面談のやりとりの例・例文を見たい

面談のやりとりの例文は、冒頭・本題・終わりに分けて使う

面談のやりとりの例文は、1本の台本として覚えるより、冒頭・本題・終わりの3つに分けて、場面に合うものを選んで使うのが実用的です。冒頭と終わりの言い方は、どの面談でも大きくは変わりません。変わるのは本題で、部下が上司に何を期待しているかによって、ふさわしい返し方が違います。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に一番期待することとして最も多かった答えは「その時々によって違う」で、20.9%でした。ほかの答えも、下の表の通り分かれています。部下が上司に期待することは、人によっても回によっても異なるということです。決まった1本のやりとりを用意しても、そのまま合う回と合わない回が出てくると考えられます。

以下では、経理の担当者と上司が、毎月の決算の締めが遅れがちなことについて面談する場面を例にします。上司と部下のどちらの立場でも使えるよう、両方の言い方を載せました。発言の例は、そのまま読み上げるためではなく、自分の言葉に直して使うための下書きとして読んでください。

面談の冒頭のやりとりの例：話したいことと上司に期待することを伝え合う

冒頭では、その日に話したいことと、上司に期待することを、二人で言葉にしておくと本題に入りやすくなります。上司から尋ねる形でも、部下から先に伝える形でもかまいません。

上司から始めるときは、次のように尋ねる方法があります。

部下から始めるときは、話したいことと、上司に期待することを続けて伝えます。

冒頭で期待を尋ねても、「特にありません」と返ってくることもあります。そのときのやりとりは、次の章の最後に載せています。

部下が上司に期待すること別の、本題のやりとりの例

本題のやりとりは、部下が上司に期待することによって変わります。次の表は、1万人調査で、面談で上司に一番期待することとして選ばれた割合と、上司の最初の一言の例です。

表の通り、一番の期待は1つの答えに集まらず、分かれています。

話のテーマによっても、部下が上司に期待することは変わります。Kakeai AI 1on1では、1on1の前に、部下が話のテーマと上司に期待することを選べます。「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、「業務の進捗や進め方」のテーマのうち、部下が「一緒に考えてほしい」を選んでいた割合は17.0%でした。「その他」を除くと、このテーマで最も多い期待です。一方、「プライベート」のテーマでは「話を聞いてほしい」が21.8%で最も多くなっています。仕事の話と私生活の話とでは、上司に求められる返し方が違うと考えられます。

具体的なアドバイスがほしいとき

アドバイスを求められたときは、何を、どこから始めるかまで具体的に答えます。部下の側も、困っていることをはっきり伝えると、答えも具体的になります。

意見を聞きたいとき

意見を求められたときは、相手にも考えがあることが多いので、まずそれを尋ねます。そのうえで、上司の意見を理由とともに伝えます。

一緒に考えてほしいとき

一緒に考えてほしいと言われたときは、まず部下が何に困っていて、どうしたいのかを把握し、そのうえで真剣に一緒に考えます。

報告したいとき

報告を受けたら、お礼を伝えたうえで、上司が動いたほうがよいことがないかを尋ねます。

話を聞いてほしいとき

話を聞いてほしいと言われた回は、最後まで聞き、上司の考えは求められたときに伝えます。

期待することが特にないとき

部下から「特にありません」と返ってきたときは、話したいことがないと決めつけず、上司から話題を1つ出す方法もあります。

面談の終わりのやりとりの例：次に取り組むことを二人で決める

終わりの数分は、次の面談までに取り組むことを二人で決める時間に充てると、面談で話したことがその後の仕事につながりやすくなります。

上司も、自分が引き受けたことを言葉にします。

最後に、面談そのものについて一言尋ねるのもよいでしょう。

面談の例文をそのまま読み上げないための注意

例文は、使い方を誤ると、かえって話がかみ合わなくなります。避けたいのは次の4つです。

• 1本の台本を、どの面談にも当てはめる。KAKEAIは、1つの型や手順を、どの場面にも当てはめることをおすすめしません。部下が上司に期待することは回によって変わり、台本の順番に合わせると、その回に求められていることに答えそびれるからです。
• 「上司は聞き役に徹する」と決めておく。KAKEAIは、上司の関わり方をあらかじめそう決めておくこともおすすめしません。意見やアドバイスを求められた回に、うなずくだけで終わってしまうからです。反対に、聞いてほしいと言われた回に、上司が考えを話し続けることも避けたいところです。
• 一言一句を原稿にして、読み上げる。原稿を目で追うと、相手の顔や反応を見る余裕がなくなります。手元に置くなら、冒頭の一言、話したいこと、終わりに決めたいことの3行のメモで十分です。
• 評価や注意の面談に、普段の面談の例文をそのまま使う。評価を伝える面談では、評価シートを二人で見ながら上司の考えとして評価を伝え、部下の見方を尋ねる、という別の組み立てが要ります。

話が例文から外れたときは、外れた話のほうが、その回に一番話すべきことかもしれません。部下の側からも、遠慮なく切り出してかまいません。

例文を使った面談がうまくいったかを、どう振り返るか

例文を使った面談がうまくいったかどうかは、例文の通りに話せたかではなく、二人が次に何をするのかを決められたかで振り返ります。

• 冒頭で、話したいことと上司に期待することを言葉にできたなら、次の面談では、それを前日までに伝え合ってみてください。
• 例文の言い方が自分の言葉に合わないと感じたなら、言いやすい言い方に直して、手元のメモに書いておくと次から使いやすくなります。
• 終わりに決めたことを、次の面談の冒頭で二人とも思い出せたなら、次はその続きから話し始めてみてください。

例文は、二人の話し方が決まるまでの手がかりです。何度か使ううちに、二人に合った言い方が見えてきたら、例文から離れてかまいません。