社内で面談を行うときのルールを決めたい

社内で面談を行うときのルールは、頻度や時間は目安にとどめ、二人の約束を3つに絞る

社内で面談を行うときのルールは、頻度・時間・場所・記録の書式を細かく固定するより、それらは目安にとどめ、上司と部下の二人が守る約束を3つに絞ることをおすすめします。3つの約束とは、面談の最初に部下が話したいことと上司に期待することを伝えること、終わりに次に取り組むことを二人で決めること、記録は二人のものとして扱うことです。

頻度や場所は、ルールとして書きやすく、守られているかも確認しやすい項目です。けれども、部下の側の答えを見ると、実際の面談の場所や頻度は人によってさまざまです。1つの形にそろえること自体が目的になってしまうおそれがあります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の場所は「会議室や個室」が61.0%、「職場のオープンスペース」が23.0%、「オンライン・電話」が13.2%でした。つまり、個室以外の場所で行われている面談も少なくない、ということです。「面談は必ず個室で」というルールは、今のやり方を変えることを多くの上司と部下に求めることになります。

面談のルールを書く前に決めること：呼び方と目的

面談のルールを書く前に、社内で何を「面談」と呼び、何のための時間にするのかを決めてください。呼び方が人によって違うと、ルールの対象がどの面談なのかが伝わりません。

KAKEAIの1万人調査では、上司との定期的な面談を「1on1だと思う」とはっきり答えた人（「とてもそう思う」と「そう思う」の合計）は37.2%でした。残りは「どちらかといえば」の答えか、1on1だとは思わないという答えで、「1on1」という言葉を知らない人も4.6%います。同じ定期的な面談でも、それを1on1と呼ぶかどうかは人によって分かれ、言葉そのものが通じない人もいるということです。ルールの文書では、社内で通じる言葉を1つ選び、「上司と部下が1対1で、定期的に行う面談」のような定義を最初に書くとよいでしょう。

目的は、1行で書きます。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の面談の目的は、仕事と成長を前に進めることだと考えています。「コミュニケーションの活性化」「信頼関係の構築」のような言葉を目的に置くと、何をもって達成とするかが決められず、ルールが実施の回数を数えるだけのものになりやすくなります。

面談のルールの項目と、書き方の例

面談のルールに入れる項目と、書き方の例、決めすぎないことを、次の表にまとめました。

頻度と時間の目安は、実際の面談に近い数字にしておくと、現場に受け入れられやすくなります。1万人調査では、上司との定期的な面談の頻度は「半年に一度」21.7%、「1ヶ月に一度」20.3%、「1週間に一度」18.4%に分かれています。1回あたりの時間は「30分」が41.7%で最も多くなっています。30分という目安は、最も多い時間と同じです。月1回以上という頻度は、「1ヶ月に一度」や「1週間に一度」の人には今と同じで、「半年に一度」の人には増やすことを求める目安になります。

頻度や時間を細かく決めるだけでは、面談の成果の実感はあまり変わらないと考えられます。KAKEAIの1万人調査では、面談の頻度・時間・場所・話題と、成果を感じるかどうかとの関係は小さなものでした。この4つを合わせても、成果の実感の差のうち説明がつくのは5.4%だけです。ルールで決めやすい頻度や時間を整えるだけで、面談の成果の実感が変わるとは考えにくいと言えます。

面談のルールを現場に出すときに気をつけること

面談のルールを現場に出すときに気をつけたいのは、ルール自体が「言われたからやる」面談を増やさないことと、配るだけで済ませないことの2つです。

「言われたからやる」面談を増やさない

面談のルールを決める人事と経営が気をつけたいのは、ルールそのものが、部下にとっての面談の理由を「会社に言われたから」にしてしまうことです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人は27.2%でした。一番の理由としてこれを選んだ人は20.5%で、その人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%です。一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人では41.2%でした。会社や上司に言われたから面談をしている人は、面談の成果を感じにくい傾向があります。

ルールを出すときに人事ができるのは、ルールの文書に目的を書くことと、上司が自分の言葉で部下に目的を伝えるよう案内することです。「会社の方針で始まりました」とだけ伝わると、部下の理由は「言われたから」になりやすくなります。

部下の側にも、ルールで求めることを1つだけ書きます。話したいことと上司に期待することを、面談の前か最初に伝えることです。

面談のルールで、法律や就業規則に関わる部分の扱い

面談のルールのうち、記録の保存・業務時間の扱い・体調やハラスメントの話が出たときの対応は、法律や就業規則に関わります。この部分は、このページで判断を言い切ることはできません。人事の中で就業規則を確かめ、判断に迷う点は社外の専門家に確認したうえで、ルールに書いてください。

• 記録の保存。定期的な面談の記録は二人のものですが、指導や休職、懲戒に関わる面談の記録は、会社の決まりで保存や提出が必要になることがあります。定期的な面談とは別の書式にし、どの面談が会社の記録になるのかを、上司と部下の両方に分かるように書きます。
• 業務時間の扱い。面談は業務の一部として業務時間内に行うことを基本にし、時間外に行う場合の扱いは就業規則に沿って決めます。
• 体調の話。面談で体調の話が出たときは、上司が病状を判断せず、産業医や人事の担当につなぐことをルールに書きます。
• ハラスメントの話。面談で上司の言動への訴えや、ハラスメントに当たるかもしれない話が出たときの相談先（人事の窓口、社外の窓口）を、上司と部下の両方に示します。上司が一人で判断して済ませる形にしないでください。

KAKEAIは、人事が定期的な面談の記録の中身を読むことと、実施率を管理職の目標にすることをおすすめしません。中身を人事が読むと分かっている面談では、部下が話す内容が変わりかねません。実施率を目標にすると、行うこと自体が目的になり、「言われたから」の面談が増えるおそれがあります。会社の決まりで記録が要る面談は、上の通り別の書式で扱ってください。

出すときの進め方

面談のルールは、決めて配るだけで終わらせず、次の順で進めることをおすすめします。

1. ルールの案を、上司と部下の両方から数人ずつ選んで読んでもらい、「これは守れない」「これは要らない」という点を聞きます。
2. 守る約束を3つに絞り、頻度や時間の項目は目安の書き方に直します。
3. 上司向けの説明の場で、ルールの文書より先に、面談の最初の2分（話したいことと上司に期待することを尋ねる）と終わりの5分（次に取り組むことを二人で決める）の進め方を伝えます。
4. 部下向けには、面談の前に伝えることを1行で案内します。
5. 3か月後に、上司と部下の両方に、ルールのどこが合わなかったかを聞いて直します。

説明の場では、上司と部下から出る質問に、人事がその場で答えられるようにしておきます。

面談のルールがうまくいったかを、どこで見るか

面談のルールがうまくいったかどうかは、実施率ではなく、面談の中身がどう変わったかで振り返ってください。人事が記録の中身を読まずに見られる点は、次の通りです。

• 上司と部下のそれぞれに尋ねたとき、面談の最初に部下が話したいことと上司に期待することを伝えている、という答えが返ってくるでしょうか。
• 面談の終わりに次に取り組むことが決まっている、と答える上司と部下は、ルールを出す前より増えたでしょうか。
• 面談の頻度や間隔を二人で相談して変えた、という例が出てきたでしょうか。それができるルールになっているでしょうか。
• 3か月後に部下の側に尋ねたとき、面談を「言われたからやっている」と感じている人は減っているでしょうか。

ルールは、目的のためにあります。3か月後の聞き取りで合わない項目が見つかったら、守らせる方向ではなく、ルールのほうを直してください。