目標面談のコメントの書き方

目標面談のコメントが「期待しています」で終わるのはなぜか

目標面談のコメントが励ましの言葉で終わりがちなのは、期の初めには、評価の根拠になる事実がまだないからです。この時点で書けるのは、部下が動き出すための条件と、次に目標を振り返る日です。

目標面談（目標設定面談、期初面談とも呼ばれます）は、期の初めに、上司と部下がその期の目標を決める面談です。面談のあとに書く目標管理シートの上司コメント（上司所見）は、書く材料が見つからないと、次のような文になりがちです。

• 「意欲的な目標です。達成に向けて、主体的な取り組みを期待しています。」
• 「チームの中心として、さらなる活躍を期待します。」

どちらも誰のシートにも書ける文で、部下が明日から何をすればよいのかは書かれていません。

KAKEAIの1万人調査では、面談が行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を5つまで選んでもらいました。最も多かったのは「その時々によって違う」の26.1%です。「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「時間やコストの制約で動けない」は15.4%でした。「今動く必要性を感じていない（緊急度が低い）」は13.4%、「裁量や権限がなくできない」は9.4%、「自己像・ありたい姿と衝突してやりたくない」は8.3%です。やりたくないという理由よりも、情報・時間・緊急度・権限に関わる理由のほうが多く選ばれています。

情報・時間・緊急度・権限の4つは、どれも目標面談の場で上司と部下が話し合える事柄です。コメント欄には、面談で決めた条件を書き残すことをおすすめします。

面談で「その報告は減らしましょう」と口頭で決めても、書き残さなければ二人の記憶にしか残りません。後任の上司や人事の担当者が読んでもわかるように、コメント欄に書いておきましょう。

目標面談のコメントには、4つの条件と次に振り返る日を書く

目標面談のコメントには、部下が書いた目標の欄にはないことを書きます。以下の4つの条件と、次に目標を振り返る日です。

1. 最初の2週間で取り組むこと
2. 目標に取り組む分、減らす仕事
3. 部下が自分の判断で進められる範囲
4. 上司が用意する情報や資料

「何を、いつまでに、どの水準まで」は既に目標の欄に書かれているので、コメント欄で繰り返す必要はありません。下の表は、調査で挙がった理由ごとの、面談での尋ね方とコメント欄に書く文の例です。問い合わせ対応の仕事で、翌日に持ち越す問い合わせを減らす目標を立て、10月14日に面談をした場合を想定しています。

5行すべてを、毎回書く必要はありません。面談では5つとも尋ね、二人で決めたことだけを書いてください。任せる範囲がこれまでと変わらなければ、3行目は不要です。

動けなくなる理由は、その時々で変わることもあります。期の初めのコメントだけでは備えきれないので、5行目に、次に目標を振り返る日を書いておきます。コメント欄が2〜3行しかない様式では、1行目と5行目を優先するとよいでしょう。

面談で話す言葉と、コメント欄に書く文は、役割が違います。

• 面談では、尋ねる形で話します。面談での言葉は、二人で決めるためのものです。上司に案があるときは、部下が意見を言いやすいように、提案として伝えます。
• コメント欄には、決まったことだけを書きます。日付と件数を入れ、「○○さんは」「私は」と主語を明記します。
• コメントに書く内容は、先に面談で話します。部下がコメントで初めて知ることがないようにするためです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が半年〜1年に1回の人のうち、面談が毎回またはほぼ毎回その後の行動につながっていると答えた人は29.3%でした。週1回以上の人では49.8%です。面談の間隔が長い人のほうが、この割合は低くなっています。

目標について話す場が期初・中間・期末の面談だけだと、目標面談で決めたことを次に確認できるのは、数か月先の中間面談になります。そのため、中間面談を待たずに振り返る日を決め、その日付をコメントに書いておきます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、直近3か月に3回以上1on1を行った上司と部下の組のうち、80.0%が月1回のペースでした。次に目標を振り返るのは、1か月後の1on1にするとよいでしょう。

同じ利用データでは、1on1の予定を作る時点でテーマが入力されていたのは、およそ4回に1回でした。その時点で話題まで決めておくのは、それだけ難しいことだといえます。コメントには日付に加えて、「最初の5分で10月の持ち越し件数を確認する」のように、その日にすることまで書いてみてください。

目標面談の最後の10分で、コメントの内容を二人で決める

目標面談のコメントは、面談のあとに上司が一人で考えるのではなく、面談の最後の10分で部下と一緒に決めましょう。次の例の順に尋ね、決まったことをその場で読み上げます。

期待や励ましの言葉は、コメント欄に書く代わりに、根拠になる事実を添えて、面談で直接伝えましょう。

最初に取り組むことが、すぐには出てこないとき

少し待っても考えがまとまらない様子なら、上司から案を出してみてください。

減らす仕事を、上司だけでは決められないとき

面談の場で「減らしていいですよ」と約束するのは避けます。上司が誰に、いつ確認するのかを、部下に伝えてください。

部下が目標の水準に納得しないまま、時間になったとき

合意できたことにして面談を終えるのは避け、合意できていない点を上司から言葉にして、二人で確認しましょう。

面談のあとで、書き足したくなったとき

コメントに書く前に、本人に声をかけましょう。

目標面談のコメント欄に書く例文（状況別）

以下は、期が10月から3月まで、面談が10月14日という想定の例文です。件数と日付は、実際の状況に置き換えてください。

目標と条件が、面談の中で決まったとき

目標を、部下の案より高い水準に設定したとき

目標を高くした理由と、そのために上司がすることを書きます。

部下が目標の水準に納得していないまま、目標を設定したとき

合意できていないことは、そのまま書きます。「合意しました」と書くと、半年後に読む人には、部下の意見がなかったように見えるからです。

数字にしにくい目標のとき

何をもって達成とするのかを、具体的な状態で書きます。

スキルを伸ばす目標のとき

前の期の目標に届かなかったとき

今期も残る原因と、今期から変えるやり方を書きます。

面談で決まらなかったことがあるとき

決まっていないことと、いつ決めるのかを書きます。減らす仕事が未定の例と、目標の件数が未定の例です。

目標面談のコメントに書かないこと

目標面談のコメントに書かないほうがよいことは、次の4つです。

• 評価と励ましだけの文：目標への評価と期待の言葉でまとめるとよい、という助言もありますが、このページではおすすめしません。期の初めには評価の根拠になる事実がなく、誰に対しても同じ文になりがちだからです。
• 評価結果の見込み：「達成すれば高い評価になります」「届かなくても評価は下がりません」とは書きません。評価は上司一人では決められないからです。書けるのは、「期末には、3月の持ち越し件数をもとに二人で振り返ります」というところまでです。
• 呼びかけや、あいまいな語尾の文：「〜を検討しましょう」「〜できればと思います」とは書きません。決まっていないことは「決まっていません」と書き、いつ決めるのかを添えます。
• 体調や家庭の事情：目標を低めに設定した理由として、体調や家庭の事情を書くことは避けます。勤務上の事情をどう扱うかは、書く前に就業規則を確認し、人事の担当者に相談してください。

上司がすることを日付と一緒に書くと、上司自身も期日に縛られますが、それでも書いておく価値があります。書かれていない約束は、忙しさの中で流れてしまいがちです。

目標面談のコメントが役に立ったかを、どう振り返るか

目標面談のコメントが役に立ったかどうかは、文章の出来よりも、書いた日付が来るたびに二人が実際に動けたかどうかでわかります。振り返る点は、次の3つです。

• コメントを読み上げたとき、最初に取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。
• コメントに書いた「私は〜します」を、上司が期日までに実行できたか。
• 次に振り返る日の1on1を、コメントに書いた話題から始められたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談がその後の行動につながっているかという質問に「ほぼ毎回そうなっている」と答えた人のうち、56.7%が、面談が成果につながっていると感じていました。「半分くらいの回でそうなっている」と答えた人では15.7%です。面談が行動につながっていると答えた人ほど、面談が成果につながっていると感じている傾向があります。

中間面談で初めて「実は時間が取れていません」という話が出てきたら、その場で減らす仕事を二人で話し合いましょう。次の期の目標面談では、減らす仕事も決めて、コメントに1行加えてみてください。