1on1の振り返りはどうするか

1on1の振り返りを、部下の感想や満足度で行うと何が起きるか

1on1を「よい話ができたか」「部下が満足していたか」で振り返ると、次の回で何を変えればよいかが見えてきません。終えた直後に部下が付ける点数は、低くなることがほとんどないからです。

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）の振り返りとは、終えた回で何が決まったかを整理し、次の回で何を変えるかを決めることです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1のあとに部下が感想を送った回のうち、46.2%で「自分のことや状況を知ってもらえました」が選ばれていました。一方で、「やる気が出ました」は11.3%、「よく考えてみます」は9.5%、「挑戦してみます」は8.4%でした（複数回答）。知ってもらえたという実感を、次の行動に向かう気持ちにまでつなげるのは、それだけ難しいことだといえます。

同じ利用データで、1on1のあとに部下が送るすっきり度（0〜5の6段階）は、送られた回のうち4以上が60.8%、2以下は0.5%でした。低い点がほとんど付かないので、点の低い回を探しても、見直すべき回はなかなか見つかりません。部下がすっきりしたと感じた回でも、次に取り組むことが決まっているとは限りません。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が「毎回」そのあとの行動につながっていると答えた人は9.4%でした。この人たちのうち75.5%が、面談が成果につながっていると感じています。回答が最も多かった「半分くらいの回で」の人（全体の40.9%）では、そう感じている人は15.7%でした。面談が行動につながっている人ほど、成果を実感しています。

KAKEAIは、1on1の振り返りを、終えた直後の印象ではなく、そのあとの行動をもとに行うものだと考えています。

とはいえ、1on1のすぐあとに次の会議が入り、振り返りに時間をかけられない日もあります。そこで、事実だけを3行で書く方法をおすすめします。

1on1の振り返りは、終えた直後と次の回の前の2回に分ける

1on1の振り返りは、2回に分けて行うとよいでしょう。終えた直後にわかるのは何が決まったかまでで、決めたことが進んだかどうかは、次の回の前にならないとわかりません。以下の方法は一例なので、合わないところは相手に合わせて変えてください。

終えた直後の3分で、感想ではなく事実を3行書く

会議室を出る前か、次の予定に移る前に、以下の3つを1行ずつ書いておきます。1on1が続く日は、次の人と話すうちに、前の人の言葉の記憶が薄れてしまうからです。

1. 部下は、次に取り組むことをどう話していたか。部下が話した言葉のまま書きます。上司がまとめた言葉しか思い出せないなら、部下が自分の言葉で話す時間を取れなかったということです。
2. 部下はこの回、上司に何を期待していたか。自分の関わり方は、それに合っていたか。話を聞いてほしい、一緒に考えてほしい、意見がほしい、のどれだったかを書きます。書けないなら、初めに尋ねていなかったか、聞いた答えを関わり方に生かせていなかったと考えられます。
3. 自分は何を引き受けたか。いつまでに対応すると伝えたか。期限を伝えていなかったなら、ここで決めて書き、部下にも伝えます。

書けなかった行が、その回で見直すところです。その中から次の回で変えることを1つ選び、4行目に書き足します。「話が弾んだ」のような感想は、次の回に生かしにくいので、書かなくてかまいません。

記入の例です。

1行目が書けなくても、部下が話を聞いてほしいと望んでいた回ならかまいません。そうでない回は、その日のうちに上司から一言連絡するとよいでしょう。

オンラインの1on1では、通話を終える前に、次に取り組むことをチャットに書いてもらうのも1つの方法です。部下の言葉が、そのまま記録に残ります。

次の回の前に、決めたことのその後を確認する

上司は次の回の前にメモを読み返し、自分が引き受けたことと、部下が取り組むと話したことが、その後どうなっているかを確認します。

先に確認するのは、上司自身が引き受けたことです。自分の約束を果たさないまま、部下の進み具合だけを尋ねるのは、公平ではないからです。済んでいなければ、次の回の初めに、上司からそのことを伝えます。

部下が取り組むと話したことが進んでいないときは、意欲の問題と考える前に、前の回での決め方を見直してみてください。

KAKEAIの1万人調査では、面談がそのあとの行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、つながらない理由を5つまで選んでもらいました。必要な情報がそろっていない（15.9%）、時間やコストの制約で動けない（15.4%）、今動く必要性を感じていない（13.4%）、裁量や権限がない（9.4%）といった理由が選ばれています。本人の意欲とは別の理由が、いくつも挙がっています。

情報や時間、緊急度、権限はどれも、1on1の中で上司と部下が話し合って手を打てることです。前の回で決めたときに、このうちどれを話し合えていなかったかを振り返ってみてください。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、直近3か月に3回以上1on1を行った上司と部下の組のうち、80.0%が月1回のペースでした。こうした組の多くは、次の回まで1か月ほど空くことになります。その間に期限が来る仕事があれば、期限の日に上司から一度声をかけるとよいでしょう。

1on1の振り返りでわかったことを、次の回の最初の一言に生かす

振り返りは、次の回の最初の一言に生かせて、初めて役に立ちます。わかったこと、前の回で起きていたと考えられること、最初の一言の例を、表にまとめました。

決めたことが進んでいなかったときは、どこで進めにくくなったのかを尋ねてください。

進んでいたときは、それに気づいていたことを伝えてから、次の話に移ります。

部下と一緒に1on1を振り返るときの尋ね方

部下と一緒に振り返るときは、「今日はどうでしたか」と感想を聞くより、上司への要望を尋ねるほうがよいでしょう。感想を尋ねられると、部下は上司の目の前で面談に点を付けることになり、率直には答えにくいからです。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとも尋ねています。話したいことを切り出せない、評価が気になって本音が話せない、信頼関係がなく安心して話せない、のいずれかを選んだ人は21.8%でした。面談で本音を話しにくいと感じている人は、5人に1人を超えています。

部下が「よかったです」と答えても、本当にそう感じているとは限りません。次のように、答えやすい形で尋ねてみてください。

1on1の終わりに尋ねる

3か月に一度、1on1の進め方そのものを振り返る

期の変わり目などに、1on1の最初の10分を使うとよいでしょう。残りの時間は、いつも通り仕事の話に使います。

部下から「特にないです」「大丈夫です」と返ってきたとき

上司から先に自分の振り返りを伝えたうえで、2つの選択肢を示し、どちらに近いかを尋ねます。何もないところから考えるより、選ぶほうが答えやすいからです。

部下から、耳の痛い答えが返ってきたとき

その場で言い訳をせずに受け止め、次の回で変えることを1つ伝えます。

1on1の振り返りで、避けたほうがよいこと

1on1の振り返りで避けたいのは、次の3つです。どれも振り返ったつもりにはなれますが、次の回は変わりません。

• 部下の満足度や「話しやすかったか」の点数で、その回がうまくいったかを判断すること。点数は、いつもより下がった回に気づくために使うとよいでしょう。会社の1on1アンケートでも、点数の高さより、次の行動につながったという回答があるかに目を向けてください。
• 「話しすぎなかったか」を、振り返りの中心に置くこと。上司が話した量を振り返る、という助言がありますが、このページではおすすめしません。KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することに「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」は、合わせて45.6%です。上司の考えや関わりを求める人のほうが、ずっと多いのです。意見を求められた回に黙って聞いていたことも、話を聞いてほしいと言われた回に話し続けたことも、同じように見直すところです。話した量ではなく、部下の期待に合っていたかどうかに目を向けましょう。
• 次の回で変えることを、一度にいくつも決めること。いくつも変えると、どれが役に立ったのかがわからなくなります。どの相手にも合う進め方はないので、1つ変えて次の回で様子を見ることをおすすめします。合わなければ、元に戻してかまいません。

1on1の振り返りが役に立っているかどうかは、何でわかるか

振り返りが役に立っているかどうかは、まず次の回の始まり方に表れます。次の3つを手がかりに、二人の時間を振り返ってみてください。

• 次の回を、前の回の部下の言葉の続きから、二人で始められたか（「前回、見積もりを2案作ると話していましたね」）。
• 終えた直後のメモに、次に取り組むことを部下の言葉のまま書けた回が増えてきたか。
• 前の回で決めた「次の回で変えること」を、上司が実際に試せたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談が週1回以上でも行動につながっていない人のうち、成果につながっていると感じている人は12.7%でした。反対に、面談が2か月に1回より少なくても、行動につながっている人では52.8%です。面談の頻度よりも、行動につながっているかどうかのほうが、成果の実感と強く関係していることがうかがえます。

振り返りで大事にしたいのは、1on1を何回行ったかではなく、二人で決めたことが実際に進んだ回がどれだけあったかです。