1on1でのフィードバックの伝え方

1on1でのフィードバックは、部下から求められているのか

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）でのフィードバックは、多くの部下から求められています。上司が遠慮して控える必要はありません。ここでいうフィードバックとは、部下の仕事について、上司が見た事実と自分の考えを本人に伝えることです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に期待することを5つまで選んでもらいました。最も多かったのは「意見を聞きたい」の33.6%で、「具体的なアドバイスがほしい」の32.0%、「一緒に考えてほしい」の29.4%が続きます。この3つのいずれかを選んだ人は59.8%にのぼりました。一方、「話を聞いてほしい」は20.8%で、これだけを選んだ人は3.2%です。3つのいずれかを選んだ人は、「話を聞いてほしい」だけを選んだ人を大きく上回ります。上司がいつも意見を控えていると、部下の期待に応えないまま1on1が終わりかねません。

ただし、意見を言いさえすればよいわけではありません。同じ調査で、面談の困りごととして「上司の話が役に立たない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は8.2%でした。回答者全体の31.9%を大きく下回ります。「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人は、回答者の12.9%です。この人たちのうち、成果を感じている人は23.4%にとどまります。上司の話が役に立つか、上司の対応が期待するものに合っているかも、面談の成果の実感と関係していると言えます。

1on1でのフィードバックがうまくいかない状況は、次の3つに分けられます。

• フィードバックを伝えていない。関係を悪くしたくない、部下の意欲をそぎたくないと考えて控えている場合です。改善してほしい点を、部下は評価の時期に初めて知ることになります。
• 内容が今の仕事と結びついていない。部下が今進めている仕事から離れた一般論や、上司自身の昔の経験を話している場合です。今の仕事に当てはめられない話は、内容が正しくても行動に移しにくいものです。
• 伝えたままになっている。部下がどう受け取ったのか、次に何を変えるのかを二人で話していない場合です。次の回に話題にしなければ、伝わったかどうかは二人ともわかりません。

1on1でフィードバックを伝える5つの手順

1on1でのフィードバックは、1回につき1つに絞り、次の5つの手順で伝えることをおすすめします。1on1は次の回が決まっている面談なので、一度にすべてを伝える必要はありません。順番は目安です。相手や場面に合わせて入れ替えてください。

1. 話したいことと、上司に期待することを先に尋ねる

部下が意見を求めている点と上司が伝えたい点が違うときは、部下の話を先に取り上げ、そのあとで上司の用件を切り出します。

2. 場面を1つに絞り、見た事実を伝える

「最近」「いつも」と話し始めると、どの仕事の話なのかが部下に伝わりません。いつの、どの場面の話なのかを最初に言いましょう。

上司にも自分の担当業務があり、部下の仕事を十分に見られない週もあるはずです。その週は、見られていないと率直に伝え、今進めている仕事を一緒に見るところから始めましょう。

3. 自分の考えを1つに絞り、ぼかさずに伝える

「〜かもしれないけれど」「人によるけれど」といった前置きを重ねると、改善してほしいのかどうかが部下に伝わりません。

4. 部下の見方を尋ね、次にどうするかを一緒に考える

上司の考えを伝えて終わりにせず、次にどうするかを二人で考えるところまで進めましょう。その際は、部下が何に困っていて、どうしたいのかをまず把握するよう努めます。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に最も期待することを1つ選んでもらいました。「一緒に考えてほしい」を選んだ人の46.2%が、面談が成果につながっていると感じていました。選択肢ごとに比べて最も高く、回答者全体の31.9%を上回りました。

5. 次回までに取り組むことを、部下自身の言葉で決める

上司がまとめてしまわず、次に取り組むことを部下が自分の言葉で話す時間を取りましょう。二人の理解に食い違いがあれば、その場で気づけるからです。次の回は、前回決めたことを二人で振り返るところから始めましょう。

1on1でフィードバックを伝える、場面ごとの最初の一言

1on1でのフィードバックは、場面によって最初の一言とそのあとの進め方が変わります。

部下から意見を求められたとき

意見を求めるとき、部下は自分なりの考えを既に持っていることが多いものです。まずその考えを尋ね、そのうえで上司の意見を具体的に伝えるとよいでしょう。「あなたはどう思いますか」と問い返すだけで終えると、部下は上司の意見を聞けないままになります。

求められていないが、改善してほしい点があるとき

改善してほしい点を伝えるときは、前置きを長くしないことをおすすめします。雑談や褒め言葉を重ねてから切り出すと、部下は何の話が始まるのかを探りながら聞くことになります。

よかった点を伝えるとき

「よかったよ」の一言で終えると、部下は何を続ければよいのかがわかりません。どの場面の何がよかったのかを、理由とあわせて伝えましょう。

以前伝えた点に、変化が見られないとき

以前伝えた点に変化が見られないときは、強い言葉で繰り返す前に、事情を尋ねてみてください。部下の側に取り組みにくい理由があることも、上司の伝え方がわかりにくかったこともあります。

伝えたあと、部下が黙り込んだとき、反論したとき

部下が黙り込んだときも、反論したときも、どこが引っかかったのかを尋ねます。食い違っているのが事実の認識なのか、やり方についての考えなのかを切り分けると、話を進めやすくなります。上司の認識が誤っていたら、その場で発言を改めましょう。

時間が取れない週、オンラインの回

15分しか取れない週も、フィードバックを先送りにせず、1つだけ伝えるとよいでしょう。オンラインでは相手の表情が読み取りにくいので、どう受け取ったかを言葉で尋ねます。

1on1のフィードバックで避けたいこと

1on1のフィードバックで避けたいことは、次の5つです。

• 聞き役に徹すると決めて、フィードバックを控えること。「1on1は部下の話を聞く時間なので、上司は意見を言わない」という助言がありますが、KAKEAIは、上司の関わり方をあらかじめそう決めておくことをおすすめしません。聞くだけで終わる回があってもかまいません。一方、部下の話や、部下が上司に期待することを聞かないまま、上司が話し続けることも避けましょう。
• 指摘をよい点で挟む型を毎回守ること。褒めてから指摘し、最後にもう一度褒める伝え方です。伝えることが3つに増えるため、改善してほしい1点が部下の印象に残りにくくなります。
• 評価面談まで、伝えずにためておくこと。KAKEAIの1万人調査では、面談が半年に1回の人のうち、69.8%が面談で人事評価の話をしていました。半年に1回の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は20.3%で、回答者全体の31.9%を下回ります。半年分をまとめて聞いても、部下は終わった仕事をやり直せません。気づいたことは、次の1on1で話しましょう。
• 人柄や性格の話にすること。「主体性がない」「詰めが甘い」と言われても、部下は明日から何を変えればよいのかがわかりません。「火曜の資料で、数字の確認が漏れていた」のように、場面と行動を挙げて話しましょう。
• 評価や昇給について、その場で約束すること。「これができれば評価は上がる」とは、上司の一存では約束できません。伝えられるのは、上司として何を重視しているかです。

1on1でのフィードバックは、部下からどう見えているか

部下から見ると、1on1でフィードバックをする上司は、自分を評価する人でもあります。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして9.3%の人が「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げました。助言のつもりの一言も、評価を告げられたように受け取られることがあります。

部下が評価を気にしている様子のときは、フィードバックの前に、何のための話なのかを上司から伝えるとよいでしょう。

フィードバックは、上司から部下への一方通行ではありません。同じ調査で、「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を困りごとに挙げた人は6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回ります。上司も、自分の関わり方について場面を絞って部下に尋ね、聞いたことのうち1つを次回までに直して、自分から報告してみてください。

1on1でのフィードバックがうまくいったかを、何で判断するか

1on1でのフィードバックがうまくいったかどうかは、その場の返事だけでは判断できません。「わかりました」は、納得していなくても口にしやすい返事だからです。1on1のあとに、二人のやり取りを次の3点で振り返ってみましょう。

• 1on1の終わりに、次回までに取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。
• 次の回を、前回決めたことを二人で振り返るところから始められたか。上司が引き受けたことも報告できたか。
• 回を重ねるうちに、部下のほうから「これについて、どう思いますか」と尋ねられる場面が出てきたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談が「毎回」または「ほぼ毎回」その後の行動につながっていると答えた人の61.3%が、面談が成果につながっていると感じていました。ほとんど、または全くつながっていないと答えた人では7.0%です。面談が行動につながっている人ほど、成果を感じています。伝え方の上手さよりも、1on1のあとに何が変わったかを二人で話していきましょう。