フィードバックとダメ出しの違い

フィードバックとダメ出しの違いは、指摘のあとに何を決めるかにある

ダメ出しとは、仕事のよくない点を指摘したところで話が終わる伝え方です。フィードバックとは、仕事について上司が確認した事実と自分の考えを伝え、次にどうするかまでを二人で決める伝え方です。

改善してほしい点の指摘は、どちらにも含まれています。違いが生まれるのは、指摘のあとです。部下が次に取り組むこと、上司が引き受けること、次に一緒に確認する日の3つが決まっていれば、同じ指摘がフィードバックになります。この3つがなければ、言葉をどれほどやわらかくしても、ダメ出しで終わります。

ダメ出しは、フィードバックが前半の指摘だけで終わったものだと言えます。ダメ出しを改めるために必要なのは、指摘を取り下げることではなく、指摘のあとの話を付け加えることです。

改善してほしい点を伝えることは、ネガティブフィードバックや改善のフィードバックとも呼ばれます。呼び方が違っても、ダメ出しとの見分け方は変わりません。

ダメ出しをやめて指摘を控えても、フィードバックにはならない

ダメ出しを改めるために、改善してほしい点の指摘までやめる必要はありません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に最も期待することを1つ選んでもらいました。「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人は18.3%で、「その時々によって違う」の20.9%に次いで2番目に多い回答です。「話を聞いてほしい」は7.9%でした。また、「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人では、面談が成果につながっていると感じている人が42.7%で、回答者全体の31.9%を上回っています。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、部下が1on1の前に、話したいテーマと上司に期待することを選んでいます。「スキルや力の向上」のテーマで、上司に期待することとして「具体的なアドバイスがほしい」が選ばれていた割合は19.2%です。「話を聞いてほしい」は6.9%でした。

アドバイスと指摘は同じものではありません。ただ、どちらのデータでも、具体的なアドバイスを求める回答が、話を聞いてほしいという回答を上回っています。

指摘をしても改善が進まないときは、指摘の量や強さではなく、指摘のあとの話を振り返ってみてください。

1万人調査では、面談がその後の行動につながるのは多くても半分くらいの回だと答えた人（6,074人）に、その理由を尋ねました（5つまで選択）。最も多かったのは「その時々によって違う」の26.1%です。「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「時間やコストの制約で動けない」は15.4%でした。「裁量や権限がなくできない」は9.4%、「スキルが不足していてできない」は9.1%です。面談が行動につながらない理由は、1つに絞れず、さまざまだと言えます。

情報の不足は、指摘を具体的にすることで補える場合があります。しかし、時間と権限の不足は、言葉をどれだけ具体的にしても解消しません。仕事の優先順位を決める、判断を引き受けるといった、上司の側の行動が必要です。

厳しい言い方をすれば、ダメ出しは、改善をすべて部下に任せて終える伝え方です。ダメ出しとフィードバックを分けるのは、指摘のあとに上司が何を引き受けるかだと考えられます。

ダメ出しを避けようとして、陥りやすいこと

ダメ出しを避けようとして選びがちな次の3つは、指摘そのものを変えるだけで、指摘のあとの話は抜けたままです。

• 指摘を控えること。指摘しなければダメ出しにはなりませんが、改善してほしい点は残り、部下は改善の機会がないまま仕事を続けることになります。
• 言葉だけをやわらかくすること。「この報告書、もう少しわかりやすくなるといいですね」と言い換えても、部下が次に何をするかは決まりません。やわらかいダメ出しになるだけです。
• 質問だけで気づいてもらおうとすること。改善してほしい点が上司の中で決まっているのに「どう思いますか」とだけ尋ねると、部下は上司の考えを探りながら答えることになります。改善してほしい点は上司から伝え、どう改善するかを部下に尋ねるとよいでしょう。

ダメ出しを受けた部下は、上司に聞き返しにくい

ダメ出しを受けた部下にとって、どこをどこまで直せばよいのかを上司に聞き返すのは、簡単ではありません。上司は、自分を評価する立場の人でもあるからです。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人は9.3%です。

聞き返せないままだと、部下は推測で直すことになり、推測が外れれば同じ指摘を繰り返し受けかねません。聞き返されるのを待たずに、上司のほうから指摘のあとの話を切り出しましょう。

同じ指摘をダメ出しで終えないために、指摘のあとに何を付け加えるか

指摘のあとには、部下が次に取り組むこと、上司が引き受けること、次に一緒に確認する日の3つを付け加えます。まずはこの順番で話してみて、相手や場面に合わせて入れ替えてください。

例は、部下が作成する月次の報告書でそろえています。指摘の内容は、「表だけで、数字が先月から動いた理由が書かれていない」です。

1. 部下が次に取り組むことを、二人で決める

指摘を伝えたら、どう改善するかを部下に尋ねます。

部下から案が出てこないときは、待ち続けずに上司の案を話しましょう。

話の終わりには、上司が要点をまとめ直すのではなく、部下が自分の言葉で話す時間を取るとよいでしょう。

2. 上司が引き受けることを、1つ決める

上司が何を引き受けるとよいかは、部下が何に困っているかによって変わるので、先に尋ねてみてください。

答えに応じて、上司が引き受けることを1つ決めて部下に伝えます。情報、時間、判断の順に例を挙げます。

部下の答えが「特にありません」だったときは、上司から1つ申し出てみましょう。

引き受けるのは1つで十分です。上司がすべて引き取って直してしまうと、部下が改善に取り組む機会がなくなります。

3. 次に確認する日を、仕事の日程に合わせて決める

確認する日は、次の1on1の日ではなく、その仕事の次の締め切りに合わせて決めることをおすすめします。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1を続けている上司と部下の組（直近3か月に3回以上実施）のうち、80.0%が月1回のペースで1on1を行っていました。毎週行っている組は5.8%です。

月1回の場合、次の1on1を待つと、確認はおよそ1か月先になります。月次の報告書では、その間に次の締め切りが来てしまいます。

確認するのは、改善すると決めた箇所だけでかまいません。範囲を絞れば短い時間で済み、二人とも続けやすくなります。

確認する日には上司のほうから声をかけ、改善されていたら、そのことを言葉にして伝えましょう。

同じ場面で、ダメ出しとフィードバックの言い方はどう違うか

同じ場面の同じ指摘でも、指摘のあとの話を付け加えると、ダメ出しはフィードバックに変わります。次の4つの場面では、どちらの言い方も、伝えたい指摘は同じです。

月次の報告書の内容が足りないとき

ダメ出しで終わる言い方：

フィードバックになる言い方：

月次の報告書が締め切りより遅れたとき

ダメ出しで終わる言い方：

フィードバックになる言い方：

提出が遅れたときは、改善の方法を話す前に、どこで時間がかかったのかを尋ねます。理由によって、上司が引き受けることが変わるからです。

同じ指摘が2回目になったとき

ダメ出しで終わる言い方：

フィードバックになる言い方：

2回目の指摘では、同じ言葉を強めて繰り返すのは避けましょう。1回目に決めたやり方が合っていなかったと考え、やり方のほうを見直します。

時間がなく、チャットや席で一言で伝えるとき

ダメ出しで終わる言い方：

フィードバックになる言い方：

急ぎの場面では、次に取り組むことを上司から伝えてかまいません。3文あれば足ります。周りに人がいるときは、チャットで送るか、席を離れて伝えましょう。

ダメ出しで終えてしまった指摘は、翌日フィードバックに言い直せる

ダメ出しで終えてしまったと気づいたら、翌日に、指摘のあとの話だけを付け加えれば間に合います。指摘そのものを取り消す必要はありません。

上司が自分で気づいたとき

部下に「ダメ出しばかりですね」と言われたとき

言い返さずに、まず受け止めましょう。そのうえで、次にどうするかの話をその場で付け加えます。

ダメ出しがフィードバックに変わったかどうかは、何でわかるか

ダメ出しがフィードバックに変わったかどうかは、指摘のあとに決めたことが、実際に行われたかどうかでわかります。その場で「わかりました」という返事があっても、納得しているとは限りません。次の3つの点から、二人のやり取りを振り返ってみてください。

• 話の終わりに、次に取り組むことが部下自身の言葉になっていたか。
• 上司が引き受けると言ったことを、約束した日までに実行できたか。
• 確認する日に上司のほうから声をかけ、改善されていた点を言葉にして伝えられたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%でした。「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人では23.2%です。どちらも、回答者全体の31.9%を下回っています。

振り返る3つの点のうち、2つは上司自身の行動です。指摘を伝えたままにしておくと、部下には、上司が前回の話を忘れているように見えかねません。上司が引き受けることと確認する日は、無理なく守れる範囲で約束し、自分の予定表に入れておきましょう。部下が変わったかどうかを気にする前に、上司自身が約束を果たせたかを振り返ることをおすすめします。