1on1へのAIの使い方とAIツール

1on1でAIに任せられることと、人が決めること

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談。1on1ミーティングとも呼ばれます）にAIを使う方法は、大きく2つあります。1つは、普段使っている生成AIのチャットに、話したいことの整理や要約を頼む方法です。もう1つは、1on1の支援に特化したAIツールを使う方法です。文字起こしや要約、次に取り組むことの候補の表示などができるものがあります。どちらを使う場合も、AIに任せやすいことと、人が決めることを先に分けておくと、使いどころを間違えにくくなります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1の価値はその場の満足感ではなく、そのあとの行動で見るものだと考えています。AIを使う場合も、話が盛り上がったかではなく、AIを使った回のあとに何が動いたかで、使い方を見直してください。

1on1の前にAIを使う：話題を作ってもらう前に、期待を言葉にする

1on1の前にAIを使うとき、最初に思いつくのは「話題や質問を考えてもらう」ことです。ただし、このページでは、AIを最初に使うところとして話題づくりはおすすめしません。話題があるかどうかより、部下がその回に上司に期待することがあるかどうかのほうが、面談の成果の実感と大きく関係しているからです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げた人が17.4%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は30.7%で、回答者全体の31.9%とほぼ同じです。つまり、話題を考える負担を挙げた人も、全体と同じくらい面談の成果を感じています。

一方で、面談で上司に期待することがあるかどうかは、成果の実感と大きく関係しています。1万人調査では、面談で上司に期待することがある人の39.3%が面談の成果を感じていて、「期待していることは特にない」と答えた人では8.4%でした。1on1の前にAIを使うなら、話題を増やすことより、部下が「この回に上司に何を期待するか」を言葉にする手伝いに使うことをおすすめします。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、予定を作る時点でテーマが入っていた1on1は、およそ4回に1回（26.5%）でした。つまり、予定を作る時点では、何を話すかがまだ入力されていない1on1のほうが多くあります。AIが1on1の前に準備を手伝えるのは、部下が入れた話したいことと上司に期待することが材料としてあるときです。材料がなければ、AIが出せるのは、誰にでも当てはまる一般的な質問の一覧になりがちです。

部下の立場での使い方

部下の立場では、頭の中にある困りごとを、生成AIに話して整理してもらうのが使いやすい方法です。そのうえで、上司に伝える1行は自分の言葉で書いてください。

上司の立場での使い方

上司の立場では、前回の記録や要約をAIで読み返して、前回決めたことと、自分が引き受けたことを思い出すのが先です。質問の一覧を用意するより、前回の続きから話せるようにしておくほうが、相手は話を続けやすくなります。

1on1の最中にAIを使う：文字起こしと要約で、メモを取る手間を減らす

1on1の最中にAIを使う主な方法は、文字起こしと要約です。話しながらメモを取る必要が減るので、二人とも相手の顔を見て話せます。

録音や文字起こしを始める前に、相手の了解を取ってください。会社によっては、録音や外部サービスの利用に決まりがあります。わからないときは、始める前に人事や情報システムの担当に確認するとよいでしょう。

部下の側から提案することもできます。

文字起こしと要約は、話の中身を決めてくれるものではありません。1on1の最中に上司が出す意見や判断、二人で決める次に取り組むことは、これまで通り人が決めます。要約は、その決めたことを、言った通りの形で残す道具です。

1on1のあとにAIを使う：要約から次に取り組むことを取り出し、次回につなぐ

1on1のあとにAIを使う一番の目的は、その回で決めたことを、次回の最初まで残すことです。面談がそのあとの行動につながっているかどうかは、1万人調査で成果の実感と強く関係していた点だからです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が週1回以上の人のうち、面談が「毎回」または「ほぼ毎回」そのあとの行動につながっていると答えた人は49.8%でした。2週間〜1か月に一度の人では39.8%です。つまり、週に1回以上会っている人でも、面談が毎回またはほぼ毎回行動につながっている人は半分ほどで、2週間〜1か月に一度の人では4割です。面談の回数が多い人でも、行動につながっていない人は少なくない、ということです。そこでこのページでは、AIを回数を増やす助けではなく、決めたことを次回まで残す助けとして使うことをおすすめします。

AIの要約を使うときは、要約の中に「次に取り組むこと」と「誰が、いつまでに」が入っているかを、1on1の終わりに二人で見てください。入っていなければ、その場で言葉にして足します。

AIが要約を作っていても、決めたことを行うのは二人です。1万人調査で、面談の困りごととして「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%いました。この人たちのうち面談が成果につながっていると感じる人は26.4%で、全体の31.9%を下回っています。前回の話を上司が覚えていないと感じている人は、面談の成果も感じにくいようです。要約を残す目的は、記録を作ることではなく、次回の最初に前回の続きから話し始めることにある、とこのページでは考えています。

1on1でAIに任せないほうがよいこと

1on1でAIを使うときに、任せないほうがよいことが3つあります。

• その回に部下が上司に期待することを、AIに決めてもらうこと。AIが用意した質問の一覧をそのまま使うと、相手が意見を求めている回に質問だけを重ねることになりがちです。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人が12.9%いて、この人たちの成果の実感は23.4%で、全体の31.9%より低くなっています。期待することは、AIではなく、本人に尋ねてください。
• 上司の意見や判断の代わりにすること。部下が意見を求めているときに、AIの回答を読み上げても、上司の考えにはなりません。AIに相談してから話す場合も、最後は上司が自分の言葉で、自分の意見として伝えてください。
• 部下の発言を外部の生成AIに貼って、評価を考えてもらうこと。部下の発言や人事に関わる情報を、会社が許可していない外部のサービスに入れることは、会社の決まりに反する場合があります。入れてよい情報の範囲は、人事と情報システムの担当に確認してください。また、評価は上司の判断であり、AIが決めるものではありません。

あわせて、1on1の文字起こしや要約を、二人以外の人が読むことについても触れておきます。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。記録を第三者が読むと知れば、部下は面談で話す内容を選ぶようになりがちです。要約を残す場合は、誰が読めるのかを二人の間ではっきりさせておくとよいでしょう。

1on1でAIを使ってうまくいったかを、どこで見るか

1on1にAIを使ってうまくいったかどうかは、議事録がきれいに残ったかではなく、AIを使い始める前と比べて、二人の時間がどう変わったかで判断します。3回ほど使ったあとに、次の点を二人で振り返ってみてください。

• 1on1の最初に、前回決めたことの続きから話し始められるようになったでしょうか。
• 1on1の終わりに、次に取り組むことが、誰がいつまでにという形で残っているでしょうか。
• メモを取る時間が減った分を、二人とも、相手の話を聞くことと自分の考えを伝えることに使えているでしょうか。
• 1on1の前に、その回に部下が上司に期待することが、以前より二人の間で言葉になっているでしょうか。

変わったことが挙がらなければ、AIの機能を増やすのではなく、1on1の終わりに次に取り組むことを決めているかどうかから見直してみてください。