初回の1on1で話すこと

初回の1on1で話す4つのことと、30分の時間配分

初回の1on1（1on1ミーティングの1回目）で話すことは、次の4つです。かっこ内は、30分で行う場合の目安です。

1. この時間を何のために使うのか（上司から、1分ほど）
2. 部下が今抱えている仕事の話を1つ
3. その仕事について、部下が上司に期待すること（2と合わせて20分ほど）
4. 次回までにお互いが取り組むことと、次回の日時（5分ほど）

自己紹介や雑談は冒頭の3分ほどにとどめ、初回から仕事の話を1つ取り上げて前に進めることをおすすめします。「初回は顔合わせと関係づくりに充てる」という助言もあります。しかし、1on1がどんな時間なのかは、上司の説明よりも、初回を実際に何に使ったかで部下に伝わると考えられます。初回が雑談だけで終われば雑談の時間、仕事が1つでも前に進めば仕事が進む時間だと、部下は受け取るでしょう。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている一番の理由を1つ選んでもらいました。最も多かったのは「自分の仕事を進めるため」の34.5%で、「上司との関係性を維持・向上させるため」は8.5%です。会社や上司から言われているためと答えた人も20.5%いました。

同じ調査で、面談が成果につながっていると感じている人の割合は、一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人で41.2%でした。関係性の維持・向上を挙げた人では33.0%、言われているためと答えた人では12.5%です。仕事を進めるために面談をしている人は、この3つの中で最も多く、成果を実感している割合も最も高くなっています。

初回の1on1を30分で進める順番と、そのまま使える発言の例

初回の1on1は、次の順に進めるとよいでしょう。決まった手順ではないので、相手に合わせて順番を入れ替えてかまいません。

1. この時間を何のために使うのかを、上司から1分ほどで伝える

上司から伝えるのは、この時間の使い道と、ここで聞いた話をどう扱うかの2点です。部下がこの時間をどう使いたいかも、あわせて尋ねます。

2. 部下が今抱えている仕事の話を、1つ取り上げる

「最近どうですか」と尋ねられると、部下は何について答えればよいのか迷いがちです。初回は、仕事に絞って具体的に尋ねるとよいでしょう。

部下がすぐに思い当たらない様子なら、上司から話題を1つ出します。部下が話し始めるまで待ち続ける必要はありません。

3. 仕事の話が出たら、上司に期待することを早めに尋ねる

話を詳しく聞く前に、部下が上司に何を期待しているのかを尋ねてみてください。残りの時間を、部下の期待に合わせて使えるからです。

一緒に考えてほしいと言われたら、何に困っていて、どうしたいのかをまず把握し、真剣に一緒に考えます。意見を求められたときは、先に部下自身の考えを尋ねてから、自分の意見を具体的に伝えてください。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマの43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。このテーマのうち、部下が上司に期待することとして「一緒に考えてほしい」を選んでいた割合は17.0%で最も多く、「話を聞いてほしい」は7.5%でした。KAKEAIの1万人調査でも、面談で上司に一番期待することとして「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%です。仕事の話で、上司に聞き役だけを期待する人は多くないといえます。

ただし、聞くだけで終わる回があってもかまいません。関わり方を先に1つに決めず、まず部下の期待を尋ねるところから始めてください。

4. 次回までに取り組むことと、次回の日時を決めて終える

残り5分になったら、話の途中でも、次回までに取り組むことの話に移りましょう。取り組むことを部下自身が言葉にできるよう、時間を取ります。上司も引き受けることを1つ決め、結果は遅くとも2回目の最初に報告してください。

初回の1on1で何に時間をかけるかは場面で変わる：場面ごとの最初の一言

初回の1on1で話す4つのことは同じでも、どこに時間をかけるかは、部下との関係や状況によって変わります。

以前から一緒に働いている部下との初回

毎日顔を合わせている部下にとっては、改めて1対1の時間を設ける理由がわかりにくいものです。会議や立ち話では話題になりにくいことを、具体的に尋ねてみてください。

着任や異動の直後で、部下とほぼ初対面の初回

着任や異動の直後の初回は、お互いを知ることが欠かせません。その場合も、出身地や趣味より、仕事の話から入ってみてください。何に時間を使い、どこで迷っているのかを聞くと、相手の仕事の進め方がよくわかるからです。

入社や配属の直後の部下との初回

入社や配属の直後の部下は、まだ仕事をほとんど抱えていません。そこで、最初の1か月の仕事について話します。

初回の1on1で話さなくてよいことと、避けたほうがよいこと

初回の1on1で話さなくてよいのは、長い自己紹介と、制度の詳しい説明です。次の4つも、避けたほうがよいでしょう。

• 目的やルールの説明だけで、時間を使い切ること。説明を聞いただけでは、部下は2回目に何を話せばよいのかを思い描きにくいものです。説明は1分ほどにとどめ、残りの時間で実際に仕事の話をしてみましょう。
• 「何でも話していい時間です」とだけ伝えること。何でもよいと言われると、話題を考える負担が部下に偏りがちです。初回の最初の話題は、上司から提案するとよいでしょう。KAKEAIの1万人調査でも、面談の困りごととして「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げた人が17.4%いました。
• 初回から、本音や悩みを聞き出そうとすること。初回に本音が出なくても、失敗ではありません。仕事で進めにくくなっていることを聞ければ十分です。同じ調査でも、話したいことを切り出せない、信頼関係がなく安心して話せないなど、本音の話しにくさに関わる3つの困りごとのいずれかを挙げた人が21.8%いました。
• 「評価には関係ありません」と約束すること。評価をする立場の上司がそう言っても、部下にはそれを確かめる方法がありません。上司が伝えられるのは、今期に何を大事にしたいと考えているかです。

初回の1on1は、部下の側からどう見えているか

初回の1on1に臨む部下の中には、上司と1対1で話す場を、評価の面談でしか経験していない人がいます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との定期的な面談の頻度として最も多かった回答は、「半年に一度」の21.7%でした。面談が半年に1回の人では、69.8%が人事評価の話をしています。また、同じ人たちの41.9%は、面談をしている一番の理由として、会社や上司から言われているためと答えました。半年に1回の面談の多くは、評価の話をする場になっています。

上司と二人で話す機会が評価の面談に限られていた人は、初回の1on1も、その続きのように受け取りやすいと考えられます。その場合、次のようなことが気にかかるでしょう。

• なぜ、自分に声がかかったのか。
• 何を話す時間なのか。
• ここで話したことが、評価にどう影響するのか。

時間を取った理由と話す内容は、初回の冒頭で、上司から先に伝えましょう。

初回の1on1がうまくいったかどうかは、何で判断するか

初回の1on1がうまくいったかどうかは、話の盛り上がりや部下の感想よりも、終わったときに何が決まっていたかで判断することをおすすめします。

Kakeai AI 1on1の利用データには、1on1のあとに部下が送る「すっきり度」（0〜5の6段階）があります。送られた回のうち4以上だった割合は、上司と部下の1回目の1on1で69.7%でした。2〜5回目は63.7%、6〜11回目は61.4%、12回目以上は64.0%です。1回目の割合が、ほかの回を上回っています。

初回の1on1を終えたら、次の3つの点から二人の時間を振り返ってみてください。

• 次回までに取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。
• 次回の日時が、その場で二人の予定に入ったか。
• 上司が引き受けたことの報告と、前回の続きから、2回目を始められたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回その後の行動につながっていると答えた人は9.4%で、このうち75.5%が面談の成果を実感していました。全くつながっていないと答えた人では、成果を実感していたのは6.0%です。面談が行動につながっている人ほど、成果を実感しています。

初回は、話が弾まなくても問題ありません。次に取り組むことが1つ決まっていれば、2回目はその続きから始められます。