面談をお願いするメールの書き方と例文

面談をお願いするメールには、用件と、相手にお願いしたいことを書く

面談をお願いするメールには、「何について話したいか」「相手にお願いしたいこと」「急ぎかどうか」「所要時間と候補の日時」の4つを書きます。この4つがそろっていれば、受け取った人は受けるかどうかや日時、準備することを、メールだけで決められます。

4つのうち、用件と一緒に書いておきたいのが「相手にお願いしたいこと」です。同じ用件でも、相手に意見を言ってほしいのか、一緒に考えてほしいのか、判断してほしいのかで相手の準備は変わります。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、部下が1on1の前に、話したいテーマごとに上司に期待することを選べます。その利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、選ばれた期待のうち最も多いのが「一緒に考えてほしい」の19.4%で、「意見を聞きたい」18.9%と「報告したい」17.1%が続きます。「具体的なアドバイスがほしい」は15.1%、「話を聞いてほしい」は11.7%でした。つまり、部下が上司に期待することは、1つに偏っていないということです。

KAKEAIの1万人調査でも、面談で上司に一番期待することは分かれていました。最も多い「その時々によって違う」が20.9%で、「具体的なアドバイスがほしい」18.3%、「意見を聞きたい」14.1%、「一緒に考えてほしい」13.2%と続きます。つまり、上司に期待することは人によって違い、同じ人でも回によって変わることがあるということです。上司との面談についての数字ですが、他部署の人や社外の方にお願いするときも、相手にお願いしたいことを用件と一緒に書いておくと、相手が準備しやすくなると考えられます。

以下では、物流センターで出荷を担当している部下が、出荷の誤りを減らすために検品の手順を見直そうとしている職場を例にします。

部下から上司へ：面談をお願いするメールの例文

部下から上司に、面談をお願いしてかまいません。定例の面談を待たずに相談したいことがあるときは、遠慮せずに申し込みましょう。KAKEAIは、上司も部下も、両方が面談の当事者だと考えています。面談を開くかどうかや何を話すかを、上司だけが決める必要はありません。

判断をお願いしたいときは、何を判断してほしいのかと、自分だけでは決められない理由を書きます。

まだ考えがまとまっていないときは、そのことを書いたうえで、一緒に考えてほしいと伝えてかまいません。

人に知られたくない相談のときは、件名に中身を書かなくてかまいません。本文で、仕事の進め方の話ではないことと、急ぎかどうかを添えておくと、上司も場所や時間を選びやすくなります。

チャットで声をかけるときも、用件と所要時間は入れましょう。

部長や他部署の人へ：面談をお願いするメールの例文

上司も、自分の上司や他部署の人に面談をお願いする立場です。予算や人員のように自分の判断だけでは決められないことを相談するときは、何を決めてほしいのかと、判断に必要な材料を先に書いておくと、面談の時間を短くできます。

他部署の人に初めて連絡するときは、自分が誰で、なぜその人に聞きたいのかを書きます。相手の予定が見えないときは、こちらの空いている時間を示したうえで、相手に選んでもらう形にするとよいでしょう。

上司から部下に面談をお願いするときも、書くことは同じです。部下が何の話かを気にしなくて済むように、用件と、まだ決まっていない話かどうかを添えるとよいでしょう。

社外の方に面談（アポイント）をお願いするメールの例文

社外の方に面談をお願いするメールは、「名乗り」「面談をお願いする理由」「話したいこと」「所要時間と候補の日時」「場所かオンラインか」の順に書きます。初めての相手には、なぜその会社に相談したいのかを1文添えると、相手が社内で検討しやすくなります。

返事がないときは、1週間ほど待ってから、相手を急かさない形でもう一度送ります。

面談をお願いするメールで避けたいこと

面談をお願いするメールで避けたいのは、相手が受けるかどうかや、いつにするかを決めるための材料が、メールから抜けていることです。

• 用件を伏せて「ご相談があります」とだけ書く。何の話かわからないと、相手は準備ができず、返事にも迷います。人に知られたくない相談なら、件名は伏せても、本文で仕事の進め方の話かどうかと、急ぎかどうかは伝えましょう。
• 逆に、相談の中身をメールで全部書く。長いメールを送ると、相手がメールで返事を書こうとして、面談の時間を取る意味がわかりにくくなります。メールに書くのは用件の要点までにして、詳しい話は面談でしましょう。
• 「お手すきの際に」「いつでも結構です」と、日時を相手に任せきりにする。相手が候補を考える手間が増え、やり取りが何往復も続きます。お願いする側から、候補を2つほど出しましょう。
• すべてを「至急」にする。急ぎでない相談まで急ぎとして書くと、本当に急ぐときに伝わりにくくなります。いつまでに話したいのかを、理由と一緒に書きます。
• 上司が「話したいことがあれば、いつでも面談をお願いしてください」と言うだけにする。部下からお願いしてよいと伝えることは大事ですが、それだけでは、日程も話すことも部下に任せきりになります。KAKEAIは、部下のための時間だからと、日程や話すことを部下まかせにすることをおすすめしません。上司の側からも、話したいことがあるときは面談をお願いしましょう。

面談をお願いするメールがうまくいったかを、どこで振り返るか

面談をお願いするメールがうまくいったかどうかは、文面の丁寧さより、メールのあとのやり取りと、面談の中身を振り返るとわかります。振り返った結果に合わせて、次のように進めてみてください。

• 日時の返事が何往復も続いたときは、次のメールで、候補の日時を1つ増やしてみてください。
• 面談の当日にメールに書いた用件から話を始められたら、次も、用件を件名と本文の最初に書いておきましょう。
• メールでお願いした「ご意見を伺いたい」「ご判断をお願いしたい」が面談の中で済まなかったときは、残った点を相談する日を決めておくと安心です。
• 面談の終わりに、お願いした側が次にすることを決めておくと、お礼のメールで相手にも伝えられます。

面談の当日に相手の準備が用件と合っていなかったときは、次のメールで「相手にお願いしたいこと」の1行を書き足すところから始めるとよいでしょう。