部下へのフィードバックのやり方とコツ

部下へのフィードバックは、面談を待たずにその日のうちに伝える

部下へのフィードバックは、次の面談を待たずに、気づいたその日のうちに、仕事の中で伝えることをおすすめします。ここでいうフィードバックとは、部下の仕事について、上司が見た事実と自分の考えを本人に伝えることです。よかった点を伝えることも、やり方への助言や、改善してほしい点の指摘も含みます。「FB」と略されることもあります。

上司にも自分の担当業務があるため、気づいたことがあっても「次の面談で話そう」と後回しにしがちです。しかし、次の面談が2週間先なら、部下はその間、同じやり方で仕事を続けることになります。面談の場でも、どの仕事のどの部分の話だったのかを、二人で思い出すところから始めなければなりません。しかも、言いにくい内容ほど、先送りしたくなるものです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で話している話題を複数回答で尋ねました。「スキルや力の向上」を挙げた人は22.2%で、この人たちの39.6%は、面談が成果につながっていると感じていました。この話をしていない人では29.7%でした。一方、面談の時間に占める割合を回答の平均で見ると、「スキルや力の向上」の話は4.3%、「具体的な仕事」の話は47.2%でした。スキルの話をしている人は成果を感じている割合が高いものの、面談の中でこの話に使われている時間はわずかです。

仕事のやり方について気づいたことは、面談を待たずに伝えておくとよいでしょう。面談では、その続きを話し、スキルを伸ばす話に時間を使ってみてください。

部下へのフィードバックのやり方は、4つの手順で進める

仕事の中でのフィードバックは、4つの手順で進めます。用件、見た事実、次からお願いしたいことの順に伝え、最後に部下の事情を尋ねてください。コツは、1回につき1つに絞り、気づいたその日のうちに、3分ほどで伝えることです。2つ目を伝えるのは、1つ目に変化が見られてからにしましょう。手順は目安なので、相手や場面に合わせて入れ替えてかまいません。例として、お客様からの問い合わせにメールで返信する仕事を取り上げます。

1. 声をかけ、何の話かを先に伝える

「ちょっといいですか」とだけ声をかけると、部下は何の話かがわからないまま、身構えて聞くことになります。

2. 見た事実を1つ伝える

「いつも」「最近」と話し始めると、どの仕事の話なのかが部下に伝わりません。どのメールのどの部分なのかを示しましょう。

3. 次からお願いしたいことを、具体的に伝える

「もう少し丁寧に」では、どこをどう直せばよいのかがはっきりしません。次に同じ仕事をするときの行動を1つ、具体的に挙げましょう。

4. 部下の事情を尋ね、次にどうするかを二人で決める

上司の知らなかった事情がわかったときは、お願いする内容をその場で見直します。

伝えたあとは、次の同じ種類の仕事に目を通し、変化に気づいたら、その日のうちに本人に伝えましょう。

慣れないうちは、よかった点を1つ、その日のうちに伝えるところから始めるのがおすすめです。改善してほしい点も、同じ週のうちに1つ伝えてみてください。

話の内容で変わる、部下へのフィードバックの伝え方

部下へのフィードバックでは、気づいたことの内容によって、上司の関わり方を変えます。仕事のやり方についてなら具体的に助言し、進行中の仕事の進め方についてなら、部下と一緒に考えます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データから、1on1の前に部下が選んだ、上司に期待することをテーマごとにまとめました。表の割合は、そのテーマが選ばれた件数全体に対するもので、上司に期待することが選ばれなかった場合も分母に含みます。

上司に期待することのうち、最も多く選ばれているものは、テーマによって違います。どの関わり方が合うか迷うときは、部下に尋ねるのが確実です。

仕事のやり方について気づいたとき

仕事のやり方については、上司が自分のやり方を1つ、具体的に伝えます。経験の少ない仕事について「どう思いますか」と尋ねられても、部下は答えにくいものです。

進行中の仕事の進め方が気になったとき

進め方が気になったときは、上司が意見を言う前に、部下が何に困っていて、どうしたいのかを尋ねます。上司の知らない事情で、仕事が止まっていることもあるからです。状況を把握したうえで、次の一手を一緒に考えましょう。

優先順位に関わる場合は、部下の考えを尋ねたうえで、上司の意見を理由とあわせて伝えます。

よかった点に気づいたとき

「よかったよ」の一言だけでは、何を続ければよいのかが部下に伝わりません。どこがよかったのかと、その結果どうなったのかを伝えましょう。

伝えたのに変化が見られないとき

同じ内容を強い言葉で繰り返す前に、理由を尋ねましょう。部下の側に変えにくい事情があることも、上司の伝え方がわかりにくかったこともあります。

体調や家庭の事情が関わっていそうなとき

返信の遅れが急に増えるなど、仕事の様子が以前と変わったときは、指摘よりも先に事情を聞きます。体調の話が出たら、まず「話してくれてありがとうございます」と受け止めましょう。そのあとの対応は上司だけで判断せず、人事の担当者や産業医に相談してください。

職場の状況に合わせた、部下へのフィードバックの最初の一言

その日のうちに伝えると決めていても、場所や時間の都合で、すぐには話せない日があります。状況ごとの最初の一言を用意しておくと安心です。

隣の席に人がいる、会議室が取れないとき

よかった点は、席で伝えてかまいません。改善してほしい点は、周りに聞こえない場所に移ってから話しましょう。

部下が締め切り前で忙しいとき

話す時刻だけを、先に二人で決めておきます。どの仕事の話なのかを添えれば、部下は用件がわからないまま待たずに済みます。

リモートワークで、やり取りがチャット中心のとき

よかった点は、すぐにチャットで伝えましょう。改善してほしい点は、長文で送らずに通話で話すことをおすすめします。文字だけの指摘は口調が伝わりにくく、部下の事情をその場で聞くこともできないからです。

その日のうちに伝えそびれたとき

その日に伝えられなかったフィードバックは、翌朝に伝えます。何日もたってしまったら、終わった仕事について指摘するよりも、次に同じ仕事をする前にお願いするほうがよいでしょう。

部下の仕事を見られていないとき

見ていない仕事については、事実を伝えられません。人から聞いた話や印象だけでフィードバックをするのは避け、まず部下の仕事を一緒に見る時間を取りましょう。

部下へのフィードバックで避けたいこと

仕事の中でのフィードバックで避けたいことは、次の3つです。

• 仕事のやり方について、答えを言わず質問だけをすると決めておくこと。「答えを教えずに、質問で本人に気づかせる」という助言がありますが、KAKEAIは、上司の関わり方をあらかじめそう決めておくことをおすすめしません。KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に最も期待することを1つ選んでもらいました。「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人は18.3%で、「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。具体的な助言を期待する人のほうが多い、という結果です。反対に、部下の考えや事情を聞かないまま、上司が答えを並べることも避けましょう。
• 人柄や性格の話にすること。「雑だ」「気が利かない」と言われても、部下は次のメールで何を変えればよいのかがわかりません。「返信に期限が書かれていなかった」のように、事実を挙げて話しましょう。
• 「直さないと評価に響く」と、評価を持ち出すこと。評価の結果は、上司がその場で一人で決められるものではありません。伝えられるのは、上司として何を大事にしているかです。

部下へのフィードバックがうまくいったかを、何で判断するか

フィードバックがうまくいったかどうかは、その場の「わかりました」という返事だけでは判断できません。納得していなくても、口にしやすい返事だからです。次に同じ種類の仕事があったときに、以下の3点を振り返ってみてください。

• その仕事に、二人で話した内容が反映されていたか。上司が引き受けたことも実行できたか。
• 次にどうするかを、部下の考えを聞いて二人で決められたか。
• 回を重ねるうちに、部下のほうから「送る前に見てもらえますか」と相談される場面が出てきたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談がそのあとの行動につながっているかも尋ねています。「毎回そうなっている」と答えた人は9.4%で、この人たちの75.5%は、面談が成果につながっていると感じていました。「半分くらいの回でそうなっている」と答えた人では、成果を感じている人は15.7%でした。面談が行動につながっている人ほど、成果を感じている割合が高くなっています。

KAKEAIは、仕事の中で伝えたフィードバックは、その場の返事ではなく、そのあとの二人の行動で振り返るのがよいと考えています。次の面談では、仕事の中で伝えたことを1つ取り上げて、続きを話しましょう。