1on1の場所と座る位置の選び方

1on1の場所を変えると、成果の実感は変わるのか

1on1は、上司と部下が1対1で定期的に行う面談で、1on1ミーティングとも呼ばれます。1on1を行う場所を変えるだけで、成果の実感が大きく変わるとは考えにくいでしょう。場所によって変わるのは、その場で話せる内容と、二人で同じ資料を見られるかどうかの2点です。

KAKEAIの1万人調査では、面談の頻度・時間・場所・話題の4つと、業務の成果の実感との関係は小さいものでした。4つを合わせても、成果の実感の差のうち説明がつくのは5.4%だけです。成長の実感でも5.1%でした。場所は、この4つのうちの1つです。会議室が空くのを待って1on1を延ばす必要は、あまりないと考えられます。

同じ調査で面談の場所を尋ねたところ、「会議室や個室」が61.0%で最も多く、「職場のオープンスペース」が23.0%、「オンライン・電話」が13.2%でした。オープンスペースで行う面談も、珍しくはありません。

面談の時間のうち、「具体的な仕事」の話は、回答者の平均で47.2%を占めていました。「人事評価」は14.0%、「職場での人間関係」は7.4%、「心身の状態」は4.5%です。個室が取れた日にだけ1on1を行うと決めると、面談の時間で最も多くを占める仕事の話まで、個室が空くのを待つことになります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1の良し悪しは行った場所ではなく、そのあとの行動で判断するものだと考えています。

1on1の場所は、その回に話す内容に合わせて選ぶ

1on1の場所は、毎回同じ部屋に固定するよりも、その回に話す内容に合わせて選ぶことをおすすめします。目安は、周りに聞かれたくない話があるか、上司が部下に改善してほしい点を伝える回か、二人で同じ資料や画面を見るかの3つです。

毎回個室にこだわる必要はありませんが、どの回もオープンスペースで済ませていると、部下は周りに聞かれたくない話を切り出しにくくなります。また、改善してほしい点を伝える回は、必ず個室を選んでください。オープンスペースでは、同僚の前で注意するのと変わらなくなります。

場面ごとの選び方と、上司の最初の一言の例です。

周りに聞かれたくない話があるかどうかは、上司にはわかりません。前日までにチャットなどで部下に尋ねておくとよいでしょう。

改善してほしい点を伝える回は、会議室を予約したことだけでなく、用件も部下に知らせます。「明日は会議室で行います」とだけ送ると、部下は何の話かわからないまま翌日を待つことになるからです。

次回の場所を、1on1の終わりに二人で決めておくのも1つの方法です。

会議室が取れない日や会議室がない職場では、1on1をどこで行うか

会議室が取れない日も、1on1は延期せず、空いている場所で予定通りに行うことをおすすめします。延期すると、前回決めたことの進み具合を二人で確認する日も、部下が進めにくくなっている仕事を上司が知る日も、後ろにずれるからです。

オープンスペースや自席の近くで行うとき

オープンスペースや自席の近くで行う1on1では、周りに聞こえても差し支えのない話題に絞ります。前回決めたことのその後、進めにくくなっている仕事、次に取り組むことの3つです。

上司が通路の見える側に座ると、人が近づいてきたときに先に気づいて、話を止められます。

部下が声を落としたり、周りを気にして言いよどんだりしたときは、上司から場所を変えることを提案してください。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。「また今度」で終えると、続きは部下が自分から切り出すしかなくなります。続きを話す日時は、上司から提案して、その場で決めておきましょう。

部下から「会議室で話したいです」と言われたときは、理由を尋ねずに、その場で日時を決めます。

会議室がない店舗や工場、移動中の車で行うとき

予約できる会議室がない職場では、周りに人がいない時間と場所を選んで1on1を行います。開店前の売り場、昼休み明けの休憩室、事務所の奥の机などです。立ったままでもかまいませんが、次に取り組むことを書き留めるメモだけは用意しておきましょう。

ただし、1on1を部下の休憩時間に重ねることは避けてください。部下にとっては、休憩のはずの時間が上司との面談に変わるからです。

営業先へ向かう車の中は、周りに聞かれる心配がない一方で、部下が途中で席を外せない場所でもあります。そのため、評価や改善してほしい点の話は、切り出さないほうがよいでしょう。運転中はメモを取れないので、次に取り組むことは、到着する前に二人で声に出して確認しておきます。

会議室や個室に入るとき

上司と部下が二人で会議室に入るのは、注意や評価の面談のときだけ、という職場もあります。そうした職場で、上司が皆の前で「ちょっといいですか」と声をかけると、周りには部下が呼び出されたように見えてしまいます。1on1は予定表に入れておき、時間になったら二人で会議室へ向かうのがおすすめです。

1on1で座る位置は、二人で同じ資料を見られるかどうかで決める

1on1で座る位置（座席）は、二人で同じ資料や画面を見られるかどうかを基準に決めるとよいでしょう。1on1は仕事を前に進めるための時間で、資料や数字を一緒に見る場面があるからです。

「正面に座ると緊張するので、斜めに座るとよい」という助言があります。ただ、KAKEAIの1万人調査では座る位置を尋ねていないため、どの位置がよいかをデータでは示せません。位置ごとの特徴は、次の通りです。

• 机の角をはさんで斜めに座る。資料を二人の間に置けば、どちらからも読めます。相手の表情も見えるので、迷ったときはこの位置から始めてみてください。
• 横に並んで座る。1台の画面を二人で見る回に向いています。相手の表情が見えにくいので、反応を知りたい場面では体を相手のほうに向けます。
• 机をはさんで正面に座る。机に資料を置くと、どちらかが逆さまに読むことになります。資料を使わない回や、席を選べない狭い部屋では、正面でも差し支えありません。

座る位置を一度で決める必要はありません。その日の席で話してみて、終わりに部下に感想を尋ね、次回に生かせば十分です。

1on1の場所選びで、避けたほうがよいこと

1on1の場所選びで避けたいのは、個室にさえ入れば部下が本音を話せると考えることと、毎回、職場の外で行うことの2つです。

個室に入れば本音を話せる、と考える

個室で解決できるのは、周りに話を聞かれるという問題だけです。部下から見れば、目の前にいる上司は自分を評価する立場の人で、ドアを閉めてもその関係は変わりません。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「切り出せない」「評価が気になり本音が話せない」「信頼関係がなく安心して話せない」のいずれかを挙げた人が、21.8%いました。評価への気がかりも信頼関係も、部屋を替えるだけでは変わりません。個室に入ったら、部下が話し始めるのを待つのではなく、評価で何を重視しているのかを、上司から先に話してみてください。

毎回、カフェや昼食の席で1on1を行う

「1on1は職場の外で行うほうが話しやすい」という助言もありますが、毎回の場所としてはおすすめしません。周りに他の客がいる店では、顧客の名前も売上の数字も同僚の名前も口にできず、仕事の具体的な話ができないからです。

同じ調査では、「具体的な仕事」の話をしている人の33.8%が、面談が成果につながっていると感じていました。仕事の話をしていない人では25.4%でした。仕事の話をしている人のほうが、面談が成果につながっていると感じている傾向があります。部下から「外で話したい」と言われた回は、希望に応じたうえで、仕事の話をする時間を別に設けるとよいでしょう。

1on1の場所と座る位置が合っていたかどうかは、何で判断するか

1on1の場所と座る位置が合っていたかどうかは、部屋の良し悪しではなく、次の3点から振り返るとよいでしょう。

• 会議室が取れなかった週も、1on1を予定の日に行えたか。
• 部下から「この話は会議室で話したいです」という希望が出たことがあるか。
• どの場所で行った回も、終わりには、次に取り組むことが部下自身の言葉になっていたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回、そのあとの行動につながっていると答えた人の61.3%が、成果にもつながっていると感じていました。ほぼ、または全くつながっていないと答えた人では7.0%でした。面談がそのあとの行動につながっている人ほど、成果にもつながっていると感じています。1on1の場所は、二人が次に取り組むことを落ち着いて話せるところであれば十分です。