中間面談で何を話せばよいか

中間面談で話すのは、前半の報告よりも後半に何を変えるか

中間面談（期中面談、中間レビューとも呼びます）は、期の途中に、目標の進み具合と評価の見通しを上司と部下で確認する面談です。時間をかけたいのは、前半の報告よりも、残りの期間に何を変えるかの相談です。期初の面談の時点では進み具合がまだわからず、期末の面談では仕事の結果が既に出ています。進み具合を踏まえて、期末の結果を変えていけるのが中間面談です。

ところが、目標シートを上から順に確認していくと、部下の報告に上司が「引き続きお願いします」と応じるうちに、30分が終わりがちです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に一番期待することとして「報告したい」を選んだ人は9.4%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のいずれかを選んだ人は、合わせて45.6%です。報告を聞いてもらうことよりも、上司の考えや関わりを期待する人のほうが多いという結果です。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、部下が1on1の前に、話したいテーマと、上司に期待することを選びます。その利用データでは、選ばれたすべてのテーマのうち、43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。すべてのテーマのうち、「業務の進捗や進め方」で「報告したい」が選ばれたものは6.3%です。同じテーマで「一緒に考えてほしい」「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」が選ばれたものは、合わせて18.7%で、「報告したい」の約3倍でした。「業務の進捗や進め方」のテーマでも、報告より上司の考えや関わりのほうが多く期待されています。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、中間面談は、残りの期間に何をするかを上司と部下で決める時間だと考えています。

中間面談で話す3つのことと、そのまま使える言い方

中間面談で話したいのは、上司が今の時点で考えている評価の見通し、達成が難しくなった目標の扱い、残りの期間に上司と部下がそれぞれ取り組むことの3つです。30分の面談なら、評価の見通しに5分、達成が難しくなった目標の扱いに15分、残りの期間に取り組むことに10分が目安です。順番や配分は、相手や状況に合わせて変えてかまいません。

前日まで：進み具合は、文章で共有しておく

進み具合の報告を面談の中で聞くと、それだけで時間の多くを使ってしまいます。前日までに、目標ごとの進み具合を短い文で伝え合っておくことをおすすめします。

二人の認識が違っていた目標があれば、当日はその目標から話すとよいでしょう。

1. 今の時点での評価の見通しを、上司から伝える（5分）

「中間面談は評価の場ではないので、評価の見通しは口にしない」という助言があります。KAKEAIは、中間面談で評価の見通しを伏せておくことをおすすめしません。期末に初めて上司の考えを知っても、部下には改善する時間が残っていないからです。伝えるときは、目標シートを二人で見ながら、上司自身の考えとして、理由を添えて話してください。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が2〜3か月に1回の人のうち、人事評価の話をしている人の28.4%が、面談が成果につながっていると感じていました。同じ頻度で評価の話をしていない人では26.0%です。週1回以上の人では、評価の話をしている人で50.8%、していない人で39.7%でした。どちらの頻度でも、評価の話をしている人のほうが高くなっています。

2. 達成が難しくなった目標をどうするか、二人で決める（15分）

達成が難しくなった目標には、3つの選択肢があります。進め方を変えて目指し続けるか、内容を見直すか、取り下げて別の仕事に替えるかです。決める前に、部下が何に困っていて、どうしたいのかを把握するよう努めてください。

1万人調査では、面談がその後の行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、行動につながらない理由を尋ねています（5つまで選択）。「行動するために必要な情報が揃っていない」を選んだ人は15.9%、「時間やコストの制約で動けない」は15.4%、「裁量や権限がなくできない」は9.4%でした。

情報や時間、権限の不足は、部下一人では解決しにくく、上司が動けば変えられる場合があります。「後半は頑張ります」という言葉だけで面談を終えず、上司が引き受けられることを具体的に伝えましょう。

期の途中で目標を変更できるかどうかは、会社の制度によって決まっています。上司の判断だけで「変更してよい」とは約束せず、人事の担当者に確認してください。

3. 残りの期間に取り組むことを、お互いに1つずつ決める（10分）

最後の10分で、部下が取り組むことと上司が引き受けることを、1つずつ決めます。次に話す日も、その場で決めておくとよいでしょう。間が空くと、決めたことの進み具合を二人で確認しないまま、期末を迎えがちです。

中間面談で何を話すかは、目標の進み具合で変わる

中間面談で話す内容は、目標の進み具合によって変わります。4つの場合ごとに、話すことと最初の一言の例を示します。

目標が予定通り進んでいるとき

「順調です」「では引き続き」と5分で終えると、中間面談は後半に向けて何も決まらない時間になります。順調なときこそ、後半に新しく取り組むことや、その先の仕事について話してみてください。

目標が遅れているとき

遅れた理由を問い詰める時間にはせず、残りの期間で取り戻す方法を一緒に考えましょう。

進み具合の認識が、上司と部下で違っているとき

言いにくい場面ですが、根拠になった出来事を1つ挙げて、上司から先に自分の認識を伝えましょう。上司が把握できていないこともあるので、部下の受け止め方も尋ねてください。

上司が前半の仕事を把握できていないとき、時間が限られるとき

自分の担当業務も抱えている上司は、部下の前半の仕事を十分に把握できていないことがあります。そのときは、把握できているふりをせず、最初に率直に伝えましょう。

何人もの中間面談が続く日は、話す目標を1つに絞る方法もあります。

中間面談で避けたい4つのこと

中間面談で避けたいのは、次の4つです。

• 評価項目の言葉だけで話す。「主体性」「協調性」といった項目を順に確認しても、明日から何に取り組むかは決まりません。案件の名前や日付を挙げて話しましょう。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が半年〜1年に1回の人のうち、「具体的な仕事」の話をしている人の21.6%が、面談が成果につながっていると感じていました。同じ頻度で仕事の話をしていない人では15.8%で、仕事の話をしている人のほうが高くなっています。
• 聞き役に徹して、上司の考えを伝えない。部下の話を聞く時間は必要です。ただ、「上司は聞くことに徹する」とあらかじめ決めてしまうと、部下は上司の考えを知らないまま後半を迎えます。反対に、上司が一方的に話し、部下の考えを尋ねないまま終えるのも避けたいことです。
• 「このくらいなら評価には影響しない」「挽回すれば高い評価をつける」と約束する。最終的な評価は、上司だけで決められるものではありません。上司が伝えられるのは、今の時点での自分の考えまでです。
• ねぎらいと雑談に、時間の半分を使う。ねぎらいは、「前半の○○の件は助かりました」のように具体的な出来事を1つ挙げて伝え、本題に入りましょう。

中間面談で、部下から目標の遅れを切り出しにくい理由

目標の遅れは、部下からは切り出しにくい話題です。評価は給与にも関わるので、自分から「遅れています」と言うのをためらうのは自然なことでしょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談での困りごとを複数回答で尋ねています。「話したいこと、話すべきことを切り出せない」「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」「上司との信頼関係がなく安心して話せない」のいずれかを挙げた人は、21.8%でした。

部下が切り出すのを待つだけでは、目標の遅れが期末までわからないことがあります。上司から先に自分の考えを伝えれば、部下も遅れについて話しやすくなります。

中間面談がうまくいったかを振り返る3つの点

中間面談がうまくいったかどうかは、面談中の雰囲気よりも、面談のあとに二人が動けたかどうかでわかります。目安になるのは、次の3つです。

• 面談の終わりに、来月末までに取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。
• 上司が引き受けたことを、約束した日までに終えられたか。
• 期末の面談で、部下にとって初めて聞く話がなかったか。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が2か月に1回より少ない人でも、面談がその後の行動につながっている場合は、成果につながっていると感じている人が52.8%いました。一方、面談が週1回以上でも、行動につながっていない人では12.7%です。面談の回数よりも、行動につながっているかどうかで、成果を実感している割合に大きな差がありました。

中間面談の翌月に、上司と部下の双方が動けたかどうかを、二人で振り返ってみてください。