面談の文字起こしをする方法

面談の文字起こしをする方法は、面談の形で決まる

面談の文字起こしをする方法は、面談が対面かオンラインかで変わります。オンラインの面談なら、会議の仕組みに付いている文字起こしの機能を使うのが手軽です。対面の面談では、パソコンやスマートフォンで音声を文字にする機能やアプリ、または1on1のために作られたサービスを使います。どの方法でも、始める前に会社の決まりを確認し、相手の了承を取ることが前提です。

文字起こしの方法を考えるときに見落としやすいのは、対面の面談の多さです。「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1を始めるときに選ばれた方法は、対面が78.0%、オンラインが約22%でした。つまり、この記録では1on1の8割近くが対面で行われています。対面の面談が多い職場では、オンライン会議の文字起こしの機能だけでは足りないことが多いため、対面の面談を文字にする方法も別に用意しておくと安心です。

どの方法を選ぶかは、会社の情報システムの担当と人事に確認してから決めてください。面談の会話には、人の名前や社内の情報が含まれます。個人で契約した道具を会社の面談に使うことが、許されていない会社もあります。

面談の文字起こしを始める前に、二人で決めること

面談の文字起こしは、相手の了承を得てから始めます。了承を得るときは、文字起こしをする目的・音声が残るかどうか・誰が読めるか・いつ消すか・やめたいときの言い方の5つを伝えます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。評価を気にして本音を話しにくいと感じている人が、一定数いるということです。面談についての数字ですが、話した言葉が文字で残ると、こうした気がかりが強くなることも考えられます。文字起こしを読めるのが二人だけであること、評価の資料として使わないことを、始める前に言葉で伝えておくことをおすすめします。

以下では、会社のWebサイトの更新作業を担当している部下と、その上司の面談を例にします。上司から文字起こしを提案するときの言い方です。

部下から文字起こしを提案するときの言い方です。

上司から提案された部下の側は、気になることを確認してかまいません。確認したいのは、音声が残るか・誰が読めるか・いつ消えるか・間違いを直せるかの4つです。

評価や指導、ハラスメントに関わる面談の記録は、会社の決まりに沿って扱うものです。文字起こしを証拠として使うかどうかを、上司と部下の二人だけで決めないでください。就業規則と人事の担当に確認したうえで進めます。

面談の文字起こしの精度を上げるための、面談中のこつ

面談の文字起こしの精度は、道具の性能だけでなく、話し手の判別とマイクの位置でも変わります。面談中にできることは、次の3つです。

• マイクを二人の間に置く。対面でパソコンやスマートフォンを使うときは、どちらか一方の手元ではなく、二人の間に置きます。片方の声だけが大きく拾われると、もう一方の発言が抜けることがあります。
• 一人ずつ話す。相手の話に重ねて相づちを入れると、両方の言葉が崩れて文字になることがあります。相づちは、うなずきで返すとよいでしょう。
• 人の名前と社内の言葉は、面談の中で一度ゆっくり言う。文字起こしが間違えやすいのは、人の名前、お客様の社名、社内だけで通じる言葉です。「△△社様の、トップページの更新」のように、言葉を区切って言うと、あとで直す手間が減ります。

文字起こしの間違いは、面談のあとに本人が直すのが基本です。相手の発言を、もう一方が書き換えることはしません。

面談の文字起こしは、全部を読まず、決めたことを拾う

面談の文字起こしは、全文を読み返すためのものではなく、決めたことと引き受けたことを拾うためのものです。Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の1回の時間の中央値は29.6分でした。30分の会話を文字にすると、読み返すだけでも時間がかかります。要約と決めたことに絞って見返すほうが、文字起こしを続けやすくなります。

読み返すときに拾うのは、次の3つです。

1. 二人で決めたこと（例：トップページの更新を来週水曜に公開する）
2. それぞれが引き受けたこと（例：部下は下書きを月曜までに作る、上司は広報の担当に確認する）
3. 次回に持ち越したこと（例：問い合わせフォームの改修は次回の面談で話す）

拾ったものは、次の面談の最初に、二人で見返します。前回の続きから面談を始められることが、文字起こしを使う大きな利点です。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごと（複数回答）として「メモ等の実施記録の管理や会話の記憶」を挙げた人は4.4%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は44.3%で、回答者全体の31.9%を上回っています。記録の管理や会話の記憶に困っている人でも、面談の成果を実感している割合は全体より高いということです。記録や記憶の手間は、面談の成果を感じている人にも残る困りごとだと考えられます。

話したことを覚えておく手間は、文字起こしで減らすことができます。決めたことを次の面談に持ち越すための道具として、上司も部下も文字起こしを使ってみてください。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の面談は仕事と成長を前に進めるための時間だと考えています。文字起こしも、記録を残すこと自体が目的ではなく、前回決めたことから次の面談を始めるための道具です。

面談の文字起こしで、避けたいこと

面談の文字起こしで避けたいのは、相手の了承を得ずに始めることと、二人以外の人が読む仕組みにすることです。

• 相手に伝えずに文字起こしや録音を始める。法律や会社の規則に関わることなので、許されるかどうかを一概に言うことはできません。ただ、上司が始める場合も部下が始める場合も、相手に伝えずに始めることはおすすめしません。了承を得てから始めてください。
• 人事や上司の上司が、文字起こしの中身を読む仕組みにする。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。読む人が増えると、面談で話せることが減ると考えられます。文字起こしを読めるのは、面談をした二人だけにしてください。
• 文字起こしを、評価の資料として使う。評価に関わる面談の記録は、会社の決まりに沿って別に扱います。普段の面談の文字起こしを、あとから評価の根拠に使わないでください。
• 全文を読み返すことを前提にする。文字起こしを読む時間が面談と同じだけかかると、続きません。要約と決めたことだけを見返す形にしましょう。
• 一度始めたら、やめられないものにする。相手が「今回は文字起こしをしないで話したい」と言える状態にしておきます。評価の時期の面談や、体調の話をする回は、使わない選択があってよいものです。

面談の文字起こしを使い始めたあとの振り返り

面談の文字起こしは、文字の正確さではなく、次の面談が前回の続きから始まったかどうかで振り返ります。何回か使ったあとに、次の3つを手がかりにしてみてください。

• 前回決めたことと引き受けたことを次の面談の最初に二人で見返せたら、次は、見返す時間を5分ほどに決めておくと、その日の本題に時間を使いやすくなります。
• 面談で話せることが減ったと感じる場面がなければ、次は、評価の時期や体調の話をする回に文字起こしを使うかどうかを、前もって二人で決めておきます。
• 文字起こしの間違いをそれぞれが自分の発言について直せたら、次は、間違いが多かった箇所を見て、マイクの位置や話し方を見直してみてください。

文字起こしを始めてから相手の話し方が慎重になったと感じたら、読める人の範囲と、使わない回を選べることを改めて伝えてみてください。文字起こしは、二人が同じ記録を見て、前回の続きから話すためのものです。