部下の退職面談で上司は何を聞くか

部下の退職面談で上司が聞きたいのは、退職理由より3つのこと

退職面談は、退職が決まった人と行う面談で、退職者面談やイグジットインタビューとも呼ばれます。この面談で上司が聞いておきたいのは、退職の理由よりも、次の3つです。

• 仕事について、本人しか知らないこと。何がどこで止まっているか、困ったときは誰に聞けばよいか、やめてもよい仕事はどれか、などです。
• 上司に話したのに、変わらなかったこと。面談で伝えたのに、対応されないままになっている話です。
• 上司に言おうとして、やめたこと。伝えようと思いながら、言わずに終わった話です。

「なぜ辞めるのですか」と尋ねると、「やりたい仕事が見つかりました」「家庭の事情です」といった、当たり障りのない答えが返ってきがちです。最後の出社日まで上司と一緒に働く本人が、円満に職場を離れたいと考えるのは自然です。理由を率直に話してもらえたとしても、それは本人のこれからに関わる話で、上司がチームのために明日から変えられることは見つかりにくいでしょう。

上司が変えたほうがよいことは、これからも一緒に働く部下に尋ねても、聞けるとは限りません。部下にとって上司は自分を評価する相手で、上司への要望は伝えにくいからです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごととして、「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。また、上司の対応が期待と違う、以前の会話を上司が覚えていないなど、上司に関する5つの困りごとのいずれかを挙げた人は27.3%です。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1のあとに部下が「すっきり度」（0〜5の6段階）を送った回のうち、4以上は60.8%、2以下は0.5%でした。画面に最初に表示される点数を変えて送った回に限ると、4以上が99.0%を占めます。

調査も利用データも普段の面談についての数字で、退職について調べたものではありません。退職が決まった部下は、今の上司から次の評価を受けないことが多く、評価を気にせずに話しやすくなります。退職面談は、上司が自分の関わり方について具体的な話を聞ける、数少ない機会だと考えられます。

ただし、聞けるのは1人の話です。全員に当てはまるとは考えず、他の部下にも同じことがないかを尋ねる材料にしましょう。

退職面談の進め方と、聞く順番

退職面談は、退職が決まってすぐの時期と、最後の出社日が近い時期の2回に分けることをおすすめします。1回目は引き継ぐ仕事、2回目は上司の関わり方について聞きます。上司の関わり方を2回目に聞くのは、引き継ぎや有給休暇の調整が残っているうちは、本人も上司との関係を気まずくしたくないものだからです。2回行うのが難しければ、1回にまとめてもかまいません。

引き継ぎに追われる時期に、30分の面談を2回行うのは簡単ではありません。それでも、本人から直接話を聞けるのは、最後の出社日までです。場所は、声が外に漏れない会議室などを選びましょう。

面談の最初の5分は、次の3つに使います。

1. 退職の手続きの話は、この面談とは分けます。退職日や退職届の出し方、残っている有給休暇の扱いは、上司の判断で答えず、就業規則を確認して人事の担当者に相談してください。

2. 何のために話を聞くのかを、本人に伝えます。

3. 本人が話したいことと、上司に期待することを尋ねます。話を聞いてほしいのか、上司の考えも聞きたいのかは、人によっても回によっても異なるからです。

退職が決まってすぐの面談では、引き継ぐ仕事から聞く

仕事の手順や滞っている箇所は事実なので、本人は誰かを悪く言わずに答えられます。月次の締めと問い合わせ対応を担当している部下には、たとえば次のように尋ねます。

最後の質問は、普段の面談では出にくい話を聞くためのものです。評価をする上司に「この集計はやめたい」と言うと、手を抜きたいと受け取られそうで、言い出しにくいからです。

最後の出社日が近い面談では、上司の関わり方について聞く

2回目の面談は、引き継ぎのめどが立ったあとに30分ほど行います。有給休暇をまとめて取る人は最後の出社日が早まるので、日程は1回目の面談で決めておくとよいでしょう。

時期、場面、上司への要望の順に聞きます。「なぜ」と理由を尋ねるのではなく、「いつ」「どの場面で」と事実を尋ねます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごととして「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人が12.9%いました。「話したいこと、話すべきことを切り出せない」は9.7%です。「上司が以前会話したことを覚えていない」と「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」は、どちらも6.2%でした。上の質問は、普段の面談についてのこうした困りごとを、退職する人が具体的な場面として答えやすい形にしたものです。

返ってきた話に、その場で弁明や反論をするのは控えましょう。本人が「聞くだけでよい」と言った場合を除き、聞いた話をどう受け取り、どう生かすのかを、上司自身の言葉で伝えてみてください。

面談の最後に、本人の仕事を具体的に挙げて感謝を伝えます。

退職面談で、チームと職場について聞く質問

チームのメンバーや職場については、個人の名前を出さなくても答えられる形で尋ねます。

1万人調査では、上司との面談の時間のうち、職場での人間関係の話が占める割合は、回答者の平均で7.4%でした。Kakeai AI 1on1の利用データでも、1on1の前に選ばれたすべてのテーマのうち、「人間関係」は3.7%と、最も少ないテーマでした。人間関係の話が占める割合は、面談の時間でも、事前に選ばれるテーマでも小さいと言えます。

他の部下にも、人間関係で困っていることがないかを、テーマに挙がるのを待たずに尋ねてみるとよいでしょう。

退職面談で迷いやすい4つの場面と、上司が避けたいこと

退職面談で上司が対応に迷いやすい場面は、4つあります。場面ごとに、最初にかける言葉を変えましょう。

部下の答えが「一身上の都合です」だけだったとき

理由をそれ以上尋ねるのは控え、仕事についての質問に切り替えましょう。上司への要望は、本人があとからでも伝えられるようにしておきます。

会社や同僚への不満が強く出たとき

その場で同意も反論もせず、いつの、どの仕事についての話なのかを尋ねます。同僚の名前が挙がっても、聞いた話をその同僚に伝えるのは避けてください。

退職の理由が、体調や職場での嫌がらせだとわかったとき

上司一人で抱え込まないでください。病気かどうかを上司が判断することも避けましょう。本人の了承を得たうえで、人事の担当者や、産業医などの専門家につなぎます。人事に伝えることを本人が望まない場合も、どう対応するかを上司だけで決めず、まずは名前を伏せて人事の担当者に相談してください。

人事から「退職理由を聞いて報告してほしい」と頼まれているとき

何をどこまで報告するのかを、上司は面談の前に人事の担当者に確認しておきましょう。報告する内容は、面談の最初に本人へ伝えます。本人が、あとから「人事に伝わっていた」と知ることのないようにするためです。

退職面談で、上司が避けたい5つのこと

• 質問を重ねて、退職の理由を聞き出そうとする。「本当の理由は何ですか」と繰り返し尋ねられると、本人は話を早く切り上げたくなるものです。
• 聞き役に徹する、とあらかじめ決めておく。「上司は口を挟まず、最後まで聞く」という助言があります。本人が望むなら、聞くだけで終えてもかまいません。ただし、KAKEAIは、退職面談で上司は聞き役に徹する、とあらかじめ決めておくことをおすすめしません。聞いた話をどう生かすのかを上司が伝えなければ、本人は、話したことが役に立つのかがわからないまま、職場を離れることになりかねません。逆に、弁明や反論を重ねることも避けましょう。
• 退職面談を、引き止めの場にする。退職は、本人がすでに決めたことです。引き止めをどこまで行ってよいかは、上司の考えだけで決めず、就業規則を確認して人事の担当者に相談してください。
• 転職先を聞き出そうとする。話すかどうかは、本人に任せましょう。会社として確認が必要かどうかは、就業規則を見たうえで人事の担当者に尋ねます。
• 聞いた話を、人事に報告して終わりにする。報告書に退職の理由を書くだけでは、他の部下との面談は変わりません。

退職面談で聞いたことを、チームのメンバーのためにどう生かすか

退職面談で聞いた話は、これからも一緒に働く部下との次の面談で、上司のほうから尋ねる質問に変えて生かします。誰から聞いた話なのかは伏せておきます。

聞いた話は、次の順番で生かします。

1. 面談の当日に、聞いた話を次の3つに分けて書き留めます。上司の判断で変えられること（仕事の頼み方や割り振り、面談の進め方）と、自分の上司や人事に相談すること（人員や給与・評価の制度）、そして今からは変えられないことです。
2. 上司の判断で変えられることを、まず1つだけ変えます。変えたことは、チームのメンバーにも伝えましょう。

3. 他の部下との次の面談で、変えてみて仕事がしやすくなったかを尋ねます。
4. 仕事を引き継ぐ人とは、代わりに減らす仕事を先に二人で決めます。

5. 自分の上司や人事に相談したことは、期限を決めて、わかったことをメンバーに伝えます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談がその後の行動につながっているかを尋ねています。「毎回そうなっている」または「ほぼ毎回そうなっている」と答えた人は39.3%で、この人たちの61.3%が、面談は成果につながっていると感じていました。「ほぼそうなっていない」または「全くそうなっていない」と答えた人では、成果を感じている人は7.0%でした。面談がその後の行動につながっている人ほど、面談の成果を感じています。

退職面談がうまくいったかどうかは、面談のあとの行動で判断するとよいでしょう。退職する本人は、まもなく職場を離れます。退職面談のあとに行動できるのは、話を聞いた上司だけです。

退職面談がうまくいったかどうかを、何で振り返るか

退職面談がうまくいったかどうかは、本人が退職の理由を話してくれたかどうかでは決まりません。面談のあとの上司自身の行動と、他の部下との面談を、次の3つから振り返ってみてください。

• 退職面談から1週間のうちに、上司が自分の判断で変えたことが1つあり、チームのメンバーにも伝わっていますか。
• 他の部下との次の面談で、返事をしないままになっていた話を、上司のほうから1つ話題にできましたか。
• 仕事を引き継いだ人と、代わりに減らす仕事を二人で決められましたか。

チームのメンバーに伝わるのは、退職面談で何が話されたかよりも、そのあとに上司が何を変えたかです。