1on1のアジェンダ（議題）の決め方

1on1のアジェンダ（議題）には、何を書けばよいのか

1on1のアジェンダ（議題）に書くのは、その回に話したいことと、その話で上司に期待することの2つです。アジェンダとは、1on1で話す議題を、事前に書き出したものです。

「業務」「キャリア」「体調」と項目名だけが並んだアジェンダでは、部下が話を聞いてほしいのか、意見を聞きたいのか、判断を求めているのかがわかりません。そのまま始めると、上司は関わり方を推測で決めることになります。求められていない助言を続けることも、意見を求められているのに聞くだけで終えることも、そこから起こります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に一番期待することを1つ選んでもらいました。最も多かった回答は「その時々によって違う」で、20.9%です。この回答を選んだ人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%でした。「一緒に考えてほしい」を選んだ人の46.2%に比べて、低い割合です。

回によって変わる期待は、その回に尋ねなければ上司にはわかりません。議題の一つひとつに、上司に期待することを部下が添えておきます。

同じ調査で、面談の困りごとに「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げた人のうち、面談の成果を実感している人は30.7%でした。回答者全体の31.9%とほぼ同じです。一方、「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人では23.4%と、低い割合でした。アジェンダを見直すなら、話題探しよりも先に、議題ごとに上司に期待することを添えるところから始めるとよいでしょう。

1on1のアジェンダを二人で決める、5つの手順

1on1のアジェンダは、前日までに部下から1〜2つ、上司から1つの議題を出し合い、当日の冒頭で順番を決めるとよいでしょう。議題の数や出し方は、相手に合わせて変えてかまいません。

前日までに出し合えば、二人とも、相手の議題について考えてから1on1に臨めます。始めるときは、上司から次のように相談してみてください。

1. 部下が話したいことを、1〜2つ尋ねる

議題は、「業務について」のような項目名ではなく、「○○社の見積もりの出し直し」のような具体的な用件で書くのがおすすめです。用件がわかれば、上司は当日までに経緯や資料に目を通しておけます。

2. 議題ごとに、上司に期待することを添える

話したいことには、その話で上司に期待することを、部下が一言添えます。上司がチャットで選択肢を送っておくと、部下も言葉にしやすくなります。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」の3つは、合わせて45.6%です。この3つのいずれかを選んだ人は、「話を聞いてほしい」を選んだ人を上回っています。同じ回の中でも、報告だけの話と、意見を聞きたい話が並ぶことがあります。上司に期待することは、議題ごとに添えておくのが確実です。

上司に期待することが書かれていない議題は、当日、その話に入る前に上司から尋ねます。

3. 上司からも、議題を1つ出す

上司からのフィードバック、新しくお願いしたい仕事、部署で決まったことなどは、上司が出さなければ議題になりません。上司の議題も、前日までに部下へ知らせておきましょう。当日に突然切り出すと、部下には考えを整理する時間がないからです。

4. 最初の議題は前回決めたこと、最後は次回までに取り組むことにする

議題は前回決めたことの確認、部下の議題、上司の議題、次回までに取り組むことの順に並べます。期限が近い議題と上司の判断が必要な議題は、前のほうに置きます。時間切れになると、その仕事が次の1on1まで進まなくなるからです。30分の1on1なら、次のようになります。

5. 当日の冒頭で、アジェンダを二人で見て順番を決める

1on1の議題が決まらないとき、場面ごとの最初の一言

1on1の議題が決まらないときは、場面に合わせて、上司の最初の一言を変えてみてください。

部下から議題が届かないとき

議題が届かないのは、忙しかったからかもしれませんし、書きにくい話があるからかもしれません。理由は尋ねずに、前回決めたことの確認と上司の議題の2つで始めましょう。

議題が3回続けて届かないときは、前日に送るのをやめ、当日の最初の3分に、二人で書き出すのも1つの方法です。

議題が多すぎて、30分に収まらないとき

次回まで待てない議題は、1on1とは別に、その日のうちに短い時間を取って話します。

毎回、進捗の報告だけが議題になるとき

進捗の報告が議題に入ること自体は、問題ではありません。報告のあとで、進めにくくなっている点や、上司に期待することまで話を広げるとよいでしょう。

上司の側に、言いにくい議題があるとき

言いにくい話ほど、議題に書いて前日までに知らせることをおすすめします。事前に知っていれば、部下も経緯を振り返ってから話せるからです。議題は、「仕事の姿勢について」のような評価の言葉ではなく、「先月の納期の遅れについて」のように、起きた事実で書きます。

当日、アジェンダにない話が出てきたとき

アジェンダは、必ず守るべき決まりではありません。体調や退職に関わる話、職場の人間関係の話が出てきたら、予定していた議題をいったん止めて、その話を先に聞きましょう。

一方、雑談が広がって議題に入れないときは、時間を区切ります。

会社でアジェンダの項目や書式が決められているとき

会社が決めた項目を、毎回すべて話す必要はありません。その回に必要な項目を二人で1つか2つ選び、話したいことと上司に期待することを書きます。全項目の記入が社内の決まりであれば、記入は短く済ませ、話す時間は選んだ議題に充てるとよいでしょう。

1on1のアジェンダで避けたい4つのこと

1on1のアジェンダで避けたいことは、次の4つです。

• 決まった項目を、毎回同じ順番で話す。「体調・業務・キャリア・その他」のようなテンプレートを上から順に話す、という助言があります。テンプレートは、話したいことを思い出す手がかりにはなります。ただしKAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1の議題は回ごとに決め直すものだと考えています。
• 議題を、上司と部下のどちらか一方だけで決める。「1on1は部下のための時間なので、アジェンダは部下が用意する」という助言がありますが、KAKEAIは、議題を部下だけに任せることをおすすめしません。上司が議題を1つも出さないと、フィードバックや新しくお願いしたい仕事を話す機会がなくなります。反対に、上司がすべて決めてしまえば、部下が話したいことを出す余地がなくなります。上司も部下も、この時間の当事者です。
• 仕事の進捗を、議題から外す。「進捗の確認は1on1の議題にしない」という助言もあります。しかし、KAKEAIの1万人調査では、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の33.8%が、面談が成果につながっていると感じていました。していない人では25.4%です。仕事の話をしている人のほうが、面談が成果につながっていると感じている傾向があります。面談の時間のうち具体的な仕事の話が占める割合は、回答者の答えの平均で47.2%と、話題の中で最も大きくなっています。進捗も仕事の話の1つです。遠慮なく議題に入れましょう。
• すべての議題を話しきることを、目標にする。3つの議題を10分ずつ話してどれも結論が出ないよりも、1つの議題に20分かけて、次に取り組むことを決めるほうをおすすめします。

部下の立場からは、1on1のアジェンダがどう見えているか

部下にとって、アジェンダは書く手間のかかるものです。書きにくい話は、書かないままになることもあります。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「決められた書式やフォーマットへの事前入力など準備の負担」を挙げた人が12.6%いました。議題は前日に1行ずつ出す程度にとどめ、部下の書く手間を増やさないようにするとよいでしょう。

同じ調査で、面談の困りごとに「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人は9.7%でした。「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人は9.3%です。アジェンダに書かれた議題が、部下の話したいことのすべてとは限りません。アジェンダを二人で見たあとに、書かれなかった話を出せるきっかけを上司が作ります。

評価への影響が気になって書けない話について、「評価には影響しないから」とは言わないでください。上司の一存では約束できないことだからです。代わりに、話を聞いたあとで上司自身が何をするのかを、部下に伝えます。

1on1のアジェンダがうまく機能したかは、何で判断するか

1on1のアジェンダがうまく機能したかどうかは、議題の欄が埋まったかではなく、1on1のあとに何が残ったかで判断します。次の3つを振り返ってみてください。

• 議題に、話したいことと上司に期待することの両方が書かれていたか。
• 1on1の終わりに、次回までに取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。
• 次の1on1を、前回決めたことの確認から二人で始められたか。

1on1の終わりには、次のように尋ねる時間を取ります。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回、その後の行動につながっていると答えた人の61.3%が、面談が成果につながっていると感じていました。ほぼ、または全くつながっていないと答えた人では7.0%で、面談が行動につながっている人ほど成果を感じています。話せた議題の数よりも、決めたことが次の1on1までに進んだかに目を向けましょう。