面談を打診するときの伝え方とメール

面談を打診するときは、用件・相手に求めること・日時の候補の3つを書く

部下に面談を打診するときは、最初のメールや声かけに3つのことを入れることをおすすめします。何の話をしたいのか（用件）、その面談で部下に何を求めるのか（意見を聞きたい・状況を知りたい・決まったことを伝えたい）、そして日時の候補と所要時間です。「ちょっと時間をもらえますか」とだけ伝える打診は、上司には軽い声かけでも、受け取った部下には何の話か分からない呼び出しになりかねません。

打診の文面に用件を書くと、部下は面談の前に考えを整えておけます。反対に、用件を伏せて呼ぶと、部下は面談の日まで、評価や異動の話ではないかと気を回すことがあります。たとえ悪い話でなくても、何の話か分からないまま過ごす時間は、部下にとって負担です。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。定期的に行っている面談でさえ、評価や見られ方を気にして本音を控える人が一定数いる、ということです。

面談の打診の文面で気をつけること：理由と日程

打診の文面で気をつけたいのは、面談の理由を会社の決まりに置かないことと、日時の候補を上司の側から出すことの2つです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている一番の理由として、会社や組織、上司から実施するように言われているためと答えた人が20.5%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%です。一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人では41.2%でした。会社や上司に言われたから面談をしている人は、面談の成果を感じにくい傾向があります。面談をしている理由の数字を打診に当てはめると、文面が「会社の決まりで面談をすることになりましたので」だけでは、部下にとって面談は言われたからするものになりやすいと考えられます。会社の決まりで始める面談でも、上司自身が何のために使いたいかを一言添えてください。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとの中で最も多く挙げられたのは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%の人が選んでいました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%を上回っています。つまり、上司の日程に困っている人は、面談そのものには成果を感じている割合が高い、ということです。日程の調整は、面談を役立てている人にとっても負担になっています。その負担を部下に寄せないよう、打診では上司の側から日時の候補を2つ出し、合わなければ動かせると書いてください。

場面ごとの面談の打診の言い方とメールの文面

面談の打診の文面は、場面によって書き分けます。以下の文例は、営業の部署の上司が、お客様の担当をしている部下に打診する場面を想定しています。

定例ではない相談をしたいとき

新しい仕事を任せたい、進め方を変えたいといった相談では、まだ決まっていないことと、部下の考えを聞いて決めたいことを打診の時点で書きます。

口頭で打診するときも、同じ3つを入れます。

部下から「どんな話ですか」と返ってきたら、その場で答えられる範囲を伝えます。面談まで引き延ばさないでください。

部下の様子が気になるとき

提出物の修正が増えている、会議での発言が減った、といった様子が気になるときは、何を見て気になったのかを書きます。責める話ではないことも、文面に入れてください。

体調が気になる場合は、面談の打診で病状を尋ねることはせず、話せる範囲で聞きたいと伝えます。面談で体調の話が出たときは、産業医や人事の担当につなぐことを伝え、上司だけで判断しないようにします。

評価の見通しを伝えたいとき

期の途中で今の時点での評価の考えを伝えたいときは、結果の通知ではなく、上司の考えを共有して部下の見方も聞きたいという打診にします。

定期的な面談を新しく始めるとき

定期的な面談を新しく始める打診では、会社の方針であっても、上司自身が何のための時間にしたいのかを書き、部下の希望も聞きたいと添えます。

面談の打診で避けたいこと

面談の打診で避けたいのは、部下に不要な気がかりを持たせる書き方と、日程の負担を部下に寄せる書き方です。

• 用件を書かない。「話があります」「時間をください」だけの打診は、何の話か分からない時間を部下が過ごすことになります。1行でよいので用件を書きます。
• 突然、個室に呼ぶ。打診なしに「今、ちょっといいですか」と個室に呼ぶのは、急ぎの用件か、本人が困っていると分かっているときだけにします。
• 「評価について」とだけ書く。結果の通知と受け取られます。途中の見方を共有したいのか、結果を伝えるのかを書き分けます。
• 日時の候補を部下に任せる。「空いている時間を教えてください」だけでは、部下は上司の予定を見て気を使います。候補は上司から出します。
• 断れない形で書く。用件が急ぎでなければ、「都合が悪ければ動かします」「来週でも大丈夫です」と添えるとよいでしょう。
• 本人と話す前に、周りに打診の内容を話す。担当の変更や評価の話を、本人より先に同僚が知る形は避けます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談は上司と部下の両方が当事者で、どちらかだけに責任を負わせるものではないと考えています。打診は、その面談の最初のやり取りです。用件を伝え、相手の考えを聞きたいと書き、日時を動かせると添える打診は、面談そのものを二人の時間にする入り口になります。

面談の打診がうまくいったかを、どこで見るか

面談の打診がうまくいったかどうかは、返事の早さではなく、面談の始まり方で振り返ってください。上司と部下の二人で、次の点を見てみましょう。

• 面談の最初に、用件を説明し直すことなく、すぐに本題に入れたでしょうか。
• 打診のメールだけで、部下に何の話かが伝わっていたでしょうか。
• 日時は、部下が上司の予定に気を使わずに決められたでしょうか。
• 面談の終わりに、次に取り組むことと、次に話す日が決まっていたでしょうか。

打診の文面を変えても、部下の反応がすぐに変わるとは限りません。用件を書いた打診を3回ほど続けたあとで、部下に「面談の前に、何の話か分かっていると準備しやすいですか」と尋ね、書き方を二人で直していくとよいでしょう。