.6%でした。回答者全体の26.7%と比べると、具体的なアドバイスを期待する人は上回り、期待することが特にない人は大きく下回っています。

部下がアドバイスを求めて相談に来ることは、前向きに受け止めてよいと考えられます。先に気にかけたいのは、部下が何も言ってこないときです。

相談に来た部下に「自分で考えて」と返し続けると、部下が相談そのものを控えるようになることがあります。上司からは相談が減って順調に見えても、部下は上司に何も求めない状態に近づいているかもしれません。何も言ってこないときは、上司から2つの案を示して、意見を尋ねてみてください。

同じ調査では、「期待していることは特にない」を選んだ人の22.4%が、面談の困りごととして「上司の話が役に立たない」を挙げていました。最も期待することが他の選択肢だった人では、3.0%〜6.7%です。期待することが特にない人には、上司の話が役に立たないと感じている人が目立って多いということです。

部下が受け身に見える理由は、部下の側だけにあるとは限りません。忙しい日に上司が先に答えを言うのは自然なことです。ただ、相談のたびに上司が答えを出し、部下の案にも手を入れて返すことが続くと、部下は案を持たずに待つほうが早いと感じやすくなります。

受け身に見える場面の見分け方と、上司が最初に試すこと

部下が受け身に見えたときは、性格の問題と考える前に、どの場面に当たるかを見分けましょう。次の表から最も近い場面を1つ選び、まずはその行の「最初に試すこと」だけを行ってみてください。「次の指示を待っている」「意見が返ってこない」「提案が出てこなくなった」の3つは、部下が何も求めてこない状況に近い場面です。複数の場面が当てはまるときは、この3つを優先しましょう。迷うときは、2つの案を示して意見を尋ねるところから始めるとよいでしょう。

部下が自分で考えやすくなる、場面ごとの関わり方と言い方

部下が自分の考えを話しやすくなるのは、「考えて」と言われたときよりも、案を口に出す機会があり、その案が仕事に生かされたときだと考えられます。以下では、中途採用の面接の日程を調整している場面を例にします。

案を持たずに「どうしたらいいですか」と相談に来るとき

部下に似た仕事の経験があるなら、上司が答える前に状況を尋ね、部下自身はどうしたいのかを聞いてみてください。

部下から案が出たら、よいと思った点と、足したいことを伝えます。

案が出ないときや急ぎのときは、上司が先に考えを話してかまいません。その際は、結論と一緒に、考えた順番も言葉にします。

初めての仕事で、部下が判断の材料を持っていないときは、先にやり方を教えてください。知らないことは、いくら考えても出てきません。

案を持たずに相談に来ることが続くときは、上司が自分の対応を変えると先に伝え、そのうえで部下にも1つお願いをします。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データも参考になります。1on1の前に選ばれた「業務の進捗や進め方」のテーマのうち、部下が上司に期待することとして「一緒に考えてほしい」を選んでいた割合は17.0%でした。「その他」を除く5つの選択肢の中で最も多く、「具体的なアドバイスがほしい」の13.2%を上回ります。

答えを伝えて終えるか、「自分で考えて」と返すか、どちらかに決める必要はありません。部下が何に困っていて、どうしたいのかをまず把握し、真剣に一緒に考える時間を取りましょう。

頼まれた仕事は終えるが、次の指示を待っているとき

候補者への連絡は済ませても、会議室の予約や面接官への案内は、指示があるまで手をつけない、という場面です。次に仕事を頼むときは、目的と、部下の判断で決めてよい範囲を、あわせて伝えましょう。

KAKEAIの1万人調査では、面談がその後の行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた6,074人に、行動につながらない理由を尋ねています（5つまで選択）。「行動するために必要な情報が揃っていない」を挙げた人は15.9%、「裁量や権限がなくできない」を挙げた人は9.4%でした。

目的も範囲も知らされていなければ、部下にとっては、頼まれた分だけを終えて待つのが無難な進め方になりがちです。

目的と範囲は、たとえば次のように伝えます。

続けて、その先に必要なことを二人で洗い出します。

意見を尋ねても「特にありません」「お任せします」と返ってくるとき

「どう思いますか」という質問は範囲が広く、答えにくいものです。答えやすいように、質問を具体的にします。

会議で意見が出ないときは、二人だけの場であらためて尋ねるのも1つの方法です。上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。まだ身構えている段階と、困りごとをためずに言える段階とでは、同じ「どう思いますか」でも届き方が違います。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。この人たちのうち「面談が成長につながっている」と感じている人は33.8%で、回答者全体では26.7%です。話したいことを切り出せない人でも、面談での成長を実感している割合は全体より高いということです。

意見が返ってこないからといって、部下に話したいことがないとは限りません。

以前は出ていた提案が、出てこなくなったとき

提案が出てこなくなったときは、質問を重ねる前に、以前の案をどう扱ったのかを、上司から話題にします。理由を知らされないまま案が見送られると、次の案は出しにくくなるからです。

問題の報告はあるが、どうしたいかの話が出ないとき

問題の報告だけが届くときは、報告に含めてほしい内容を上司から伝えます。部下は、問題を知らせるところまでが自分の役割だと受け取っているのかもしれません。

部下が受け身に見えるときに、避けたいこと

避けたいのは、場面や部下の期待を知る前に、上司の関わり方や部下にかける言葉を1つに決めてしまうことです。

• 「答えは言わない」「質問で気づかせる」と、あらかじめ決めておくこと。そうした助言もありますが、KAKEAIは、どの場面でもそうすると決めておくことをおすすめしません。質問だけで部下が結論を出せる場面なら、それで十分です。問題は、判断の材料がまだない場面にも、急ぎの仕事にも、同じ対応を当てはめることです。反対に、部下が考えを話す前に、上司がいつも答えを言ってしまうことも避けましょう。
• 「主体性を持って」「当事者意識を持って」と、姿勢を表す言葉で求めること。それだけでは、次に何をすればよいのかが伝わりにくいからです。「相談のときに、案を1つ添えてもらえますか」のように、具体的な行動としてお願いします。
• 性格や世代のせいにすること。同じ人でも、慣れた仕事では案が出て、初めての仕事では出ないことがあります。人ではなく、案が出にくい場面のほうに目を向けてください。
• 案を尋ねておきながら、理由を伝えずに上司の案で進めること。部下には、「言っても変わらなかった」という経験だけが残りがちです。部下の案を見送るときは、その理由を伝えます。

部下とのやり取りがどう変わったかを、何で振り返るか

関わり方を変えてしばらくたったら、普段の仕事での二人のやり取りを振り返ってみてください。手がかりになるのは、次の3つです。

• 相談を受けたとき、上司は答える前に、部下の考えを先に聞けているでしょうか。
• 仕事を終えた連絡と一緒に、次に進めることが二人の話題になっていますか。
• 上司の案の進めにくい点を、部下が率直に言える雰囲気でしょうか。

KAKEAIの1万人調査では、面談がその後の行動につながっているかを尋ねた質問で「毎回そうなっている」と答えた人の68.1%が、「面談が成長につながっている」と感じていました。「全くそうなっていない」と答えた人では5.2%です。面談が行動につながっている人ほど、面談での成長を実感しています。

1か月たってもやり取りに変化がなければ、表にある別の関わり方を試します。部下にお願いしたことが続きにくいようなら、お願いの仕方に無理がなかったかを二人で話してみましょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、部下が受け身に見えるときは上司も部下も当事者であり、どちらか一方だけが変わればよい問題ではないと考えています。