部下からの連絡がうざいと感じるとき

部下からの連絡がうざいと感じるとき、何が起きているのか

部下からの連絡が多くてうざいと感じるときは、連絡の回数ではなく、連絡の中身に目を向けることをおすすめします。頻繁に届く連絡は4つに分けられます。判断を求めるもの、情報を求めるもの、確認を求めるもの、そして報告です。多くは、部下が仕事を止めずに進めるために送っているものでしょう。部下の性格の問題として受け止めると、仕事の進め方について二人で話す機会を逃してしまいます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談のあとに行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、行動につながらない理由を尋ねました（5つまで選択）。「行動するために必要な情報が揃っていない」を挙げた人は15.9%、「判断材料はあるが確信がもてない（不安・恐れ・迷い）」は11.0%、「裁量や権限がなくできない」は9.4%でした。最も多かった理由は「その時々によって違う」で、理由は1つにまとまっていません。その中で、情報・確信・権限が足りないことも、話したあとに動けない理由として挙がっています。

面談についての数字ですが、部下からの確認の連絡にも、情報や確信、権限が足りずに動けないという事情があるのかもしれません。頻繁な連絡は、減らす対象としてではなく、1on1で伝えることを見直すきっかけとして受け止めるとよいでしょう。ただし、連絡が多い理由はほかにもあり得るので、決めつけずに部下に事情を尋ねてみてください。

以下では、部下が展示会への出展の準備（備品の発注、ブースを作る業者とのやり取り、来場者への案内メール）を担っている場面を例にします。

頻繁な連絡への、その場の返し方

その場の返事は、短くてかまいません。大事なのは、既読だけで止めずに、答えか、いつ答えるかのどちらかを返すことです。連絡の中身ごとに、返し方は変わります。

判断を求める連絡には、まず部下自身の考えを尋ねます。意見を求めてくる部下には、自分の考えがあることが多いからです。そのうえで、上司の考えを理由とともに伝えます。

情報を求める連絡には、答えと一緒に、その情報をどこで見られるかも伝えます。同じ連絡が繰り返されるときは、情報の置き場所が部下に見えていないのかもしれません。

確認を求める連絡には、どこまで上司が確認したかと、残りは部下の判断でよいことを、はっきり伝えます。

報告には、受け取ったことと、次に知りたいことを返します。「了解です」だけでは、部下にはどこまで報告すればよいのかが伝わりません。

連絡を減らすのではなく、1on1で伝えることを変える

部下が確認の連絡をしなくても進められるようにするには、その場の返事より、1on1で任せる範囲・判断の基準・必要な情報を部下に伝えることが有効です。上司も部下も、細かな確認を1on1の議題にしてかまいません。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は仕事と成長を前に進めるための時間だと考えています。

1on1の最初に、上司が自分の非を認めてから話を始めると、部下は確認の連絡をとがめられていると受け取らずに済むでしょう。

連絡の仕方も、上司が決めて言い渡すのではなく、二人で決めます。急ぐものと急がないものの分け方、まとめて聞く日、上司が返事を返す時間帯の3つを決めておくと、部下は送ってよいかどうかで迷わずに済みます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとで最も多かった答えは「上司の時間確保や日程調整」で、挙げた人は24.6%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%を上回っています。上司の時間が取りにくいことに困っている人のほうが、面談に成果を感じている割合は高いということです。日々の連絡を尋ねた数字ではありませんが、上司の時間を求めることは、仕事を進めたいという気持ちの表れでもあると考えられます。

時間外の連絡と、上司が手を離せないときの連絡

連絡の内容ではなく、届く時間が負担になっているときは、上司が返事をする時間を決めて伝えます。夜や休日の連絡に上司がその場で返し続けると、部下も夜や休日に返事を待つようになり、やり取りが仕事の時間の外へ広がっていきます。

会議の直前や締め切りの前で手を離せないときは、答えられないことではなく、いつ答えるかを返します。

上司の忙しさを理由に連絡を断ると、部下は次から、急ぐことも送らなくなるかもしれません。忙しいときほど、「いつ返すか」の一言を返すことをおすすめします。

部下からの連絡がうざいと感じたときに、避けたいこと

避けたいのは、いらだちをそのまま部下に向けることと、逆に、我慢して何も変えないことの両方です。

• 「連絡は1日1回にまとめて」と、上司の都合だけで言い渡す。急ぐ連絡まで止まり、お客様への対応が遅れるおそれがあります。急ぐものと急がないものの分け方を、二人で決めることをおすすめします。
• 既読だけ付けて返さない。部下には、見てもらえたのか、答えを待ってよいのかがわかりません。答えられないときは、いつ答えるかだけでも返します。
• 「自分で考えてから来てください」と返す。情報や権限が足りないことは、部下が一人で考えても補えません。何が足りないのかを尋ねるほうが、次の連絡は減りやすくなります。
• うざいと感じる自分を責めて、我慢し続ける。我慢するのは、1on1で任せる範囲を決めるまでの間だけにします。何も変えずに我慢を続けると、いらだちは別の場面で部下に向きがちです。
• 連絡が減ったことを、部下が自立した印だと決めつける。連絡が減る理由には、聞きにくくなったことも含まれます。減ったときこそ、上司から尋ねてみましょう。

連絡が多すぎる状態と、連絡が来ない状態は、どちらも二人の間で連絡の仕方が決まっていないことから起きている場合があります。片方だけを問題にせず、何を・いつ・どの形で伝え合うかを二人で決めておくとよいでしょう。

連絡の受け止め方がうまくいったかどうかの振り返り方

うまくいったかどうかは、連絡の回数が減ったかではなく、1on1で決めたことが二人の間で使われているかで振り返ります。1か月ほどたったところで、次の点を振り返ってみましょう。

• 同じ内容の確認の連絡が、1on1で任せる範囲を決めたあとに、減っているでしょうか。
• 急ぐ連絡と急がない連絡の分け方を、部下だけでなく上司も、決めた通りに使えているでしょうか。
• 部下からの連絡に、上司は答えか、いつ答えるかのどちらかを返せているでしょうか。
• 連絡が減ったとき、進めやすくなったからなのか、聞きにくくなったからなのかを、上司から尋ねたでしょうか。

連絡の仕方を一度決めても、仕事の中身が変われば、任せられる範囲も変わります。展示会が終わったら、次の仕事を任せるときに、同じ話をもう一度短くするとよいでしょう。