面談の報告書の書き方

面談の報告書の書き方：要点を先に、1文に1つのことを書く

面談の報告書は、読む人にお願いしたいことと面談の要点を最初の2〜3行に書き、詳しいことはそのあとに書きます。読む人は、その面談に同席していません。最初の数行で、承知しておけばよいのか、判断や手配が要るのかがわかれば、読む人は続きをどこまで読むかを決められます。

報告書の欄は、会社で決められた書式があれば、それに従ってかまいません。ここで扱うのは、欄に入れる一文一文の書き方です。次の3つを守ると、読む人が誤解しにくくなります。

1. 要点を先に書きます。話した順ではなく、読む人に関係する順に並べます。
2. 事実、本人の話、書き手の考えを、文を分けて書きます。誰の話なのかがわかるように、主語を入れます。
3. あいまいな言葉を、行動と日付に直します。「前向き」「問題なし」「様子を見る」だけでは、読む人に中身が伝わりません。

ここでは、お客様からの問い合わせに電話で答える部署の上司が、部下の○○さんとの面談のあとに、部長に出す報告書を例にします。テーマは、折り返しの電話が翌日にずれ込んでいることです。

最初の2行で、部長は何の報告で、何を頼まれているのかがわかります。経緯や本人の話は、そのあとに書けば十分です。

面談の報告書で、事実と本人の話と書き手の考えを書き分ける

面談の報告書では、確認した事実、本人が話したこと、書き手の考えを別々の文にします。1つの文に混ぜると、どこまでが確かなことで、どこからが書き手の考えなのかが、読む人にはわかりません。

「〜とのこと」「〜と思われる」を続けて書くと、誰が話したことで、誰が考えたことなのかがわからなくなります。本人の話は「○○さんは〜と話していました」、自分の考えは「私は〜と考えています」と、主語を入れて書き分けましょう。

本人の言葉を「」でそのまま引くのは、本人が報告書に入れてよいと言ったものだけにします。短い一言でも、前後の話を知らない人が読むと、強い言い方に聞こえることがあるからです。

面談で決めたことは、上司が引き受けたことも同じ形で書きます。

面談の報告書の書き直しの例：あいまいな言葉を具体にする

面談の報告書でよく使われる言葉の中には、書き手にはわかっていても、読む人には中身がわからないものがあります。次の表は、よくある書き方と、直した例です。

「やる気」「性格」のような人柄についての言葉は、報告書に書かないほうがよいでしょう。読む人は面談に同席しておらず、その言葉が何にもとづくのかを確認できないからです。書くのは、仕事の事実と、本人が話したことと、書き手の考えです。

報告書に書くことを、面談の中で本人と確かめる

面談のあとに報告書を書くときは、面談の最初に、報告書を書くことと、誰が読むのかを本人に伝えておきます。終わりには、報告書に書く内容を読み上げ、本人と一緒に確かめましょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として、「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。話したことがどう受け取られるかを気にしている人がいるということです。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は32.7%で、回答者全体の31.9%と並んでいます。気にしながらも、面談を役立てている人がいます。

KAKEAIの1万人調査で、「上司との信頼関係がなく安心して話せない」を挙げた人は8.0%でした。この人たちの成果の実感は25.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。安心して話せないと感じている人は、面談の成果も感じにくい傾向があります。

面談についての数字ですが、報告書に何が書かれ、誰が読むのかを本人が知っていれば、話す範囲を自分で決めやすくなると考えられます。面談の最初には、次のように伝えます。

面談の終わりには、書く内容を読み上げて、本人と一緒に見直します。

部下の側も、入れてほしいことと、入れてほしくないことを、その場で伝えてかまいません。

上司は、本人が入れてほしくないと言った話に代えて何を書くかを、その場で伝えます。

本人が入れてほしくないと言った話でも、会社の決まりで報告することになっている場合があります。その場合は、どの決まりで、誰に何を伝えるのかを、上司から本人に説明してください。

体調や家庭の事情、ハラスメントに近い話が出たときの扱いは、上司が一人で決めず、人事の担当者や会社の相談窓口に確認してください。普段の1on1について人事に出す決まりがある会社では、出すのは日付、テーマ、決めたことまでにとどめるとよいでしょう。KAKEAIは、普段の1on1の記録の中身を人事が読むことをおすすめしません。

部下が面談の報告書を書くときの書き方

部下が面談の報告書を書くときは、上司の意見と自分の考えを書き分けると、上司は、自分の意見がどう伝わったのかを確認しやすくなります。上司の言葉をそのまま引くより、「〜というご意見をいただきました」と、自分がどう受け取ったかを書くほうが、違っていたときに直してもらいやすくなります。

「ご指導いただき、ありがとうございました。今後とも精進いたします」のような決まり文句だけで終えると、上司には、何が伝わったのかがわかりません。お礼のあとに、受け取った意見と、自分が次にすることを書きましょう。

面談の報告書がうまく書けたかを、どこで振り返るか

面談の報告書がうまく書けたかどうかは、読んだ人から返ってきた反応と、本人の受け止めで振り返ることができます。次の面談の前に、次の点を見直してみてください。

• 報告書を読んだ人から、お願いしたことへの返事が届き、内容を問い合わせる連絡がなかったら、要点を先に書く書き方が伝わっています。問い合わせが続いたときは、最初の2〜3行を見直してみましょう。
• 本人が、自分の話が伝えたい通りに書かれていると話していたら、次も終わりに読み上げる進め方を続けましょう。
• 報告書に書く範囲について、本人から気になる点を聞いたときは、次の報告書から書き方を変え、そのことを本人に伝えます。
• 部下が書いた報告書に、上司から直してほしい点が返ってきていたら、その点を次の報告書の書き方に生かしてください。