退職する部下に贈るメッセージの書き方

退職する部下に贈るメッセージには、何を書けばよいか

退職する部下に贈るメッセージは、「お疲れさまでした」「新しい職場でのご活躍を祈っています」という定型の言葉だけで終わりやすいものです。定型の言葉そのものは失礼ではありません。ただ、受け取る側に残るのは、上司がその人の仕事の何を見ていたかが書かれているかどうかでしょう。メッセージの柱は、次の3つです。

• 具体的な仕事の事実。その人が、いつ、何を、どう進めたか。「頑張ってくれた」ではなく、「問い合わせの回答集を、去年の夏に一人でまとめ直してくれた」のように書きます。
• その人に助けられたこと・教わったこと。仕事で助けられたことや、その人とのやり取りで考えが変わったことです。評価の言葉ではなく、上司の側に起きたことを書きます。
• これからのこと。引き継ぎへのお礼や、退職したあとの連絡の取り方を書きます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の時間のうち、「具体的な仕事」の話が占める割合は本人の答えの平均で47.2%でした。つまり、面談の時間の半分近くが、具体的な仕事の話に使われているということです。メッセージに書く仕事の事実に迷ったときは、これまでの面談で一緒に話してきた仕事を思い出してみることをおすすめします。

1万人調査で、面談の困りごとに「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち、面談が業務の改善や成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。上司が前の話を覚えていないと感じている人は、面談が成果につながっていると感じにくい傾向があります。送別のメッセージを書こうとして、その人の具体的な仕事が思い浮かばないと気づくこともあるでしょう。そのときは、次に同じことにならないよう、残っている部下との面談で、前の回に話した仕事の続きを尋ねるところから始めてみてください。

以下では、カスタマーサポートのチームで3年間働き、問い合わせの回答集をまとめ直した部下が退職する場面を例にします。

退職する部下へのメッセージの書き方：場面ごとの長さと例

退職する部下へのメッセージは、伝える場面によって、長さと書ける内容が変わります。人目に触れる場面では、本人が困らない内容に限ります。

最終日に、皆の前で口頭で伝えるとき

皆の前では、短く、具体的な仕事を1つだけ挙げます。

寄せ書きやカードに書くとき

カードは、他の人も読みます。仕事の事実を1つと、その人に助けられたことや教わったことを書くと、定型の言葉だけで終わりません。

メールやチャットで、本人だけに送るとき

本人だけに送る文は、3つの柱をそろえて書けます。長くても8文ほどにとどめ、上司の思いを長く語る文にしないほうが、読み返しやすいメッセージになります。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1のあとに部下が送る感想を集計しています。部下が感想を送った回のうち、「自分のことや状況を知ってもらえました」が選ばれていたのは46.2%で、選択肢の中で最も多くなっていました。1on1を終えた部下が伝える感想は、知ってもらえたというものが最も多いということです。1on1についての数字ですが、送別のメッセージでも、上司がその人の仕事の何を知っていたかを書くと、受け取る側に届きやすいと考えられます。

退職する部下へのメッセージに、書かないほうがよいこと

退職する部下へのメッセージで避けたいのは、本人の決断や次の職場に、上司の気持ちを重ねる書き方です。

• 引き止めや、残念さの押しつけ。「正直、今も残ってほしいと思っています」「戻ってきてほしい」は、本人が決めたことを揺らす言葉になります。再び一緒に働く可能性は、上司の一存では約束できません。
• 評価の言葉を並べる。「優秀だった」「高く評価していた」は、評価者としての言葉です。送別の言葉では、上司が見た事実と、その人に助けられたこと・教わったことで書きます。
• 退職の理由や転職先に触れる。皆の前やカードでは、本人が公にしていないことに触れません。本人だけに送る文でも、理由を蒸し返さないほうがよいでしょう。
• 残っている部下を引き合いに出す。「○○さんがいなくなると、この回答集を更新できる人がいません」のような言葉は、本人を持ち上げるつもりでも、残る人を悪く言うことになります。
• 上司の思いを長く語る。送別のメッセージの主役は、辞める本人です。上司の反省や後悔を長く書くと、本人が上司を慰める側に回ってしまうことがあります。
• 業務の連絡を混ぜる。「最終日までに△△の対応を済ませてください」は、別の連絡として送ります。

退職の経緯が難しいときの、部下へのメッセージ

退職の経緯によっては、何を書けばよいか迷う場面があります。どの場面でも、仕事の事実を1つ書くという基本は同じです。書ける事実が見つからないときは、短くてもかまいません。

関係がよくなかった部下が退職するとき

無理に親しい文を書く必要はありません。事実と、感謝と、手続きの言葉を短く書きます。

怒りや不満を口にして退職する部下へ

不満の内容に、送別のメッセージの中で答えようとしないほうがよいでしょう。不満の中身については、別の機会に、話す場を設けて向き合います。メッセージでは、仕事の事実と感謝にとどめます。

急な退職で、送別の場を設けられなかったとき

最終日に会えない場合は、メールかチャットで送ります。会えなかったことを長く謝らず、事実と感謝を書きます。

同じ業界の他社に移る部下へ

転職先が同じ業界や取引先であっても、メッセージの基本は変わりません。情報の扱いなど会社の決まりに関わることは、メッセージとは別に、就業規則と人事の担当に確認したうえで伝えます。

残っている部下に向けて、一言添えるとき

退職する人への言葉と一緒に、残っている部下にも、仕事がどう引き継がれるかを短く伝えます。退職する本人を持ち上げるために、残る人の負担を強調しないようにします。

退職する部下へのメッセージを書いたあとに、振り返りたいこと

退職する部下へのメッセージを書いたあとは、本人がその場で喜んだかどうかではなく、上司自身が書く前と書いたあとに何をしたかを、次の点から振り返ってみてください。

• メッセージに、その人の具体的な仕事の事実を、少なくとも1つ書けたでしょうか。
• 評価の言葉ではなく、上司自身がその人に助けられたことや教わったことを書けたでしょうか。
• 退職する部下の具体的な仕事が思い浮かばなかったなら、残っている部下一人ひとりとの面談で、仕事の話を聞く時間を取れているでしょうか。
• 残っている部下に、仕事がどう引き継がれるかを伝えられたでしょうか。

書けなかったことに気づくのも、振り返りの1つです。退職する部下の仕事を思っていたほど知らなかったと気づいたなら、残っている部下との面談で、仕事の話をもう少し具体的に聞いてみるとよいでしょう。