フィードバック面談のやり方・進め方・流れ

フィードバック面談の流れは、後半の15分を先に確保して組み立てる

フィードバック面談は、次に取り組むことを二人で決める時間を先に確保してから組み立てることをおすすめします。30分なら、後半の15分がその時間です。前半の15分では、上司の考えを伝え、部下の見方を聞きます。ここでいうフィードバック面談（FB面談）とは、上司が部下の仕事について見た事実と自分の考えを伝える、1対1の面談です。

よかった点と改善してほしい点を3つずつ、1つ4分かけて説明すると、それだけで24分です。30分の面談では、部下の見方を聞く時間も、明日から何を変えるかを決める時間もほとんど残りません。そこで上司は、次回は60分に延ばそうと考えがちです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が1回30分の人の31.3%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。60分の人では37.3%、10分の人では26.0%でした。面談が長い人のほうが割合は高いものの、10分の人と60分の人の差は11.3ポイントです。

同じ調査では、面談がその後の行動につながっているかも尋ねています。「毎回そうなっている」と答えた人では、「面談が成果につながっている」と感じている人が75.5%にのぼりました。「全くそうなっていない」と答えた人では6.0%です。長さによる差よりも、行動につながっているかどうかによる差のほうが、はるかに大きくなっています。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データには、1on1のあとに部下が送る「すっきり度」（0〜5の6段階）の記録があります。すっきり度が送られた回のうち、最も高い5だった回の割合は、1回の長さにかかわらず47%〜50%で、ほとんど変わりませんでした。

フィードバック面談で先に決めておきたいのは、長さや伝える順番よりも、伝えたあとに残す時間です。上司が伝えるだけでは、部下が動くために必要な情報や時間、自分で判断できる範囲は増えません。残した時間で部下の事情を聞き、部下が動けるように上司が何を引き受けるのかまで決めましょう。

30分のフィードバック面談の進め方と時間配分

30分のフィードバック面談は、次の5つの手順と時間配分を目安に進めてみてください。特に意識したいのは、手順4と5に面談時間の半分を残すことです。それ以外の順番や時間配分は、相手や場面に合わせて変えてかまいません。部下が上司に期待することは、人によっても回によっても異なるからです。

後半の15分は、上司が聞き役に徹すると決めておく時間でも、一方的に指示を出す時間でもありません。部下の考えを聞き、求められれば上司の案を話し、上司が引き受けることまで決める時間です。

以下では、見積もりの提出がお客様と約束した期日より遅れることが続いた場面を例に説明します。

面談の予定を入れるときは、何の話をするのかを一言添えておきましょう。用件を知らされていないと、部下は何を言われるのかがわからないまま当日を迎えます。Kakeai AI 1on1の利用データでは、予定を作る時点でテーマが入っていた1on1は、およそ4回に1回でした。あとから足されたテーマは含みませんが、最初からテーマまで決めておくのは、それだけ難しいことだと言えます。

1. 今日話すことと、面談の進め方を伝える（2分）

雑談よりも先に、今日の用件と面談の進め方を部下に話します。

2. 見た事実と、上司の考えを伝える（6分）

上司が見た事実は、いつ、何回あったのかまで話します。上司の考えは1つに絞り、ぼかさずに話すとよいでしょう。

続けてほしいことは、指摘を和らげる前置きにせず、事実として伝えます。

伝えたいことがあるのに、「自分ではどう思いますか」と質問を重ねて、部下が言い当てるのを待つ進め方はおすすめしません。部下は、上司の考えを推し量りながら答えを探すことになります。

3. 部下の見方を尋ねる（7分）

ここで尋ねるのは、上司の考えに賛成かどうかではなく、上司の知らない事情や部下の受け止め方です。

知らなかった事情がわかったら、上司はその場で自分の認識を改めます。

開始から15分が過ぎたら、見方の違いが残っていても手順4に進みましょう。

4. 次に取り組むことと、上司が引き受けることを決める（12分）

まず、来月からどうしたいのかを部下に尋ねます。上司の案から聞きたい人もいるので、順番は部下に選んでもらいましょう。

上司の案を求められたら、質問で返さずに、具体的に答えます。

取り組むことが決まったら、実行の妨げになりそうなことを尋ねます。

KAKEAIの1万人調査では、面談が行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、つながらない理由を尋ねています（5つまで選択）。最も多かったのは「その時々によって違う」の26.1%で、「特にない」の23.4%が続きます。「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「時間やコストの制約で動けない」は15.4%でした。行動につながらない理由は、人や回によってさまざまだと考えられます。

「特にありません」という返事でも、妨げがないとは限りません。選択肢を挙げて、もう一度尋ねてみてください。

部下の答えに応じて、上司が引き受けることをその場で決めます。

情報が足りないとき。足りない情報は、上司が関係部署に問い合わせます。

時間が足りないとき。何を後回しにするかを二人で話し、周囲との調整は上司が引き受けます。

自分で判断できる範囲が狭いとき。部下に任せる範囲を、上司がはっきり言葉にします。

やり方がわからないとき。次の1件を一緒に進めます。

5. 決めたことを二人で確かめ、振り返る日を決める（3分）

次に取り組むことは、部下が自分の言葉で話す時間を取り、その言葉のまま書き留めましょう。上司が「期日の2日前に連絡、ということでいいですね」とまとめると、部下は「はい」と答えるだけになりがちです。

フィードバック面談の最初の一言は、面談の種類によって変わる

フィードバック面談は、誰が何のために設定したのかによって、最初の一言と時間配分が変わります。

部下から頼まれた面談では、どの仕事について話したいのかに加えて、上司に期待することも尋ねます。

評価の結果を伝える面談を、フィードバック面談と呼ぶ会社もあります。この面談では、評価の段階や点数を、会社が定めた表現のまま最初に伝えます。昇給や等級の見通しを尋ねられたときは、上司の一存では答えず、人事に確認してから返事をします。

フィードバック面談で時間が押したとき、部下が黙り込んだとき、反論したとき

フィードバック面談で時間が足りなくなったら、手順2の説明と手順3を短くして、手順4と5の時間を残してください。部下が黙り込んだときも、反論があったときも同じです。

残りが15分になったとき

15分しか取れない日

伝えることを1つに絞り、面談の後半を手順4と5に充てます。

伝えたあとに、部下が黙り込んだとき

部下は、言われたことを整理している途中かもしれません。まず少し待ち、それでも言葉が出ないときは、答えやすい形で上司から尋ねます。

部下から反論があったとき

反論は、上司の知らない事実や異なる見方を知る機会です。言い返す前に、事実の食い違いと受け止め方の違いに分けて聞きましょう。

フィードバック面談の進め方で避けたいこと

フィードバック面談で避けたいのは、本題に入るまでの前置きと上司の説明に、時間の大半を使ってしまう進め方です。

• 必ず雑談やアイスブレイクから始める、と決めておくこと。場を和ませてから本題に入るように、という助言がありますが、KAKEAIは、この順番をあらかじめ決めておくことをおすすめしません。用件を知らされないまま続く雑談は、部下にとって本題を待つ時間になりがちだからです。ただし、あいさつやねぎらいの一言まで省く必要はありません。
• 褒めて、指摘して、また褒める順番を毎回守ること。この順番で話すと、一番伝えたいことがよい話に挟まれ、どれが本題なのかが伝わりにくくなります。よい点は省かずに、続けてほしいこととして、指摘とは分けて話しましょう。
• 部下が納得するまで説明を続けること。納得できるかどうかは部下自身が考えて決めることで、30分のうちに結論が出るとは限りません。見方の違いが残っていることを二人で確かめたうえで、来月の話に進みましょう。
• 伝わらなかったからと、次回を60分に延ばすこと。延ばした30分を上司の説明に使えば、次に取り組むことを決める時間は増えません。60分取るのであれば、延ばした分は手順4に充てるとよいでしょう。

フィードバック面談がうまくいったかを、何で判断するか

フィードバック面談がうまくいったかどうかは、終わったときの雰囲気ではなく、時間の使い方とその後の二人の行動で判断します。次の3つを振り返ってみましょう。

• 残り15分の時点で、次に取り組むことの話（手順4）に入れていましたか。
• 面談の終わりに、来月から取り組むことが、部下自身の言葉になっていましたか。
• 上司が引き受けたことを約束の日までに終え、2週間後の振り返りを予定通りに行えましたか。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごととして「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回ります。

フィードバック面談は、当日の30分で終わるものではありません。上司が引き受けたことを実行し、2週間後に「その後、どうですか」と尋ねるところまでを、面談の流れとして考えておきましょう。