コンプライアンス意識の低い部下を、どう指導するか

部下のコンプライアンスが気になるとき、指導は「意識」ではなく行動の話から始める

コンプライアンス意識が低いと感じる部下を指導するときは、「意識」や人柄を話題にせず、気になった行動を1つ取り上げて話すことをおすすめします。「意識が低い」は上司の受け取り方を表す言葉で、本人には何を変えればよいのかが伝わりにくいからです。

取り上げる行動が決まったら、それが次の3つの場面のどれに近いかを考えます。場面によって、上司がすることは大きく変わります。ここでは、展示会で集めたお客様の名刺の情報を、部下が一覧にまとめている仕事を例にします。

1つの行動に、2つの場面が重なることもあります。迷ったときは、規則違反のおそれがある場面として扱い、先に人事や法務の担当に相談するとよいでしょう。

規則違反のおそれがあるときは、就業規則と人事・法務の担当に委ねる

規則違反のおそれがある行動については、上司が面談で違反かどうかを判断しないでください。就業規則や社内の規程を確認したうえで、人事や法務、コンプライアンスの担当の部署に相談します。処分や評価への影響も上司の一存では決められないので、面談では口にしません。

面談で上司がするのは、本人から事情を聞くことと、このあとの流れを伝えることです。

本人から処分や評価のことを聞かれたときも、上司の考えで答えず、決まるまでの流れを確認してから伝えます。

事実の記録が必要かどうかも、会社の決まりに沿って、人事に相談したうえで判断します。面談の内容を、チームのほかのメンバーに話すことも避けましょう。

決まりの理由を上司が自分の言葉で伝える、コンプライアンスの指導の進め方

決まりや手順を知らない、省いている場面では、決まりがなぜあるのかを、上司が自分の考えとして伝えます。規則の文面を読み上げたり、研修の受講を勧めたりするだけで終えないようにしましょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の話題（複数回答）として「会社や組織の方針」を挙げた人は36.7%でした。「具体的な仕事」76.7%、「人事評価」43.4%に次いで、3番目に多い話題です。つまり、会社の方針の話は、上司との面談で珍しくないということです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、1on1の前に部下がテーマを選び、テーマごとに上司に期待することを選べます。「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、「会社や部署の方針」のテーマのうち、部下が「意見を聞きたい」を選んでいた割合は27.1%でした。「その他」を除くと、このテーマで最も多く選ばれた期待です。「報告したい」は4.8%、「話を聞いてほしい」は4.9%でした。方針の話では、上司の考えを聞きたいという期待が多く選ばれているということです。

どちらも会社の方針についての数字で、社内の決まりについて尋ねたものではありません。ただ、社内の決まりも、会社の方針に沿って作られているものです。決まりの話をするときも、上司が自分の言葉で理由を話すようにしましょう。進め方は、次の4つの段階に分かれます。

1. 気になった行動を、事実として伝えます。

2. 本人の考えと事情を、先に尋ねます。

3. 決まりがなぜあるのかを、上司の言葉で伝えます。

4. 次からの手順を、一緒に決めます。

決まりを守ることは、部下だけの責任ではありません。上司が手順をきちんと伝えてきたか、上司自身が手順を省いていないかも、あわせて振り返ります。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。

決まりが仕事の進め方に合っていないときは、上司が見直しを相談する

決まりを守りにくい事情が出てきたら、その事情は仕事の進め方の問題として、上司が引き取ります。見直しが決まるまでは、今の決まりの通りに進める方法を二人で考えます。

規則に関わる話は、部下の側から切り出しにくいかもしれません。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）に「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。評価や見られ方を気にして、本音を控えている人が1割近くいるということです。部下が自分から話してくれたときは、まずお礼を伝えましょう。

部下のコンプライアンスが気になるときに、避けたいこと

避けたいのは、人柄を責めることと、見過ごすことの両方です。

• 「意識が低い」と人柄を責める。部下には、どの行動を変えればよいのかが伝わりません。話題は、具体的な行動と手順に絞ります。
• 研修やeラーニングの受講だけで終える。決まりを知る機会にはなりますが、本人の仕事の場面に置き換えた話は、別に必要です。
• 面談で、上司が違反かどうかを判断する。処分や評価に触れる言葉も含め、判断は就業規則と人事・法務の担当に委ねます。
• 逆に、小さなことだからと見過ごす。気づいたのに何も言わなければ、部下は今の手順で問題ないと受け取るかもしれません。
• チームの前で、名前を出して注意する。本人は事情を話しにくくなります。全員に手順を伝え直すときは、誰の行動だったかがわからない形にします。

指導のあと、二人のやり取りがどう変わったかを振り返る

指導がうまくいったかどうかは、部下が「わかりました」と言ったかではなく、そのあとの二人のやり取りで振り返ります。

• 気になった行動を「意識」や人柄の言葉で話してしまったと気づいたら、次は、どの仕事のどの手順の話かを具体的に話します。
• 決まりの理由を先に伝えてしまい、部下の考えと事情を尋ねていなかったときは、次の1on1で改めて尋ねてみてください。
• 手順で迷っていたことが作業のあとになって分かる、ということが続くなら、作業の前に声をかけやすい時間を二人で決めておきます。
• 上司が引き取った手続きの見直しは、結果が出たら、その週のうちに部下に伝えます。

見直しの結果がまだ出ていないなら、途中の状況だけでも、次の1on1で伝えてみてください。