評価面談で部下のやる気を下げない伝え方

評価面談で部下のやる気が下がるのは、低い評価のせいとは限らない

評価面談（フィードバック面談、期末面談とも呼びます）で部下のやる気（モチベーション）を守るために、言葉を和らげる必要はありません。やる気に影響するのは、評価が低いことそのものよりも、面談で聞いた話を次の半年の仕事に生かせるかどうかだと考えられます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談の困りごとに「上司の話が役に立たない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は8.2%でした。困りごとの選択肢の中で、最も低い割合です。一方、「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人では32.7%で、回答者全体の31.9%とほぼ同じでした。面談の成果を感じにくいのは、評価への影響を気にしている人よりも、上司の話が役に立たないと感じている人のほうです。

言葉を和らげてあいまいに伝えると、上司の気持ちは楽になりますが、部下が次の半年に生かせる情報は減ってしまいます。たとえば「全体としてはよくやってくれました。ただ、もう少し主体性がほしいですね」と言われた部下には、自分の評価が高いのか低いのかも、何をすれば評価が変わるのかもわかりません。反対に、結果を告げるだけの面談でも、何をすれば評価が変わるのかは伝わりません。

評価面談で部下のやる気を下げる要因は、次の3つに分けられます。

• 評価の結果と理由が、次の半年に生かせる形で伝わっていない。評価の根拠と、何ができれば上の評価になるのかが、はっきり示されていない状態です。
• 面談が、会社に求められて受けるだけのものになっている。同じ調査では、上司との面談が半年〜1年に1回の人の67.6%が、面談で人事評価の話をしていました。この頻度の人のうち、困りごとに「やらされ感・義務感での実施」を挙げた人は22.7%で、週1回以上の人では8.8%です。面談の頻度が低い人ほど、やらされ感を挙げる割合が高くなっています。
• 上司が面談で約束したことが、その後実行されない。「確認しておきます」「検討します」と答えたまま、結果を部下に知らせていない状態です。

3つとも評価の高低にかかわらず起こるため、高い評価を伝える面談でも、部下のやる気が下がることがあります。

評価面談でやる気を下げる言い方と、言い換えの一覧

やる気を下げやすいのは、結果や理由、次に取り組むことをあいまいにした言い方と、上司には約束できないことを含む言い方です。言い換えるときは、あいまいな部分を具体的な出来事と評価基準に置き換えます。

例の中の「B」や月は、自社の評価の表記と実際の出来事に置き換えてください。最終的な結果が自分の付けた評価と異なる場合は、変わった理由を、面談の前に上位の評価者か人事に確認しておきましょう。

評価の結果ごとの、やる気を下げない伝え方と最初の一言

気をつけたい点は、伝える評価が低いとき、標準的なとき、高いときで異なります。最初の一言も、評価の結果に合わせて準備しておくとよいでしょう。

どの評価でも、評価面談の最初に伝えること

結果は、会社が定めた評価の表記（「A」「B」など）のまま、最初に伝えます。面談の目的を先に話すと、部下も聞きたいことを整理しやすくなります。

自己評価より低い評価を伝えるとき

低い評価を伝える面談でやる気を下げやすいのは、理由を人柄の問題として話すことと、来期に何を任されるのかがわからないまま終わることです。評価は賞与や昇給に関わることが多く、部下がまず知りたいのは、結果とその理由です。

低い評価だけを聞いて面談を終えると、部下は、来期も仕事を任せてもらえるのかと不安になりかねません。来期もお願いしたい仕事を1つ、上司の判断で決められる範囲で伝えましょう。面談を昼休みの前や終業の前に設定するのも1つの方法です。部下は、面談のあとすぐに同僚のいる席へ戻らずに済みます。

標準的な評価を伝えるとき

標準的な評価を伝える面談で気をつけたいのは、部下を、特に話すことのない相手として扱ってしまうことです。「今期も『B』です。問題ありません」の一言で終えると、部下は、この半年の仕事がどう評価されたのかを知らないままになります。

最後の問いへの答えは、どちらでもかまいません。今の担当業務を確実にしたい部下とも、来期に取り組むことを1つ、一緒に決めておきましょう。

高い評価を伝えるとき

高い評価を伝える面談では、「おめでとうございます。来期もこの調子で」と数分で終えてしまうと、かえってやる気を下げることがあります。何が評価されたのかを聞けなかった部下は、来期に何を続ければよいのかを判断できません。高い評価のあとに仕事の量だけが増えれば、部下は、評価されるほど負担が重くなると感じかねません。

努力したのに、目標の数字に届かなかったとき

努力したのに目標に届かなかった部下に、「がんばりは認めています。ただ、結果がね」と伝えると、やる気を下げてしまいがちです。どの行動を見ていたのかを言わない「認めています」は、誰に対しても言える言葉だからです。上司が実際に見てきた行動を先に伝え、評価の対象になる事柄とは分けて話しましょう。

評価面談の後半は、やる気につながる「次の1か月」の話に使う

結果と理由の説明は面談の前半で終え、後半は、次の1か月に何に取り組むかを話す時間に充てることをおすすめします。次の4つは進め方の一例で、相手や場面に合わせて順番を入れ替えてかまいません。

1. 届かなかった点を、「何がどこまでできれば上の評価か」で伝える

2. 上司に期待することを尋ね、求められたら具体的に助言する

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データには、部下が1on1の前に選んだテーマと、上司に期待することが記録されています。「スキルや力の向上」のテーマのうち、部下が「具体的なアドバイスがほしい」を選んでいた割合は19.2%でした。このテーマでは最も多く選ばれており、「話を聞いてほしい」は6.9%です。スキルや力を伸ばすことがテーマのときは、話を聞いてもらうことよりも、具体的なアドバイスのほうが多く求められています。

部下が助言を求めているときは、励ましの言葉だけで終えず、何から始めるとよいかを具体的に1つ伝えてください。一緒に考えたいと言われたときは、何に困っていて、どうしたいのかを、まず把握するように努めます。

3. 最初の1か月に取り組むことを、二人で決める

4. 上司が引き受けることを1つ決め、次に話す日を約束する

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%でした。回答者全体の31.9%を下回っています。

評価面談で上司が口にした「やっておきます」は、次の評価面談まで実行されないままになりがちです。約束したことは期日までに実行し、結果を部下に知らせてください。

評価面談でやる気を下げないために、避けたいこと

部下のやる気を守ろうとする行動の中にも、逆効果になりやすいものが4つあります。

• よかった点の間に、届かなかった点を挟んで伝える。「ほめる、指摘する、ほめる」の順で伝えるとよいという助言もありますが、ここではおすすめしません。指摘が前後のほめ言葉に埋もれ、結果と理由が部下に伝わりにくくなるからです。よかった点は、結果と理由のあとに、具体的な出来事を添えて伝えます。
• 聞き役に徹すると、あらかじめ決めておく。部下の話を聞く時間は必要で、聞くだけで終えてよい場合もあります。ただ、聞き役に徹することを先に決めてしまうと、何を改善すればよいのかを知りたい部下に、上司の考えや評価基準が伝わりません。反対に、上司が説明を続けて部下が話せなくなることも避けたいところです。部下の話を聞き、何を求めているのかを尋ねたうえで、上司の考えを伝えます。
• 「期待しています」で締めくくる。「期待しています」だけでは、何を期待されているのかが部下に伝わりません。来期にお願いしたい仕事と、特に大事にしたいことを、言葉にして伝えましょう。
• 「やる気はありますか」「落ち込んでいませんか」と尋ねる。評価を付けた上司にそう尋ねられて、「ありません」「落ち込んでいます」とは答えにくいものです。「大丈夫です」という返事だけでは、本当の気持ちはわかりません。尋ねるなら、次に取り組むことと、進めにくくなっている点にしましょう。

評価面談で部下のやる気を下げなかったかどうかは、面談後の行動で判断する

部下のやる気を下げずに済んだかどうかは、面談の終わりの表情や返事だけではわかりません。面談後の2週間ほどの間に、二人で決めたことが動き出したかどうかで判断することをおすすめします。

Kakeai AI 1on1には、1on1のあとに部下が0〜5の6段階で付ける「すっきり度」という点数があります。Kakeai AI 1on1の利用データでは、部下が点数を付けて送った回の99.0%が4以上でした。

評価面談の終わりの「わかりました」「大丈夫です」という返事だけで、やる気が保たれていると判断しないほうがよいでしょう。次の3つの点から、面談とその後の2週間を振り返ってみてください。

• 面談の終わりに、最初の1か月に取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。
• 上司が引き受けたことを、約束した日までに実行し、結果を部下に知らせたか。
• 面談から2週間のうちに、二人で決めたことが動き出しているか。

2週間たっても動きが見えないときは、やる気が下がったと決めつけず、上司から様子を尋ねてみてください。

KAKEAIの1万人調査では、面談がその後の行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。「ありたい状態が定まっていない」は16.3%、「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%で、「自己像・ありたい姿と衝突してやりたくない」は8.3%でした。やりたくないという理由よりも、ありたい状態が定まっていない、必要な情報が揃っていないという理由のほうが、多く挙げられています。

評価面談のあとに部下の動きが止まっていても、やる気がないとは限りません。ありたい状態を一緒に考えることや、必要な情報を補うことは、上司にもできます。