フィードバック面談の準備で何をしておくか

フィードバック面談の準備は、前日までに4つをそろえる

フィードバック面談の準備では、前日までに次の4つをそろえておくことをおすすめします。日付を添えて言える事実、「できている」と言える基準、部下に事前に伝えること、そして上司が引き受けられることです。当日に話す台本まで作る必要はありません。

ここでいうフィードバック面談（FB面談、評価フィードバック面談）とは、上司が部下の仕事ぶりや評価の結果について、自分が見た事実と考えを伝える1対1の面談です。

準備が足りないまま面談に入ると、次のようになりがちです。上司は「最近、月次の締めの遅れが続いていますね」と切り出したものの、「いつの分でしょうか」と尋ねられて日付を答えられません。「営業からの報告が遅いんです」と言われても、初めて聞く話なので、その場では状況を確認できません。「締切を見直してもらえませんか」という相談には「検討します」としか答えられず、面談は「来月は気をつけましょう」で終わります。上司に足りなかったのは上手な言い回しではなく、日付と基準、部下の事情の把握、そして自分に何ができるかの見通しです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の予定を作る時点でテーマが入力されていたのは26.5%で、およそ4回に1回でした。予定を入れる時点で話題まで決めておくのは、それだけ難しいことだといえます。

フィードバック面談で、何の話かを知らせないまま予定だけを入れると、上司が前もって考えてきた話を、部下は席に着いて初めて聞くことになります。部下には、事情を思い出す時間も、資料を探す時間もありません。フィードバック面談の準備の半分は、部下も準備できるようにしておくことだと考えられます。

フィードバック面談の前日までにそろえる4つと、伝え方の例

4つの準備は、2日前と前日の2回に分けて進めるとよいでしょう。2日前に、部下への一言と関係者への問い合わせを送り、前日に、返ってきた内容をメモ1枚にまとめます。かかる時間は、合わせて30分ほどです。以下では、毎月の売上の集計表を経理に提出している部下と、提出の遅れについて話す面談を例にします。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談がその後の行動につながっているのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人が6,074人いました。行動につながらない理由（5つまで選択）として、この人たちの16.3%が「ありたい状態が定まっていない」を、15.9%が「行動するために必要な情報が揃っていない」を選びました。「時間やコストの制約で動けない」は15.4%、「裁量や権限がなくできない」は9.4%です。

面談の席で初めて出てきた問題は、その場ではなかなか解決できません。基準を言葉にすることも、関係者に相談することも、前日までに済ませておきましょう。

1. 確認した事実を、日付と件数を添えて3つまで書く

事実は、記憶に頼らず、記録を調べて書きます。メールの受信日時、提出の記録、差し戻しの履歴などです。メモには、当日そのまま話せる形で書いておくとよいでしょう。

助かっていることや、これからも続けてほしいことも、記録や関係者の話から1つ探します。指摘をやわらげる前置きとしてではなく、事実として伝えるためです。

人から聞いた話は、前日までに、話してくれた本人に日付と内容を確認します。

確認できなかった話は、面談には持ち込みません。「最近」「いつも」としか書けないときは、日付を添えて言える1件だけを伝えましょう。

2. 基準を、「どうなっていればできているか」の1文にする

基準は、部下が自分の仕事に当てはめて、自分で確認できる形で書きます。理由も1文で添えます。

書き終えたら、この基準を部下に伝えたことがあったかを思い出してください。伝えていなかった基準で過去の仕事を指摘するのは、公平ではありません。その場合は、翌月からの目安として提案します。

基準を1文で書けないときは、上司の側に、先に済ませておくことがあります。経理や自分の上司に、どこまでできていればよいのかを尋ねてから面談に臨みましょう。

3. 何について話すのかを部下に伝え、用意してほしいものを1つお願いする

何について話すのか、話がいくつあるのか、最後に何を決めたいのかを、遅くとも2日前までに部下へ伝えます。日程は、部下が締めの作業に追われる月初の3日間を避けて決めるとよいでしょう。チャットなら、次のように送ります。

用意をお願いするものは1つにとどめ、書式は決めないことをおすすめします。

1万人調査では、面談の困りごととして「決められた書式やフォーマットへの事前入力など準備の負担」を挙げた人が12.6%いました。

同じ調査では、「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人も9.7%いました。

初めて聞く指摘を受けた直後は、自分の事情を言い出しにくくなりがちです。何の話かが先にわかっていれば、部下も事情を整理し、話したいことと上司に期待することを考えたうえで面談に臨みやすくなります。

Kakeai AI 1on1では、1on1の前に、主に部下が話したいテーマを入力し、上司に期待することも選べます。利用データでは、1on1の前に入力されたテーマの71.5%で、上司に期待することもあわせて選ばれていました。

4. 上司が引き受けられることを、関係者に先に確認する

部下の仕事の妨げになっていそうなことを、情報・時間・権限・やり方の4つに分けて書き出します。そのうえで、上司の働きかけで変えられるかどうかを、前日までに関係者に相談します。

相談が済んでいれば、当日は期日を添えてはっきり伝えられます。

変えられなかったことも、そのまま伝えます。

評価の結果や昇給のように、上司だけでは決められないことは、引き受けることに含めません。

フィードバック面談の準備は、面談の種類でどう変わるか

フィードバック面談の準備は、何を伝える面談かによって、4つのうち特に時間をかけるところが変わります。

評価の結果を伝えるフィードバック面談の準備

まず、評価の結果と、その評価の段階について会社が定めている説明を確認します。評価の理由になった出来事は、期の初めの月の記録にもさかのぼって探し、3つ書き出してください。直近の記憶だけで書くと、理由が最近の出来事に偏りやすいためです。会社で決まった自己評価シートがあれば、前日までに読み、部下の自己評価と上司の評価が違う箇所に印を付けます。

昇給や等級について尋ねられたときの答えも、先に用意します。誰に、いつまでに問い合わせるかを決めておくとよいでしょう。

期や案件の区切りに、まとめて伝えるフィードバック面談の準備

期や案件の区切りの面談では、伝える事実を絞ることが準備の中心です。よかったことを2つ、見直したいことを1つまでとし、それ以外は持ち込みません。

よい成果を伝えるフィードバック面談の準備

「この調子でお願いします」の一言で終わらないように、次にお願いしたい仕事を1つ決めておきます。任せてよいかどうかは、自分の上司に先に相談します。

部下から「フィードバックがほしい」と言われたときの準備

どの仕事についてのフィードバックか、上司に何を期待しているのかを、先に部下に尋ねてみてください。記録を調べるのは、答えを聞いてからです。

前日までに4つがそろわなかったとき

面談は中止せず、そろったものだけを伝えます。日付を添えて言える事実が1つなら、伝えるのは1つです。

フィードバック面談の準備で、避けたほうがよいこと

フィードバック面談の準備で避けたいのは、上司が話す内容だけを充実させる準備です。

• 一字一句の台本と、想定問答を作ること。よく勧められる準備ですが、このページではおすすめしません。台本があると、部下から知らなかった事情を聞いたときにも、台本の流れに戻りたくなるからです。想定問答に使う時間は、部下が話しそうな事情を関係者に尋ねる時間に充てましょう。持ち込むのは、事実3つ、基準1文、引き受けることを書いたメモ1枚で十分です。
• 部下に書いてもらう事前シートを、準備の中心にすること。シートを受け取ると準備が済んだように感じますが、上司が用意する事実や基準は、まだ1つもそろっていません。会社で決まったシートには目を通しますが、新しい書式までは作りません。
• 部下が身構えないように、何の話かを当日まで知らせないこと。知らされていない部下は、件名しかない予定を見て、何を言われるのかを想像しながら当日を待つことになります。反対に、指摘の中身まで文章で送るのも避けましょう。部下は、質問できないまま当日を迎えがちです。
• 事実を、集められるだけ集めて並べること。10個も並べると、最も伝えたい1つが埋もれてしまいます。部下も、1つずつ説明を考えなければならなくなります。
• 場を和ませる話題づくりに、準備の時間の多くを使うこと。二人だけで話せる場所の確保は必要ですが、1分あれば済みます。残りの時間は、4つの準備に使いましょう。

フィードバック面談の準備がうまくいったかを、どう振り返るか

準備が役に立ったかどうかは、当日の次の3つの場面を振り返るとわかります。

• 上司が事実を伝えたとき、「いつのことですか」という質問で話が止まらず、二人で同じ記録を見ながら話せましたか。
• 部下にも事前に考える時間があり、事情や考えを落ち着いて話せる面談になっていましたか。
• 部下が困っていることを話したとき、上司は「検討します」で終わらせず、期日を添えて「私が引き受けます」と答えられましたか。

翌月の締めが終わったら、もう1つ振り返ってみてください。基準の1文の通りになったかどうかを、二人が同じ記録を見て確認できたでしょうか。できなかった場合は、基準の書き方を見直します。

フィードバック面談の準備は、上司がうまく話すためのものというより、二人が同じ材料を持って話し合うためのものだと考えられます。