1on1の議事録の書き方

1on1の議事録は、会議の議事録と何が違うのか

1on1（1on1ミーティング）の議事録は、読む人も目的も、会議の議事録とは異なります。会議の議事録は、欠席した人にも経過と決定事項が伝わるように書くものです。一方、1on1の議事録を読むのは、その場にいた上司と部下の二人です。次回までにそれぞれが取り組むことが残っていれば足り、誰が何を話したかを順に記録する必要はありません。

会議と同じ形式で1on1の議事録を書くと、次のようになります。

「特に問題なし」で終わる議事録からわかるのは、1on1を実施したことだけです。次回に読み返しても、二人が何をすればよいのかはわかりません。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談を実施している一番の理由として、「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人が20.5%いました。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%です。一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人では、そう感じている人は41.2%でした。面談を行う理由によって、成果の実感には大きな差があります。自分の仕事を進めるために面談をしている人のほうが、面談が成果につながっていると感じています。

1on1の議事録は、実施したことを会社に示すために書けば「話した内容の記録」になり、仕事を前に進めるために書けば「次に取り組むことの記録」になります。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1の議事録は、二人が次の行動に移るために書くものだと考えています。

1on1の記録には「議事録」「報告書」「面談記録」などの呼び方がありますが、読む人で分けると次の3種類です。書く内容が違うので、文書も分けましょう。

1on1の議事録に書く項目と、そのまま使える記入例

1on1の議事録に書くのは、日付と次の4項目です。まずはこの形で始め、足りないと感じた回に項目を足していくとよいでしょう。

1. 話したこと。短い見出しを1〜3個書き、経過や発言の内容までは書きません。
2. 部下が次回までに取り組むこと。部下自身の言葉で、「何を、いつまでに」がわかるように書きます。
3. 上司が次回までに取り組むこと。上司も自分の言葉で、期日を添えて書きます。
4. 次回の最初に話すこと。今回は結論が出なかったことや、途中で終わった話を残します。

「特に問題なし」で終わっていた回も、この4項目で書くと次のようになります。

1on1の議事録に「上司が取り組むこと」の欄を作る理由

上司が取り組むことも、部下が取り組むことと同じ議事録に、期日とともに書いてください。上司の欄がない議事録は、部下だけが課題を持ち帰る記録になってしまいます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「会話のメモ等の記録を残す負担」を挙げた人は5.0%でした。このうち41.6%が、面談が成果につながっていると感じていました。回答者全体の31.9%より高い割合です。一方、「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人では、そう感じている人は23.2%で、回答者全体を下回りました。上司が約束したことは、議事録に書いて残し、次回までに実行してください。

1on1の議事録を、いつ、誰が書くか（場面ごとの発言の例）

1on1の議事録は、その回の終わりの5分に、二人で同じ画面か紙を見ながら書くのがおすすめです。その場で書けば、内容が合っているかを二人で確かめられます。

終わりの5分に、議事録を書き始めるとき

部下が取り組むことが、すぐに言葉にならないとき

取り組むことがすぐに言葉にならないのは、次に何をするのかが、二人の間でまだはっきりしていないためでしょう。残りの時間で最初の一歩だけを一緒に考え、決まらなければ次回に持ち越してかまいません。

部下から「これは書かないでください」と言われたとき

次回の最初に、前回の議事録を開くとき

上司が、自分で書いたことを実行できなかったとき

共有できる画面がないときや、時間が足りなくなったとき

1on1の報告書を会社や人事に提出するとき、何を書くか

会社や人事に提出する1on1の報告書は、二人の議事録とは別の文書として、短くまとめてください。書く内容は実施日と時間、話したテーマ、決めたこと、会社への要望の4つです。部下が上司にだけ話したことは書きません。

二人の議事録をそのまま会社に提出することは、おすすめしません。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。話した内容が誰に届くのかを知らされていなければ、部下が、誰に読まれても困らない話だけを選びたくなるのは自然なことでしょう。報告書を誰が読み、何を書くのかは、1on1の最初に上司から部下へ説明してください。

体調や病気、家庭の事情が話題になったときは、報告書にどこまで書くかを、上司が一人で決めないでください。本人の意向を尋ねたうえで、情報の扱いを就業規則で調べ、人事の担当者にも確認します。体調が心配な場合は、産業医や医療の専門家への相談につなげてください。

会社の書式に「所感」や「部下の課題」の欄がある場合は、「受け身」「意欲が低い」といった人柄を評価する言葉は書かず、起きたことと決めたことを書きます。報告書には、部下本人に見せられる内容だけを書いてください。

1on1の議事録で、やらないほうがよいこと

1on1の議事録でやらないほうがよいことは、次の4つです。

• 発言を順に、すべて書き取る。「話した内容は漏れなく記録する」という助言もありますが、おすすめしません。書いている間は相手の顔を見て話せず、長い議事録は次回の冒頭では読み切れないからです。反対に、「特に問題なし」の一言だけでは、次に取り組むことが残りません。
• 1on1のあとで、どちらか一人が清書する。清書するうちに、相手の言葉が自分の言葉に置き換わりがちで、もう一人は、内容が合っているかをその場で確かめられません。
• 議事録の項目を、最初から増やす。項目が多いと、欄を埋めるための質問が増え、部下が話したいことに使える時間が減ってしまいます。会社の書式で項目が決まっている場合は、話さなかった欄に「今回は話していない」と書けば十分です。
• 書いたまま、次回に読み返さない。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%でした。回答者全体の31.9%を下回っています。読み返されない議事録は、部下から見れば、前回の話を覚えてもらえていないのと変わらないでしょう。

1on1の議事録がうまく書けたかどうかは、何で判断するか

1on1の議事録がうまく書けたかどうかは、書いた当日にはわかりません。次回の1on1の冒頭が次のようであれば、議事録は役に立っています。

• 1on1が、前回の議事録を二人で開くところから始まっている。
• 上司が、自分が取り組むと書いたことの結果を、先に伝えている。
• 部下が取り組むことについて、進んだところも進めにくかったところも、二人で話せている。

KAKEAIの1万人調査では、面談が「毎回」その後の行動につながっていると答えた人は9.4%で、このうち75.5%が、面談が成果につながっていると感じていました。最も多かった「半分くらいの回で」と答えた人（回答者の40.9%）では、そう感じている人は15.7%です。面談が行動につながる回の多い人ほど、成果を感じています。1on1の議事録のよしあしは、文章の出来ではなく、二人が書いたことを次回までに実行できたかどうかで判断するとよいでしょう。