面談と打ち合わせの違いは何か

面談と打ち合わせの違いは、案件を中心に置くか、人を中心に置くか

面談と打ち合わせの違いは、仕事の話をするかどうかではなく、何を中心に置くかにあります。打ち合わせは案件を中心に置き、その案件に関わる人が集まって、案件の次の手が決まれば終わります。面談は人を中心に置き、上司と部下が1対1で、その人が抱えている仕事全体について話し、本人の次の行動と上司がすることが決まって終わります。

面談でも仕事の話はします。むしろ、面談で話されていることの中心は仕事です。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の時間のうち「具体的な仕事」の話が占める割合は、回答者の答えの平均で47.2%でした。「人事評価」は14.0%、「会社や部署の方針」は11.5%です。面談の時間の半分近くは、仕事の話に使われていることになります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談は仕事を前に進める時間として正面から使ってよいと考えています。「面談では仕事の話をしない」「進み具合の確認は別の打ち合わせで」という助言を、KAKEAIはおすすめしません。仕事は、成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、成長にとっての具体的な材料でもあるからです。

面談が打ち合わせと同じになっているときの見分け方

面談が打ち合わせと同じになっているかどうかを見分ける手がかりは、扱っている話題の幅と、終わり方です。1つの案件の進み具合の報告で始まり、その案件の次の手が決まって終わる回が続いているなら、面談が打ち合わせに近い使い方になっているかもしれません。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で話している話題の数が1つだけの人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は27.6%でした。話題が3つの人では32.4%、6つ以上の人では43.3%です。面談で話している話題の数が多い人ほど、面談が成果につながっていると感じている傾向があります。

もう1つの見分け方は、部下が何を期待して席に着いているかです。1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして「報告したい」を選んだ人は9.4%でした。「具体的なアドバイスがほしい」18.3%、「意見を聞きたい」14.1%、「一緒に考えてほしい」13.2%の、どれよりも少なくなっています。一番の期待としては、報告より、上司の考えや関わりを求める答えが多く選ばれています。

面談で報告を受けたら、そこで終えずに、上司としての考えも伝えてみてください。意見を求められたときは、先に部下自身の考えを尋ねると、話が進みやすくなります。

面談と打ち合わせの使い分け（上司の側）

以下では、店舗の改装のプロジェクトを部下が担当している場面を例にします。改装の工程や業者の選定のように、店長や業者と一緒でなければ決められないことは、打ち合わせで決めます。面談では、改装の進み具合をその部下の立場から話し、並行して抱えている仕事の量や改装で経験したいこと、評価の見通しにも触れます。

面談の途中で、店長や業者がいないと決められない工程の調整に話が入ったら、打ち合わせで誰に何を相談するかを二人で決めておくと、残りの時間を本人の話に使えます。

逆に、打ち合わせの場で一人の部下の仕事の量や評価の話を始めると、他の参加者の前で話すことになります。本人に関わる話は、面談に持ち越しましょう。

面談と打ち合わせの使い分け（部下の側）

部下の側は、案件の進み具合とあわせて、仕事の進め方で迷っていることや仕事の量、この先の仕事のことを面談に持ち込むと準備がしやすいでしょう。関係者がそろわないと決められないことは、打ち合わせで相談します。面談を、進み具合の報告だけで終える必要はありません。

面談が案件の報告だけで終わりそうなときは、部下の側から、話したいことを切り出してもかまいません。

会社によっては、上司との1対1の時間を「打ち合わせ」と呼んでいたり、複数人の会議を「面談」と呼んでいたりします。呼び名より、その場の終わりに何が決まっているかで見分けるとよいでしょう。

面談が打ち合わせの延長になっていないかの振り返り方

面談が打ち合わせの延長になっていないかどうかは、面談の終わりに何が決まっていたかで振り返ります。

• 面談の終わりに案件の次の手しか決まっていなかったら、次の面談では、本人が次にすることと上司がすることも決めて終えるようにします。
• 評価の見通しや仕事の量、この先やりたい仕事、体調の話に触れられなかったら、次の面談の最初にどれを話したいかを部下に尋ねてみてください。
• 関係者がそろわないと決められないことに時間を使っていたら、誰に何を相談するかまでを決め、残りを本人の話に使ってみてください。

部下の側からも、面談の最初に「今日は、改装の進め方で迷っている点と、私の仕事の量について相談したいです」と言うことができます。