部下の不始末やミスで上司はどこまで責任を負うか

部下の不始末やミスで上司が負う責任は、3つに分けて考える

部下の不始末やミスで上司がどこまで責任を負うのかは、責任を3つに分けると答えやすくなります。1つ目は、起きたことへの会社としての対応です。2つ目は、人事上の処分や評価です。3つ目は、同じことを繰り返さないための仕組みです。この3つは、決める人も、上司がすることも違います。

このうち、上司が自分の責任として確かに負えるのは、1つ目と3つ目です。2つ目は会社の規則で決まることなので、上司が範囲を決めることはできません。部下のミスで上司が減給になるのか、懲戒の対象になるのかは、会社ごとの就業規則で決まっています。このページでは法律や規則の判断には触れず、就業規則と人事の担当に確認することをおすすめします。そのうえで、面談で部下にどう言うかを書きます。

以下では、お客様に渡すパンフレットの発注で、部下が部数を1桁間違えて印刷会社に注文し、余分な費用と納期の遅れが出た場面を例にします。

ミスが起きた直後の責任：会社としての対応の窓口は上司が引き受ける

ミスが分かった直後に上司が負う責任は、お客様や社内への対応の窓口になることです。部下だけで謝りに行ってもらうことも、部下を外して上司だけで対応することも、どちらもおすすめしません。窓口は上司が持ち、事実の整理と復旧は二人で進めます。

部下から報告を受けたときの最初の一言は、責める言葉ではなく、事実を一緒に確認する言葉にします。

その日のうちに全部を終わらせようとせず、どこまでを今日やるかを決めます。

お客様への説明に部下が同席するかどうかは、本人と相談して決めます。同席を頼むときは、何のためかを添えます。

上司の上司への報告も、上司の仕事です。報告の内容は、部下に先に伝えておきます。

減給・懲戒・評価の責任：上司の一存で決めず、就業規則と人事に確認する

減給や懲戒の扱いと、上司自身の処分は、就業規則で決まることです。上司がその場で「減給になる」「評価を下げる」と言うことも、「評価には響かないから安心して」と言うことも、どちらも上司の権限を超えています。部下から尋ねられたら、分からないことは分からないと伝え、確認する日を約束します。

遅刻が続くときや、仕事が思うように進まないときも、同じ分け方で考えます。勤務や仕事の出来そのものは、本人が引き受けることです。一方で、決まりを伝えていたか、任せる範囲と確認の間隔が合っていたかは、上司の責任です。人事上の扱いは、やはり就業規則と人事の担当に確認します。遅刻の扱いを上司が自分の判断で「次は減給」と言わないのは、ミスのときと同じです。

部下が「全部私の責任です」と言うときも、「上司の責任です」と言うときも、どちらか一人に寄せる話にしません。

再発を防ぐ責任：部下の注意力に頼らず、情報と権限が届く状態を作る

再発を防ぐ責任は、上司の責任のうち、上司が最も確かに果たせるものです。「次からは気をつけてください」で終えると、次に頼れるのは部下の注意力だけになります。見直すのは、部下に必要な情報と権限が届いていたか、確認の間隔が合っていたかです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。「行動するために必要な情報が揃っていない」を挙げた人は15.9%、「裁量や権限がなくできない」を挙げた人は9.4%でした。「スキルが不足していてできない」は9.1%です。部下が動けない理由として、本人の力の不足より、情報が揃っていないことを挙げた人のほうが多いということです。

面談についての数字で、ミスの原因を尋ねたものではありません。ただ、情報と権限は上司の側で用意できるものなので、ミスのあとも同じ点を見直す価値があると考えられます。発注の例では、見直す点は3つあります。部数の根拠になる資料が部下に渡っていたか、発注の前に誰かが確認する決まりがあったか、金額がいくらを超えたら上司の確認が要るかです。

決めたことは、その場で二人で確認し、メモに残しておくとよいでしょう。あとで「言った」「聞いていない」の食い違いを防ぐためです。

部下のミスへの対応で、避けたいこと

避けたいのは、責任をどちらか一人に寄せることと、上司の権限を超えたことを口にすることです。

• 「全部私の責任だ」と言って、部下から仕事を取り上げる。上司が一人で引き受ける姿は潔く見えますが、部下は、何が起きて何を直すのかを知る機会をなくします。次の発注を上司が代わりにすると、仕事を任せた意味もなくなります。
• 逆に、「本人の責任だから」と、謝罪も後始末も部下一人に任せる。お客様への対応の窓口は上司の仕事です。部下だけで謝りに行くと、お客様から見ても会社の対応になりません。
• その場で、減給や評価について上司が言う。「評価に響く」も「響かない」も、上司の一存では言えません。
• 原因を本人の性格にする。「そそっかしい」「確認が甘い」は、直し方になりません。見直すのは、情報、権限、確認の手順です。
• 注意を強くすれば防げると考える。強く言われた部下は、次のミスを報告しにくくなるかもしれません。報告が遅れることのほうが、ミスそのものより大きな損になることがあります。

部下のミスのあと、二人の仕事がうまく回っているかを、どこで見るか

ミスへの対応がうまくいったかどうかは、処分の軽重ではなく、そのあとの二人の仕事の進み方で振り返ります。次の点を、1か月ほどたったときに自分に問いかけてみてください。

• 上司が引き受けたこと（お客様への連絡、人事への確認、上司の上司への報告）を、約束した日までにできたでしょうか。
• 二人で決めた確認の手順は、今も続いているでしょうか。手間が大きすぎて止まっているなら、見直しの話をしているでしょうか。
• 小さな間違いや気になることを、早い段階で二人の間で話せるようになっているでしょうか。
• どこまでを部下の判断で進めてよいかを、二人の間で以前より明確にできているでしょうか。