面談で上司と部下はどこに座り、机をどう置くのがよいか

面談で座る位置と机の置き方を変えると、何が変わるのか

面談とは、上司と部下が1対1で話す場のことで、個人面談や1on1とも呼ばれます。面談で座る位置（座席の配置）と机の置き方を変えると、次の4つが変わります。

• 資料の向き。机をはさんで正面に座り、資料を上司の手元に置くと、部下は逆さまに読むことになります。机の角をはさんで座り、角に資料を置けば、二人とも読めます。
• 部下が目を向ける先。正面に座って机の上に何もないと、部下が目を向けられるのは上司の顔だけです。資料が1枚あれば、資料に目を落としながら話せます。
• 出入口までの動線。上司が出入口に近い側に座ると、部下は上司の横を通らなければ部屋を出られません。
• 上司の手元。上司がノートパソコンを開いて向かい合うと、部下には、何を入力しているのかがわかりません。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の78.0%が対面で行われています。座る位置を考える場面は、それだけ多いと言えます。「すっきり度」は、1on1のあとに部下が0〜5の6段階で付ける点数です。すっきり度が送られた回のうち、4以上だった回の割合は、対面の回で59.7%、オンラインの回で64.7%でした。オンラインの回のほうがやや高く、差は数ポイントです。

座る位置や机の置き方で部下の気持ちがどう変わるのかは、この利用データでも、KAKEAIの1万人調査でも調べていません。このページでは、同じ資料を二人で読めるという対面の利点を生かす、席の選び方と机の置き方を紹介します。

1万人調査では、上司との面談で話している話題を複数回答で尋ねています。「具体的な仕事」を挙げた人は76.7%、「人事評価」は43.4%、「人間関係」は31.1%、「心身の状態」は22.9%です。上司との面談では、仕事の話から評価、人間関係、心身の状態の話まで、性質の異なる話題が扱われています。

話題が変われば、机に置く資料も、資料を見やすい位置も変わります。座る位置は1つに決めず、その面談で何を話すのかに合わせて選ぶことをおすすめします。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談の目的は仕事と成長を前に進めることであり、座る位置や机の置き方もそのために決めるものだと考えています。席を工夫しても、言いにくいことを言わずに済むわけではありません。

面談の種類ごとの座る位置と、机・資料の置き方

面談で座る位置は、その面談で何を話すのかを先にはっきりさせ、机に置くものを決めてから選ぶとよいでしょう。4種類の面談について、座り方と最初の一言を表にまとめました。

部下から相談を受ける面談を除いて、部下が出入口に近い席に、上司が奥の席に座ります。部下が席を外したいときに、上司の横を通らずに済むようにするためです。どの面談でも、二人とも座ったまま資料に手が届く距離に席を取ってください。

評価を伝える面談の座り方と、評価シートの置き方

評価を伝える面談では、評価シートを部下が読める向きに置くことを最初に決め、それに合わせて座る位置を選びます。評価シートは2部印刷し、1部を部下の前に置いてください。1部しかないときは、机の角に、部下が読みやすい向きで置きます。

2部あるときも、机の角をはさんで座ると、どの項目の話をしているのかを、上司が部下のシートを指さして示せます。部下が書き込めるように、ペンも1本用意しておきましょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごととして「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。20代の回答者では14.4%で、回答者全体より高い割合です。これは上司との面談についての調査の結果で、評価を伝える面談を直接尋ねたものではありません。

評価シートは、上司の手元に伏せたままにせず、席に着いたらすぐに机に出すことをおすすめします。

評価を画面で共有する会社では、上司と部下が横に並んで同じ画面を見るとよいでしょう。向かい合ったまま画面を部下に向けると、上司は画面を見ずに説明することになります。

改善してほしい点を伝える面談の座り方と、机に置くもの

改善してほしい点を伝える面談では、事実がわかる記録を二人の間に置き、机の角をはさんで座ります。見積もりの提出の遅れについて話すなら、約束した日と提出された日を並べた表を1枚用意します。この表があれば、二人で同じ日付を指さしながら、何が起きたのかを確かめられます。

「席に着いたら、まず雑談で場をほぐす」という助言があります。評価を伝える面談と、改善してほしい点を伝える面談では、KAKEAIは、雑談から始めることをおすすめしません。部下は、今日は何の話なのかを気にしながら雑談に応じることになるからです。その日が何のための面談なのかを、上司から最初に伝えてください。

部下から相談を受ける面談の座り方と、上司の手元

部下から相談を受ける面談では、部下が先に会議室に入り、席を選べるようにします。相談は部下が持ちかけた話なので、話しやすい位置も部下が決めるのが自然です。上司はノートパソコンを閉じ、スマートフォンはかばんにしまっておきましょう。机に置くのは白紙1枚とペンだけにして、メモは部下からも見える机の上で取ります。

Kakeai AI 1on1の利用データには、1on1で話すテーマごとに、部下が上司に期待することを選んだ記録があります。「人間関係」のテーマのうち、「意見を聞きたい」が選ばれていたものは15.9%、「話を聞いてほしい」は14.1%でした。「業務の進捗や進め方」のテーマでは、「一緒に考えてほしい」が17.0%で最も多く、「話を聞いてほしい」は7.5%です。同じテーマの中でも、部下が上司に期待することは分かれています。

相談を受ける面談では、部下が上司に期待することを最初に尋ねてみてください。

話を聞いてほしいと言われたら、上司はペンを置いて、聞くことに集中します。一緒に考えてほしいという場合は、紙を二人の間に置き、何に困っていて、どうしたいのかを書き出しながら話すとよいでしょう。意見を求められたときは、まず部下自身の考えを尋ね、そのうえで上司の意見を具体的に伝えます。

体調についての相談だった場合は、まず話を聞いてください。上司は、受診や休みについての判断を面談の場では行わず、産業医や人事の担当者につなぎます。

退職の話が出た面談の座り方と、机に置かないもの

部下から退職の話が出た面談では、部下が出入口に近い側に座れるようにし、机には書類を出しません。引き継ぎの表や退職の書類を先に出すと、理由を聞く前に、手続きの話から始まってしまうからです。ガラス張りの会議室では、通路から顔が見えにくい席に部下が座れるようにします。

KAKEAIの1万人調査では、上司との普段の面談の困りごととして「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。

部下から「少しお時間いいですか」と声をかけられたら、用件を廊下で尋ねず、その日のうちに会議室を取って話を聞きましょう。

退職の日や手続きについては、上司が就業規則を確認し、人事の担当者に相談してください。面談の場で、上司が自分の判断だけで言い切ることは避けます。

席を選べない会議室や、大きすぎる机での面談の座り方

席を選べない会議室でも、資料の向きと、上司の手元に置くものは変えられます。条件ごとの座り方は、次の通りです。

• 2人用の狭い会議室で正面にしか座れないときは、資料を部下が読める向きに置き、上司が逆さまに読みます。
• 6人掛けや8人掛けの長い机では、机の端の角を使います。長い辺の中央で向かい合うと、資料に手が届きません。
• 低いテーブルとソファの応接セットは、資料に書き込みにくいため、評価を伝える面談にはあまり向きません。他に部屋がない日は、クリップボードを2枚用意するとよいでしょう。
• 机を動かせる会議室では、机を1台だけ使い、部下が出入口に近い側に座れる向きに置きます。2台をつなげると、資料に手が届かなくなります。

面談の座り方で、避けたほうがよいこと

面談の座り方で避けたいのは、1つの座り方をどの面談にも当てはめることと、部下から資料や上司の手元が見えない状態をつくることです。

• 「正面は避けて、斜めに座る」を決まりにする。「正面に座ると対立になるので、斜めに座るとよい」という助言があります。KAKEAIは、1つの座り方をどの面談にも当てはめることをおすすめしません。斜めの席が合うのは、資料を二人で読む面談です。1台の画面を一緒に見るなら横に並ぶほうがよく、資料を使わない短い確認なら正面でもかまいません。
• 机をなくして、椅子だけで向かい合う。「机がないほうが距離が縮まる」という助言もありますが、評価を伝える面談と、改善してほしい点を伝える面談には向きません。資料を置く場所がなく、部下が書き込むこともできないからです。
• 上司が先に座り、パソコンを開いたまま待つ。入ってきた部下に見えるのは、画面の裏側と、何かを入力している上司の姿です。部下が席に着く前に、パソコンを閉じておきましょう。
• 評価シートを、上司の手元に伏せたまま話す。部下は、自分では読めない資料についての説明を聞くことになります。

面談の座り方と机の置き方が合っていたかは、何で判断するか

面談の座り方と机の置き方が合っていたかどうかは、部屋の雰囲気ではなく、次の3つを振り返るとわかります。

• 二人で机の上の資料を指さしたり、書き込んだりしながら話せたか。
• 書き込んだ資料やメモが、面談のあとに部下の手元に残ったか。
• 面談の終わりに、次に取り組むことが部下自身の言葉になっていたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談がほぼ毎回、そのあとの行動につながっていると答えた人の56.7%が、面談は成果につながっていると感じていました。半分くらいの回でつながっていると答えた人では、15.7%です。行動につながる回が多いと答えた人のほうが、成果を感じている割合が高くなっています。

座る位置と机の置き方は、二人が次に取り組むことを話し、書き留めて持ち帰れるようになっていれば十分です。席が話しやすかったかどうかを面談の終わりに部下に尋ね、次の面談に生かすのも1つの方法です。