面談のあとに送るお礼メールの書き方と例文

面談のお礼メールは、お礼の一言に、役に立ったことと決めたことを添える

面談のあとに送るお礼メールは、お礼の一言に、面談で役に立ったことを1つと、面談で決めたことを書き添えれば十分です。丁寧な定型の言葉を重ねるより、何がありがたかったのか、次に自分が何をするのかが書かれているほうが、受け取った人にとって役に立つメールになります。

社内の定期的な面談では、毎回お礼のメールを送らなくてもかまいません。送るとよいのは、相手が特別に時間を取ってくれたとき、決めたことを文字で残しておきたいとき、社外の方と会ったときです。場面ごとに、送る時期と書くことを表にまとめました。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、1on1を終えたあとに、部下がその回の感想を選んで上司に送れます。その利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）で、部下が感想を送った回のうち最も多く選ばれていたのは「自分のことや状況を知ってもらえました」で、46.2%でした。「助かりました」は13.0%、「挑戦してみます」は8.4%です（複数回答）。つまり、1on1の直後に部下が返す言葉は、次に挑戦することより、知ってもらえたことについての言葉が多いということです。

話した直後に、次の動きまで言葉にするのは、それだけ難しいことだと考えられます。1on1についての数字ですが、お礼のメールは、面談のあとに少し時間を置いて、自分が次にすることを落ち着いて書ける機会でもあります。1行でよいので、書き添えてみてください。

以下では、営業事務を担当している部下が、取引先に送る価格改定の案内文について上司に相談した面談を例にします。

部下から上司へ：面談のお礼メールの例文

部下から上司へのお礼メールは、件名で何のお礼かがわかるようにし、本文は3〜5行に収めます。役に立ったことは「ありがとうございました」で済ませず、どの点が助かったのかを1つ書きましょう。

上司が仕事を引き受けてくれたときは、そのことへのお礼と、自分が用意するものを書きます。

面談で伝えそびれたことがあるときは、お礼のあとに短く添えます。

評価の面談のように、うれしい話ばかりではなかった面談のあとでも、お礼の言葉は変わりません。納得しきれない点を、お礼のメールで言い返す必要はありません。感じたことと次にすることを、短く書けば十分です。

チャットで済ませる職場なら、2行ほどでかまいません。

お礼のメールに書く「次にすること」は、面談で二人が決めたことの範囲にとどめましょう。面談では決めていない依頼や、面談で言えなかった反論をお礼のメールに混ぜると、何のメールなのかが相手に伝わりにくくなります。そうした話は、別の連絡で相談するのがおすすめです。

上司から部下へ：面談のあとに送るお礼と確認のメール

上司から部下へのお礼のメールには、時間を取ってくれたことへのお礼、面談で決めたこと、上司がすることの3つを書きます。面談は、上司にとっても仕事を前に進める時間です。お礼を伝えるのは、上司の側からでも自然なことです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。つまり、前に話したことを上司が覚えていないと感じている人は、面談の成果も感じにくい傾向があるということです。メールについて尋ねた数字ではありませんが、決めたことを上司がお礼のメールに書いておけば、次の面談の前に二人が同じ内容を見返せると考えられます。

面談で答えられなかったことを調べたら、お礼のメールとは別に、早めに知らせます。

部下が急いで動かなくてよいことは、そう書いておくと、部下が予定を立てやすくなります。

体調や家庭の事情など、部下が話しにくいことを話した面談のあとは、その内容をメールに書かないほうがよいでしょう。メールは、ほかの人の目に触れることがあるからです。会社の決まりで記録が必要な場合は、人事の担当に相談したうえで扱います。

社外の方の来社や訪問のあとに送るお礼メールの例文

社外の方との面談のお礼メールは、当日中に送ります。件名に用件を入れ、本文は「お礼」「話の要点」「次の段取り」の順に書くと、相手が社内で共有しやすくなります。

こちらから訪問して面談したときも、組み立ては同じです。相手の話を聞いてわかったことを1つ書くと、形だけのお礼になりません。

上司と一緒に面談した場合は、相手とのやり取りを主に受け持った人の名前で送り、もう一人をCC（写し）に入れておくと、相手も誰に連絡すればよいかがわかります。

他部署の人や人事に面談の時間をもらったときのお礼

社内のほかの部署の人に、相談のための時間をもらったときも、お礼のメールを送るとよいでしょう。教わったことのうち何を取り入れるかと、結果をいつ伝えるかを書くと、相手にも、教えたことがどう使われるかがわかります。

人事との面談のお礼は、提出物や手続きがあるときだけでかまいません。その確認を兼ねて送ります。

面談のお礼メールで避けたいこと

面談のお礼メールで避けたいのは、丁寧さを重ねるうちに、何のお礼なのか、次に何をするのかが見えなくなることです。

• 定型のお礼の言葉だけで終える。「貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました」だけでは、何が役に立ったのかが相手に伝わりません。役に立ったことを1つ書き添えましょう。
• 逆に、面談の内容を全部書き起こす。長いメールは読み返されにくく、相手も返事に困ります。書くのは、決めたことと、自分がすることまでで十分です。
• 面談で決めていないことを、決めたように書く。相手の受け取り方と食い違うことがあります。迷った点は「〜という理解で進めます。違っていたら教えてください」と書くとよいでしょう。
• 上司が、部下の言ったことを並べて書く。「○○さんは△△すると言っていました」と並べると、部下には記録を取られているように受け取られかねません。上司が書くのは、二人で決めたことと、上司自身がすることです。
• お礼のメールに、返信を求める。「ご確認のうえ、ご返信ください」と書くと、相手に返事の手間をかけます。確認してほしいことがあるときだけ、何を確認してほしいのかを書きます。

面談のお礼メールがうまくいったかを、どこで振り返るか

面談のお礼メールがうまくいったかどうかは、文面の丁寧さより、メールを送ったあとに二人の仕事がどう進んだかを振り返るとわかります。振り返って気づいたことは、次のように生かせます。

• メールに書いた「次にすること」が期日までに終わらなかったら、その時点で相手に知らせ、新しい期日を伝えます。
• 次の面談で、メールに書いた決めたことに触れられなかったら、その次の面談は、そこから話を始めます。
• メールに書いた内容と相手の受け取り方に違いがあると分かったら、早いうちに確認の連絡をします。
• 社外の方に約束した資料が約束の日に間に合わないときは、前日までに相手に連絡します。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。お礼のメールが丁寧だったかどうかより、メールに書いた次の一歩が実際に進んだかどうかに目を向けてみてください。