上司と部下の相談は、どう進めればよいか

上司と部下の相談は、上司に期待することを決めて始め、誰が何をするかを決めて終える

上司と部下の相談は、部下が「相談したいこと」「上司に期待すること」「いつまでに決めたいか」の3つを添えて切り出すところから始めます。上司はまず何に困っているのかを把握して期待に合わせて応え、終わりに二人で誰が何をいつまでにするかを決めます。この流れで進めることをおすすめします。相談は、部下が話して上司が聞くだけの時間ではなく、仕事を前に進めるための二人の仕事です。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で上司に期待することが具体的にある人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は39.3%でした。「期待していることは特にない」と答えた人では8.4%で、39.3%はその約4.7倍です。つまり、上司に何を期待しているかがはっきりしている人のほうが、面談の成果を実感しているということです。

KAKEAIの1万人調査では、上司に期待すること（5つまで選択）として「その時々によって違う」を選んだ人が28.7%いました。選べる答えの中で4番目に多い答えです。上司に期待することが決まっている人だけでなく、その時々によって違うという人もいる、ということです。

このページの数字は、上司との定期的な面談について尋ねたものです。面談についての数字ですが、相談でも、部下が上司に何を期待しているかをそのたびに言葉にすることが、相談を仕事に役立つものにすると考えられます。意見がほしいのか、一緒に考えてほしいのか、聞いてほしいだけなのかは相談ごとに違い、言わなければ上司には分かりません。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、相談がうまくいったかどうかは、そのあとの行動で見るものだと考えています。話せたかどうかではなく、相談のあとに二人のどちらかが動いたかどうかで振り返ります。

以下では、営業の部下が、新しい取引先から支払いの期日を30日から60日に延ばしてほしいと求められ、上司に相談する場面を例にします。先方への返事は、来週の火曜までと約束しています。

部下の立場で：相談の切り出し方と、添える3つのこと

部下から相談するときは、相談したいこと、上司に期待すること、いつまでに決めたいかの3つを最初に伝えます。考えがまとまっていなくてもかまいません。何に困っているかが言えれば、相談は始められます。

上司に期待することは、次の表のように、相談の中身に合わせて言い分けます。

判断の材料になるものがあれば、相談のときに一緒に出します。上司が知らないことを部下が知っている場合もあり、材料がそろうほど、その場で決められることが増えます。

上司の立場で：相談を受けたときの応じ方

上司が相談を受けたときは、まず部下が何に困っていて、どうしたいのかを把握します。そのうえで、部下が期待していることに合わせて応えます。最初から聞き役と決めることも、すぐに答えを出すと決めることも、どちらも避けます。

意見を求められたときは、部下にも考えがあることが多いので、まずその考えを尋ね、そのうえで上司の意見を理由とともに具体的に伝えます。

一緒に考えてほしいと言われたときは、部下の案を先に聞く手順にせず、何に困っているのかを二人で把握し、真剣に一緒に考えます。

聞いてほしいと言われた回は、聞くことに集中してかまいません。聞くだけで終わる相談があってもよいのです。

KAKEAIは、相談を受けた上司は聞き役に徹する、答えを教えず質問で本人に気づかせる、と決めておくことをおすすめしません。部下の期待は相談ごとに違い、決めておいた応じ方が合わない回が出るからです。

手が離せないときは、聞けるふりをせず、聞ける時刻を伝えます。

相談の終わり方：誰が何をいつまでにするかを二人で決める

相談の終わりには、話した内容をまとめるだけでなく、誰が何をいつまでにするかを二人で決めます。上司が引き受けたことの結果は、約束した期限に上司から伝えます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談がそのあとの行動につながっているかを尋ねると、最も多い答えは「半分くらいの回でそうなっている」で40.9%でした。「毎回そうなっている」は9.4%です。つまり、上司と話した内容が毎回行動につながっている人は1割に届かず、半分くらいの回で終わっている人が最も多いということです。相談も、話して終わりにしないために、終わりの数分を次の動きを決める時間に充てるとよいでしょう。

部下の側からも、決まったことを言葉にして終えると、食い違いが残りません。

次に話すときは、相談の結果から始めます。上司が引き受けたことは、聞かれる前に上司から伝えます。

相談は、1on1のときだけにする必要はありません。火曜までの返事のように期限が近いことは、その日のうちに立ち話やチャットで切り出し、時間が要るときに改めて場を取ります。

上司と部下の相談で、避けたいこと

避けたいのは、相談を「部下が案を持ってくる場」か「上司が答えを出す場」のどちらかに決めてしまうことです。

• 相談は自分の案を持ってから、と部下に求める。案を作る前に困っている相談ほど、早く話したほうが手が打てます。案がなくても、何に困っているかが言えれば十分です。
• 上司は聞き役に徹する、質問で気づかせる、と決めておく。意見やアドバイスを求めている回に、その期待に応えられません。
• 反対に、上司がすぐ答えを出すと決めておく。部下の考えや、部下しか知らない事情を聞かないまま決めると、外れることがあります。
• 話がまとまったところで終える。誰が何をいつまでにするかを決めないと、相談のあとに誰も動かないことがあります。
• 相談を1on1まで取っておく。期限が近いことは、その日のうちに短く切り出すほうが、取れる手が増えます。

相談がうまくいったかを、二人でどう振り返るか

相談がうまくいったかどうかは、話がまとまったかではなく、相談のあとに二人のどちらかが動いたかで振り返ります。次のような点を見てみてください。

• 相談の最初に、上司に期待することが言葉になっていたでしょうか。なっていれば、次は、相談の終わりに誰が何をいつまでにするかを決めるところまで進めてみます。
• 上司が引き受けたことの結果は、約束した期限に、上司から部下に伝えられていたでしょうか。
• 次に話したとき、前の相談の結果から話を始められたでしょうか。
• 期限が近い相談を、1on1を待たずにその日のうちに切り出せたでしょうか。

次の相談では、部下は最初に上司に期待することを一言添え、上司は終わりに「誰が何をいつまでに」を一緒に決めるところから試してみてください。