中間面談のコメントの書き方

中間面談のコメントが「進捗を確認しました」だけでは足りない理由

中間面談のコメントが進捗の記録だけで終わっていると、読んだ部下は、後半に何を変えればよいのかがわかりません。コメントには、期末の見通しについての上司の考えと、期末までに二人が取り組むことを書きましょう。

中間面談（期中面談、中間レビューとも呼ばれます）は、期の途中で、目標の進み具合を上司と部下が確認する面談です。面談のあとに評価シートなどへ書くコメントを、上司が締め切りの前に何人分もまとめて書くと、次のような文になりがちです。

• 「順調に進んでいます。引き続き頑張ってください。」
• 「進捗を確認しました。後半の巻き返しに期待します。」

どちらも、誰のコメント欄にもそのまま書ける文です。進捗が遅れている人は、目標までどのくらい足りないのかを読み取れません。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマの43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。このテーマで上司に期待することとして何が選ばれたかを、すべてのテーマに対する割合で見ると、「報告したい」は6.3%です。「一緒に考えてほしい」「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」の3つは、合わせて18.7%でした。上司の考えや関わりを求めるこの3つは、「報告したい」のおよそ3倍選ばれています。

「進捗を確認しました」は、報告を受けたことの記録で、上司の考えは書かれていません。

期末の評価コメントと違って、中間面談のコメントを書く時点では、期末の結果はまだ変えられます。そのため、評価の代わりに、「このまま進むと期末にどうなりそうか」という見通しを書きます。

中間面談のコメントは4つの文で組み立てる

中間面談のコメントは、次の4つの文で組み立てることをおすすめします。言い回しは、会社の様式や相手に合わせて調整してください。

1. 現状：目標に対する今の進み具合を、件数か、具体的な出来事1つで示します。
2. 期末の見通し：今のペースが続くと期末にどうなりそうかを、上司の考えとして「私は〜と考えています」の形で書きます。目標に届く、上回る、届かないのどれなのかを明記します。
3. 期末までに部下が取り組むこと：何を、いつまでに、どこまで進めるのかを1つ書きます。面談で二人で決めた内容です。
4. 上司がすること：部下が仕事を進めやすくなるように上司が引き受けることを、期日と一緒に1つ書きます。様式に専用の欄がなくても、書き添えてください。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談の困りごととして「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

面談で上司が口頭で約束したことは、後半の忙しさの中で忘れてしまいがちです。期日と一緒にコメントに書いておけば、部下も二次評価者も、期末の上司自身も読み返せます。

コメントの内容は、面談のあとに上司が一人で考えるのではなく、次の順で、面談の中で部下と一緒に決めましょう。

1. 面談の前に、上司が現状と期末の見通しを下書きします。
2. 面談では、現状の数字を二人で確認してから、上司が期末の見通しを伝えます。
3. 面談の最後の5分で、期末までに取り組むことを部下と話し合い、上司がすることも二人で決めます。
4. コメントに書く文をその場で読み上げ、当日のうちに入力します。

面談での言い方の例です。

中間面談のコメントの例文（状況別）

中間面談のコメントは、仕事の状況によって、期末の見通しの文と上司がすることが変わります。

例文は、4月に始まり3月に終わる期を想定しています。件数や月は、実際の状況に置き換えてください。

目標に届く見通しのとき

順調なときのコメントは、「引き続きお願いします」の一言で終わりがちです。後半に新しく取り組むことを書くとよいでしょう。

目標を上回る見通しのとき

目標を上回りそうなときは、達成したあとに何に取り組むのかも書きましょう。

件数は届くが、質や進め方に課題があるとき

件数と質は、分けて書いてください。

状況が変わり、目標が合わなくなったとき

中間面談は、目標を見直せる機会でもあります。ただし、目標の変更を上司だけでは決められない会社では、「目標を変更します」とは書かず、上司がすることを書いてください。

数字で表しにくい目標のとき

数字で表しにくい目標では、現状を「どこまで終わったか」で書くとよいでしょう。

上司が替わり、期の前半を見ていないとき

期の途中で着任した上司は、前半の仕事を見ていないことを、面談の最初に自分から伝えましょう。

コメントにも、何をもとに書いたのかを入れましょう。

本人コメントと上司の見通しが違うとき

見通しが違うことは、コメントに書く前に、面談で上司から伝えてください。

コメントの例です。

目標に届かない見通しを中間面談のコメントにどう書くか

目標に届かない見通しは、面談で伝えたうえで、コメントにも同じ言葉で書きます。「やや遅れ気味です」では、まだ間に合うのか、もう厳しいのかが伝わりません。

届かない見通しを、二次評価者も読むコメントに書くのは、上司にとっても気が重いものです。それでも、中間の時点で書くことをおすすめします。期末に初めてわかるのでは、部下にも組織にも、手を打つ時間が残りません。

KAKEAIの1万人調査から、普段の面談で人事評価の話をしている人と、していない人を比べます。上司との面談が半年〜1年に1回の人では、評価の話をしている人の20.9%、していない人の17.8%が、面談が成果につながっていると感じていました。2〜3か月に1回の人では、している人の28.4%、していない人の26.0%です。どちらの頻度でも、評価の話をしている人のほうが、成果を実感している割合がやや高くなっています。

面談では、次のように切り出します。

次に、進めにくくなっている理由を部下に尋ねます。理由によって、上司がすることが変わるからです。

• 何から手をつけるかが決まっていないとき：最初の1週間で取り組むことを二人で決め、結果を振り返る日も決めます。
• 時間が取れないとき：上司が、他の仕事の担当や優先順位を見直します。
• 他の人の判断や承認を待っているとき：上司が相手の部署に、いつ回答をもらえるかを確認します。
• やり方がわからないとき：上司が、回数を決めて同席するか、教えられる人を紹介します。

理由が違えば、コメントの後半の2つの文も変わります。1つ目から3つ目の理由の例を、順に示します。

後半をすべて使っても届かないときは、そう書いたうえで、期末までにどこまで進めるのかを書きます。

コメントを読み上げたあとは、次のように話します。

中間面談のコメントに書かないこと

中間面談のコメントには、次の4つを書かないことをおすすめします。

• ねぎらいと励ましだけの文：ねぎらいと励ましでまとめるとよい、という助言もありますが、このページではおすすめしません。「引き続き頑張ってください」だけでは、何を続け、何を変えるのかが伝わらないからです。反対に、足りない点だけを並べることも避け、できていることも事実として書き添えてください。
• 評価結果の見込み：「このままならA評価です」のような見込みは書きません。最終的な評価は、上司一人では決められないからです。書けるのは、目標に届くかどうかの見通しまでです。評価の見込みに触れてよいかどうかは、上司から人事の担当者に確認してください。
• 面談で話していないこと：部下がコメントを読んで初めて知るような指摘は書きません。伝えたいことが残っているなら、入力する前に、本人に直接話しましょう。
• 体調や家庭の事情：進捗が遅れている理由として、体調や家庭の事情を書くことは避けます。休暇や勤務上の事情をどう扱うかは、書く前に就業規則を確認し、人事の担当者に相談してください。

中間面談のコメントが役に立ったかを、何で振り返るか

中間面談のコメントが役に立ったかどうかは、文章の出来よりも、書いたあとに二人が実際に動けたかどうかでわかります。振り返る点は、次の3つです。

• 面談の終わりに、後半の最初の週に取り組むことが、部下自身の言葉になっていましたか。
• コメントに書いた「上司がすること」を、上司は期日までに実行できたでしょうか。
• 1か月後の面談は、コメントに書いた内容の進み具合から話し始められましたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談がそのあとの行動につながっているかを尋ねた質問に、9.4%の人が「毎回そうなっている」と答えました。この人たちの75.5%が、面談が成果につながっていると感じています。「全くそうなっていない」と答えた人では、6.0%でした。面談が行動につながっていると答えた人ほど、成果を実感している割合が高いのです。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1のあとに部下が選んだ感想（複数回答）のうち、最も多かったのは「自分のことや状況を知ってもらえました」でした。部下が感想を送った回の46.2%で選ばれています。「挑戦してみます」は8.4%です。話し合ったことを次の行動につなげるのは、それだけ難しいことだと言えます。

コメントの3つ目と4つ目の文は、面談で話したことを行動につなげるための記録です。期末の評価コメントに書く指摘が、どれも中間のコメントで伝えた内容になっていれば、中間面談のコメントは役割を果たしたと言えるでしょう。