エクセルやスプレッドシートで人事評価を管理する

エクセルやスプレッドシートで人事評価を管理できるか：できることと、足りなくなること

人事評価は、表計算ソフト（エクセルやスプレッドシート）と回答フォームでも管理できます。評価する人数が数十人までの会社なら、専用のシステムを入れる前に、まず表計算で仕組みを回してみることをおすすめします。

表計算でできることは、評価の点とコメントを1枚に集めること、評価者ごとの点の分布を見ること、過去の期と並べることです。足りなくなるのは、期の途中に上司が何を見て何を伝えたかが残らないことです。期末の点とコメントの欄だけで作られたシートは、半年に一度だけ開かれる書類になりがちです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査で、「面談が成果につながっている」と感じる人の割合を会社の規模ごとに比べました。従業員10〜99名の会社で32.1%、5,000名以上の会社で32.0%です。つまり、会社の大きさでは、面談の成果の実感はほとんど変わりません。

面談についての数字ですが、評価の運用でも、会社が小さいことは、それだけで不利になるとは限らないと考えられます。そのうえで、どの道具を使うかより、期の途中に上司と部下が何を話し、それがシートに残っているかに目を向けることをおすすめします。

人事評価のシートの作り方：1人1行で、列の並びを決める

評価のシートは、1人1シートではなく、1人1行の一覧表にすることをおすすめします。1人1シートは見た目が整いますが、評価者ごとの分布や、前の期との比較ができません。一覧表を1枚作り、本人に見せる表はそこから印刷や差し込みで作ります。

列の並びは、期の流れの順にします。期の途中の記録の列を、自己評価や一次評価の列より左に置くのは、期末の点より先に埋まる列だからです。この列が空のまま期末を迎えると、上司は期末に思い出せることだけを頼りに点を付けることになりがちです。

フォームで自己評価や上司の評価を集めるときの注意

自己評価と上司の評価を回答フォームで集めると、転記の手間と転記の誤りが減ります。注意するのは、権限、締め切り、版の3つです。

• 権限。評価のシートには、本人の処遇に関わる情報が入ります。閲覧できる人を人事と該当の評価者に限り、共有の設定を期ごとに見直します。記録の欄は上司が自分のために書くものなので、上司ごとの別のシートに分け、一覧表には記録の有無だけを表示するとよいでしょう。本人に見せるのは、本人の行だけです。
• 締め切り。自己評価の締め切りを上司の評価の締め切りより前に置き、上司が自己評価を読んでから自分の評価を書けるようにします。順番が逆になると、上司が自己評価を読まないまま点を付けることになりかねません。
• 版。調整会議の前と後で、点が変わります。会議前のシートを別の版として残し、何がどう変わったかを人事が説明できるようにしておきます。

フォームの質問には、点の欄の隣に、必ず「根拠にした仕事」を書く欄を置いてください。点だけが集まるフォームは、分布の確認には使えますが、本人に根拠を伝えるときには使えません。

表計算の限界：期の途中の記録が残らない

表計算で評価を管理するときに一番足りなくなるのは、期の途中の記録です。期末の点とコメントは集まりますが、上司が期の途中に何を見て、部下に何を伝えたかは、期末の欄だけのシートには残りません。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）に「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%より低くなっています。つまり、上司が以前の会話を覚えていないと感じている人では、面談が成果につながっていると感じる割合が低い、ということです。

期末のシートだけで評価を管理していると、期の途中の会話は、上司が覚えている範囲でしか評価に生かされません。そこで、シートに「期の途中の記録」の列を作ることをおすすめします。この列は、人事に提出するためではなく、上司が自分の評価の根拠を忘れないために書く列です。月に一度の面談のあとに1行、日付と見た仕事、部下に伝えたこと、部下と話して決めたことを書きます。以下では、倉庫の在庫の棚卸しを担当している部下の例で示します。

こうした記録があれば、期末の面談で上司が伝える言葉も変わります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、評価の話は半年に一度の面談に閉じ込めず、普段の面談でもするほうがよいと考えています。その際に大事なのは、具体的な基準に照らして、上司と部下が同じものを見ながら話すことです。記録の列は、そのための道具に当たります。

人事評価をエクセルで管理するときに、おすすめしないこと

• 点だけを集めて、分布を直す。点の分布だけを見て評価者ごとの甘辛を調整すると、本人は調整後の点の理由を聞けません。調整の前に、根拠の欄を読みます。
• 人事が、上司と部下の面談の記録の中身を読む。記録の列は、上司が自分のために書く欄です。人事が見るのは、記録があるかどうかまでにしてください。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。記録が人事に読まれると知ると、上司も部下も、面談で話す内容を控えるようになると考えられます。
• 共有の設定を、期をまたいでそのままにする。評価者が替わったあとも前の評価者が閲覧できる状態は、避けます。
• 専用のシステムに替えれば、評価が機能すると考える。期の途中の会話が記録に残らない運用は、道具を替えても変わりません。シートの段階で記録の列が埋まるようになってから、システムに移すことをおすすめします。

専用のシステムに移るのは、いつか

表計算から専用のシステムに移る目安は、人数ではなく、運用の中身です。移る時期は3つの場面で判断します。記録が増えてシートで追えなくなったとき、評価者が替わるたびに引き継ぎが手作業になったとき、権限の管理に人事の時間が取られるようになったときです。記録が残っていない運用のまま道具を替えても、期末の点の置き場所が変わるだけになりがちです。

人事評価の管理がうまくいっているかどうかの振り返り方

人事評価の管理がうまくいっているかどうかは、シートの点が期限通りにそろったかではなく、期の途中の列が埋まり、評価面談で根拠が本人に伝わっているかで見るとよいでしょう。人事と上司が、次の点を振り返ってみてください。

• 一覧表の行のうち、記録の列に毎月書き込みがある行は、どのくらいあったでしょうか。
• 根拠の欄に、点の理由になる具体的な仕事が書かれていたでしょうか。
• 評価面談で、上司は根拠の欄を部下と一緒に見ながら話せたでしょうか。
• 調整会議で点が変わった行について、上司は本人に、調整があったことと相談先を伝えられたでしょうか。

記録の列が空のままの行が多ければ、道具を替える前に、月に一度の面談で評価の話をしているかどうかを、上司と一緒に見直してみてください。