フィードバックの例文とコメントの書き方

フィードバックの例文で大事なのは、言い回しより、使えるかどうか

フィードバックの例文を探すとき、気になるのは角が立たない言い回しかもしれません。けれども、部下の側から見ると、言い方の丁寧さより、聞いた話を次の仕事に使えるかどうかのほうが大事なことが多いようです。例文に入れるべきものは、丁寧な前置きではなく、仕事の場面と次にすることです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとに「上司の話が役に立たない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は8.2%でした。回答者全体では31.9%で、集計に並ぶ15の困りごとの中で最も低い数字です。話が役に立たないと感じている人では、面談が成果につながっていると感じる割合が特に低くなっています。

一方、上司に具体的なアドバイスを期待する部下も、少なくありません。1万人調査では、面談で上司に最も期待することとして「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人が18.3%で、「その時々によって違う」（20.9%）に次いで多い答えでした。「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は42.7%です。具体的なアドバイスは、部下の側から求められているものの1つです。

このページでは、口頭でも、面談シートのコメント欄でも、チャットでも同じように使える例文の形を示します。例は、部下にチームの週次会議の進行を任せている場面で通します。

フィードバックの例文の基本の形：5つの要素で組む

フィードバックの文章は、次の5つの要素で組むことをおすすめします。前置きと結びの言葉は短くし、真ん中の3つに字数を使います。

5つのうち「影響」は、よい点を伝えるときには、だれにどう助かったかの文になります。直してほしいことを伝えるときは、「次にすること」と「上司がすること」を欠かさないでください。指摘だけでは、直すために上司が何をするのかが伝わらず、部下が一人で抱えることになるからです。

前置きは、1文で十分です。

「フィードバックさせていただきます」と改まって切り出す必要はありません。前置きが長いほど、聞く側は何を言われるのかと身構えがちです。上司から部下に伝える場面では、何の話かを先に言う普通の言い方で始めるとよいでしょう。

場面別のフィードバックの例文：よかったとき、直してほしいとき、十分に見ていないとき

同じ5つの要素でも、伝える内容によって、重くなる要素が変わります。場面を3つに分けて、そのまま使える例文を示します。

よかったことを伝える例文

よかった点は、「よかったです」で終えず、どの動きが、だれにどう助かったかまで言葉にします。部下が次も同じ動きを選べるようにするためです。

よかった点を伝えるときにも、最後に部下の感じ方を尋ねる一言を添えるとよいでしょう。本人にしか見えていない工夫や苦労を聞けることがあります。

直してほしいことを伝える例文

直してほしいことは、1回に1つにします。見た事実から始め、人柄や姿勢を評する言葉は使いません。

部下から事情が返ってきたら、次にすることを一緒に決め直します。

まだ十分に見ていないときの例文

部下の仕事を見ていないまま、印象でフィードバックを書くことは避けたいところです。見ていないことを正直に伝え、本人から聞いてから言うほうが、使える話になります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、フィードバックは普段の面談で仕事の話を前に進める中で伝えるものだと考えています。評価の面談にまとめて書くものではありません。見た日に伝える言葉は、半年後に書く評価コメントより、場面が具体的になりやすいものです。

コメント欄やチャットに書くフィードバックの書き方と文例

書いて伝えるフィードバックも、要素は口頭のときと同じです。違うのは、相手の返事がすぐに返ってこないことです。そのため、書いたものを渡したあとに話す機会を、文の中で決めておきます。

面談シートのコメント欄に書くとき

コメント欄は字数が限られるので、場面と次にすることを先に書き、よかった点と上司がすることを続けます。「頑張っています」「積極性を期待します」のような、仕事の場面が見えない言葉は書きません。

書いたコメントは、渡して終わりにせず、次の面談の最初に一緒に読みます。

チャットやメッセージで送るとき

チャットは、その日のうちに短く送れるのが利点です。1つの場面と、次に話す時間だけを書きます。直してほしいことの詳しい話は、文字だけで済ませず、話す時間につなげます。

1on1の前にメモに書いておくとき

1on1で伝えたいことがあるときは、場面だけを前に書いておき、影響と次にすることは当日に話します。先に結論まで書いてしまうと、部下の事情や考えを聞く前に、上司の見方が決まったものとして伝わりがちです。

フィードバックの例文で避けたい書き方

避けたいのは、どの部下にも当てはまる文です。次の書き方は例文としてよく見かけますが、部下の次の行動につながりにくいものです。

• 人柄や姿勢を評する言葉で書く。「積極性が足りない」「主体性を期待します」には、どの仕事のどこを変えればよいかが書かれていません。仕事の場面に置き換えて書きます。
• 「〜を意識してください」「今後に期待します」で締める。意識や期待は、部下が何をすればよいかを示していません。「次の会議から、担当と期限を確認する」のように、行動と時期で書きます。
• よい点、改善点、励ましの順に当てはめる。KAKEAIは、この型をどの場面にも当てはめることをおすすめしません。励ましで包むと直してほしいことが薄まり、よい点も付け足しに聞こえがちです。よい点と直してほしいことは、別の機会に分けて伝えてかまいません。
• 直してほしいことを、まとめて複数書く。一度に3つ書かれると、部下はどれから手をつけるかを決めにくくなります。1回に1つに絞り、残りは次の機会に回します。
• 上司の側がすることを書かない。部下に求めることだけが並んだ文は、指示書のようになります。上司が変えること、引き受けることを1つは書きます。
• 見ていない仕事を、印象で書く。「最近、会議の進め方が良くなってきました」のような文は、見た事実がなければ書けません。見ていないなら、本人に聞いてから書きます。

逆に、指摘を控えて、よい点だけを書き続けることも避けたいところです。上司の具体的なアドバイスや意見を期待している部下もいます。直してほしいことを伝えないフィードバックでは、その期待に応えられません。

フィードバックの例文が役に立ったかを、どこで見るか

フィードバックが役に立ったかどうかは、言ったときの返事だけではわかりません。次に同じ仕事をするときに、伝えたことがどう生きたかを二人で振り返ってみてください。「ありがとうございます」という返事があっても、伝わったとは限りません。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1のあとに部下が感想を送った回のうち、「助かりました」が選ばれた回は13.0%でした。「気づきがありました」は12.7%です。最も多いのは「自分のことや状況を知ってもらえました」で、46.2%です。部下が「助かった」「気づきがあった」と感じる回は、それだけ少ないということです。上司の話が部下の次の仕事に役立つところまで届くのは、それだけ難しいことだと言えます。

次の点から、二人の時間を振り返ってみてください。

• 次の会議で、決まったことに担当と期限が付いていたでしょうか。付いていなければ、部下の努力の問題と決めず、会議で担当が決まりにくい事情を一緒に探します。
• 上司が「する」と言ったことを、言った日にできたでしょうか。議題を前日に送ると言ったなら、送れたかを自分に問います。
• 伝えたあとの1週間で、部下から会議の進め方について相談や質問が来たでしょうか。来ていれば、二人の間で話せる話題になったと考えてよいでしょう。
• 書いたコメントを、次の面談で一緒に読み返せたでしょうか。

伝えたことが変わっていなかったら、言い方を変える前に、伝えた文に場面と次にすることが入っていたかを見直してみてください。