上司から部下へのメール・LINEは、どう書けばよいか

上司から部下へのメール・LINEは、読んだ部下がすぐ動ける形で短く書く

上司から部下へのメールやLINEで大事なのは、文章の丁寧さや長さではなく、読んだ部下がそのまま動けるかどうかです。用件・期限・返事の仕方・上司がすることの4つが入っていれば、文は短くてかまいません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。理由は人によってさまざまで、最も多かったのは「その時々によって違う」でした。具体的な理由のうち、「行動するために必要な情報が揃っていない」を挙げた人は15.9%で、「スキルが不足していてできない」の9.1%より多くなっています。つまり、面談のあとに動けない理由として、スキルの不足より、必要な情報が揃っていないことを挙げた人のほうが多いということです。面談についての数字ですが、文字の連絡でも、必要な情報が揃っていないと、部下は動きにくいと考えられます。

書く側で起きやすいのは、上司の頭の中では決まっていることを、文に書き忘れることです。「カタログ、確認お願いします」だけでは、何をどこまで確認して、いつまでに何を返せばよいのかが部下には分かりません。

送る前に、次の4つが入っているかを見ます。

上司から部下へのメールの書き方：依頼・確認・お礼の例文

ここでは、商品カタログの校正と印刷会社への入稿を部下が担当している場面を例にします。上司は、校正の確認を頼み、進み具合を尋ね、終わったあとにお礼を伝えます。

仕事を頼むメール

最初の2行に用件と期限を書き、返事の仕方を添えます。頼む理由を1文入れると、部下はほかの仕事との優先順位を決めやすくなります。

急ぐときは、急ぐことと、いつまでに返事がほしいかを最初に書きます。

報告でよいのか、意見がほしいのか、判断を待っているのかを書く

部下に任せている仕事では、上司が何を待っているのかを書きます。報告だけでよいのか、意見を聞きたいのか、判断は上司がするのかが分かれば、部下は返事の中身で迷いません。

進み具合を尋ねるメール

催促と受け取られないように、尋ねる理由と、上司ができることを添えます。

終わったあとのお礼のメール

お礼は、部下がしてくれたことを具体的に1つ入れると、形だけの文になりません。

1on1で決めたことを、その日のうちに残すメール

面談で決めたことは、その日のうちに数行で送っておくと、二人の認識のずれにあとで気づけます。長いまとめは要りません。

上司から部下へのLINE・チャットの書き方と、メールとの使い分け

LINEやチャットは短いやり取りに向いていて、メールは、あとで読み返す用件に向いています。使い分けの目安は、その連絡を部下があとで探して読み返すかどうかです。

LINEやチャットの文は、短くても敬意のある言い方にします。

スタンプや絵文字は、職場の慣習に合わせます。上司から先に多く使うと、部下は返し方に迷うことがあります。

個人のLINEを仕事の連絡に使うかどうかと、業務時間外に連絡を送るかどうかは、会社の決まりに従います。決まりがはっきりしない場合は、人事の担当に確認したうえで、二人の間の連絡の仕方（急ぐときはどうするか、返事はいつまでにするか）を決めておくとよいでしょう。

上司から部下へのメール・LINEで、書かないほうがよいこと

避けたいのは、文字の連絡を、会って話すべきことの代わりにすることです。逆に、丁寧さを足して文が長くなり、用件が埋もれることも避けたいところです。

• 注意や指摘を文字で済ませる。文字だけでは、部下は事情を言えず、上司は部下の受け取り方が分かりません。文字で送るのは、「校正の進め方について、少し話したいことがあります。今日の16時か明日の朝、どちらが都合がよいですか」のような、話す日時の相談までにします。
• 評価や処遇に触れる。「この調子なら評価は心配ないです」のような一言は、上司の一存で約束できないことです。文字で残ると、そのまま受け取られます。
• 前置きと説明を長くする。「お忙しいところ恐縮ですが」から始まる長い文は、部下が用件を探す手間になります。用件を先に書き、理由は1文にとどめます。
• 返事の書式を細かく決める。一言で済む返事にまで書式を求めると、部下が書く手間が増えます。メールについて尋ねた数字ではありませんが、KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「決められた書式やフォーマットへの事前入力など準備の負担」を挙げた人が12.6%いました。
• 個別の依頼を一斉送信で送る。全員に向けた文では、誰が動くのかが決まりません。個別の依頼は、個別に送ります。
• 送った直後に返事を催促する。急ぐときは、最初から急ぐことと期限を書きます。

メールやLINEの連絡がうまく回っているかの振り返り方

連絡がうまく回っているかは、返事の早さや言葉の丁寧さではなく、送ったあとに仕事が進んだかで振り返るとよいでしょう。次の点を振り返り、次の連絡に生かしてみてください。

• 送ったメールやLINEで、用件・期限・返事の仕方・上司がすることのどれかが抜けていたら、次に送る前に、上の表で抜けを見直します。
• 部下からの返事に確認の質問が付いて戻ってくることが多いなら、その答えを、次からは最初の文に書いておきます。
• 「私がします」と書いたことが済んだら、結果を一言、部下に伝えます。間に合わないときは、その日のうちに知らせます。
• 注意や体調の話を文字だけで済ませてしまったら、話す日時を相談する連絡を送り、会って話す時間を取ります。
• 連絡の仕方（道具、急ぐときの決まり、業務時間外の扱い）をまだ話していなければ、次の1on1で部下と一緒に決めるとよいでしょう。

KAKEAIは、1on1に万能のやり方はなく、型や手順を守ることは目的ではないと考えています。メールやLINEの書き方も、型を守ることより、送ったあとに仕事が進んだかを見て直していくほうがよいでしょう。やりにくさを感じたら、次の1on1で部下に尋ねてみてください。