部下を育成するための面談はどう進めるか

部下を育成するための面談がかみ合わないのはなぜか

部下を育成するための面談（育成面談とも呼ばれます）がかみ合わない理由としてまず考えられるのは、面談の目的が上司と部下とで違っていることです。上司は部下の成長について話すつもりで臨みますが、部下が面談に求めているものは、成長とは限りません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との定期的な面談を行っている一番の理由として「成長のため」を選んだ人は8.1%でした。最も多かったのは「自分の仕事を進めるため」で、34.5%です。成長よりも、仕事を進めることを一番の理由に挙げた人のほうが多くなっています。

かみ合わない面談の一例が、育成計画のシートを埋めて終わる面談です。期初に人事からシートが届き、上司は業務の合間の30分で、「伸ばしたい力」と「3年後の姿」の欄を、部下に質問しながら埋めます。部下がその場で考えた答えは、どの仕事にも当てはまる言葉になりがちです。

シートは提出できても、翌週に部下が担当する仕事は変わりません。新しい力は、実際の仕事で試す機会があると身につきやすくなります。担当する仕事が同じままでは、その機会は増えません。

上司と部下の目的が違っていても、育成面談は進められます。1万人調査では、面談を行っている一番の理由が「自分の仕事を進めるため」だった人の33.4%が、面談が成長につながっていると感じていました。回答者全体では26.7%、一番の理由が「成長のため」だった人では40.0%です。仕事を進めるために面談をしている人も、回答者全体より高い割合で、面談が成長につながっていると感じています。

部下を育成するための面談は、今の仕事を1つ取り上げて進める

育成面談は、部下が今担当している仕事を1つ取り上げ、次の5つの手順で進めることをおすすめします。順番は、相手や状況に合わせて変えてかまいません。毎月の面談のうち15分ほどで進められます。ここでは、上司が進行役を務め、部下も同席しているA社との月1回の定例会を例にします。

1. 面談の前に、部下の仕事を1つ思い返しておく

部下の仕事ぶりを実際に見ていなければ、育成面談で上司が具体的に話せることはほとんどありません。すべての仕事を見る時間はないので、対象を1つに絞ります。面談の前日までに、定例会での部下の受け答えを思い返し、うまくいっていた場面と、次に伸ばせそうだと感じた場面を1つずつ書き出しておきましょう。

2. 最初に、今日取り上げる仕事を伝える

面談の初めに、どの仕事について話したいのかを部下に伝えます。

3. 部下の振り返りを聞き、上司の考えを伝える

先に部下の振り返りを聞きます。そのあと上司から、できている点を具体的な事実とともに伝え、伸ばしたい点は1つに絞って話します。

上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。まだ互いに身構えている段階では、同じ一言が「だめ出し」のように聞こえることもあるので、できている点を先に2つ伝えるとよいでしょう。

4. アドバイスがほしいか、自分で考えたいかを尋ねる

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データには、1on1の前に選ばれたテーマと、部下が選んだ、上司に期待することが記録されています。「スキルや力の向上」のテーマのうち、「具体的なアドバイスがほしい」が選ばれていたのは19.2%で、選択肢の中で最も多い割合でした。「話を聞いてほしい」は6.9%です。スキルや力を伸ばす話では、話を聞いてもらうことより、具体的なアドバイスのほうが多く期待されています。

アドバイスを求められたら、自分が実際にどうしているのかを具体的に話してください。

自分で考えたいと言われたら、アドバイスを重ねずに待ちましょう。話を聞くだけで十分な回もあります。

5. 次の仕事で試すことを、二人で1つ決める

仕事の割り振りを決められる直属の上司だからこそできるのが、部下に任せる仕事を変えることです。次の仕事のどの部分をどこまで任せるのか、そのとき上司は何をするのかを、二人で決めましょう。

部下を育成するための面談で、場面ごとに取り上げる仕事と最初の一言

育成面談では、場面によって、取り上げる仕事と最初の一言が変わります。

会社で定められた育成計画の面談で、シートを記入するとき

シートの「伸ばしたい力」の欄に「折衝力を高める」とだけ書くと、半年後に、できるようになったかどうかを二人で振り返りにくくなります。欄には、具体的な仕事の名前と、その仕事でできるようになりたいことを書きましょう。

「特に伸ばしたいことはありません」と言われたとき

「特にありません」という答えは、今の仕事が順調で困っていない、という意味の場合もあります。伸ばしたいことを無理に聞き出そうとせず、任せたい仕事とその理由を、上司のほうから伝えてみてください。

今の仕事を一人で進められているとき、部下のほうが経験が長いとき

上司から教えることが思い当たらない場合は、上司が今判断していることの一部を任せてみてください。仕事の進め方を他の人に教える役を頼むのも1つの方法です。

先に改善をお願いしたいことがあるとき

期限の遅れや同じミスの繰り返しなど、改善してほしいことがある場合は、その話を先に、他の話と分けて伝えてください。伸ばしたい点の話と一度に伝えると、どちらが本題なのかが部下にわかりにくくなります。

部下を育成するための面談で避けたいこと

• 答えは教えないと決めておくこと：「上司は答えを教えず、質問で本人に気づかせるものだ」という助言がありますが、KAKEAIは、上司の関わり方をそのように決めておくことをおすすめしません。部下がやり方を知りたい回に質問だけを返すと、部下は何も得られないまま面談を終えることになりかねません。反対に、部下が自分で考えたい回に、上司が答えを並べることも避けましょう。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごととして「上司の話が役に立たない」を挙げた人のうち、面談が成長につながっていると感じている人は4.7%でした。回答者全体の26.7%を大きく下回っています。
• 育成面談では仕事の話をしないと決めること：KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、仕事は、成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、成長にとっての具体的な材料でもあると考えています。同じ調査では、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の27.9%が、面談が成長につながっていると感じていました。話していない人の22.8%を上回っています。
• 将来像を尋ねる質問から始めること：「3年後にどうなりたいですか」という質問から始めるのは、避けたほうがよいでしょう。答えを既に持っている人には合いますが、将来像がまだ定まっていない人は、その場で考えた答えを話すことになりがちです。将来の話は、部下から出たときに広げるとよいでしょう。
• 育成の話を評価と切り離すこと：育成面談を評価と切り離し、「評価とは関係のない場です」と伝えるよう勧める助言もありますが、KAKEAIは、そのように切り離すことをおすすめしません。伸ばしたい点が評価のどの項目に当たるのかがわからないと、部下は、何にどこまで取り組めばよいのかを判断しにくくなります。評価シートを二人で見ながら、どの仕事がその項目に当たると上司が考えているのかを伝えてください。

部下を育成するための面談がうまくいったかを、どう振り返るか

育成面談がうまくいったかどうかは、面談中の雰囲気よりも、その後の仕事に表れます。次の面談を終えた頃に、3つの点を振り返ってみてください。

• 面談の終わりに、次の仕事で試すことが、部下自身も納得できる内容で1つ決まっていたか。
• 上司は、決めた範囲を実際に部下に任せ、約束した準備と同席ができたか。
• 次の面談が、試した結果を二人で振り返るところから始まったか。

次の面談の最初の一言の例です。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談がその後の行動につながっているかという質問に、「毎回そうなっている」と答えた人は9.4%でした。この人たちの68.1%が、面談が成長につながっていると感じています。「半分くらいの回でそうなっている」と答えた人では、そう感じている人は12.8%でした。面談がその後の行動につながっている人ほど、面談が成長につながっていると感じている人の割合が高くなっています。

育成計画を細かく作り込むことよりも、決めたことを次の仕事で試し、その結果を次の面談で一緒に振り返ることを優先しましょう。