評価面談のコツ・ポイント・注意点

評価面談のコツは、時間や雰囲気よりも上司の準備と対応にある

評価面談（人事評価面談・期末面談・フィードバック面談とも呼ばれます）のコツや注意点としては、「時間を十分に取る」「話しやすい雰囲気をつくる」「本音を引き出す」などがよく挙げられます。しかし、面談が続く評価の時期に、すべてを守るのは現実的ではありません。優先したいのは、上司自身の準備と対応です。具体的には、評価の理由を説明できること、期の途中に話した内容を覚えていること、面談で約束したことを果たすことです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとを複数回答で尋ねています。自分や上司の時間の確保、日程調整といった、時間に関する困りごとを挙げた人は39.6%でした。このうち「面談が成果につながっている」と感じている人は41.7%で、回答者全体の31.9%を上回っていました。「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人でも、この割合は32.7%と、回答者全体とほぼ同じです。

一方、「上司の対応が期待するものと違う」「上司が以前会話したことを覚えていない」など、上司の対応に関する5つの困りごとのいずれかを挙げた人は27.3%いました。そのうち、成果を実感している人は21.1%です。中でも「上司の話が役に立たない」を挙げた人では、この割合は8.2%にとどまりました。つまり、成果の実感が低いのは、時間の確保に困っている人ではなく、上司の対応に困っている人です。

1万人調査では、上司との面談が半年に1回の人のうち、面談で人事評価について話している人は69.8%でした。

評価面談のコツは、話し方の技術よりも、上司が何を準備して臨み、引き受けたことをどう果たすかにあると考えられます。時間と場所は、声が外に漏れない部屋で1人30分を目安にすれば十分でしょう。力を入れたいのは、次の5つです。

評価面談の5つのコツと、そのまま使える最初の一言

5つのコツは、調査で挙がった上司の対応に関する5つの困りごとに、1つずつ対応しています。最も重要なのは1つ目で、残りの4つは面談の前から後へと順に並べました。合わない部分は、相手に合わせて変えてみてください。

表のかっこ内は、KAKEAIの1万人調査でその困りごとを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人の割合です。回答者全体では31.9%でした。

コツ1：評価の理由を実際の出来事で伝え、来期に期待することまで話す

評価面談で部下の役に立つのは、なぜこの評価なのかという理由と、来期に何に取り組めばよいのかという手がかりの2つです。

理由は、日付のわかる具体的な出来事で伝えます。「主体性が足りない」「もう少し積極的に」といった言葉だけでは、明日から何を変えればよいのかが伝わりません。出来事を思い出せない項目は、理由に挙げないほうがよいでしょう。評価は、評価シートの該当する項目を二人で見ながら上司の考えとして伝え、部下自身の見方も尋ねます。

最終的な結果が決まる前の面談では、上司が自分で決められる範囲までを話します。上司が付けた評価を本人に伝えてよいかどうかは会社によって異なるため、面談の前に人事担当者に確認しておいてください。

来期の話では、「来期はどうしたいですか」と尋ね、聞くだけで終わる回があってもかまいません。おすすめしないのは、聞くだけにすると最初から決めておくことです。まずは、上司が来期に期待していることを伝え、続けて部下の考えを尋ねてみてください。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データから、普段の1on1で部下が上司に期待することを見てみます。1on1の前に選ばれた「スキルや力の向上」のテーマのうち、部下が上司に期待することとして「具体的なアドバイスがほしい」を選んでいた割合は19.2%で、このテーマで最多でした。「話を聞いてほしい」は6.9%です。1on1で力の伸ばし方を話すときは、聞いてもらうことよりもアドバイスが多く求められています。

コツ2：期の途中に話した内容を、評価面談の前に読み返す

評価面談の前に、1人につき10分ほどかけて、期初の目標と期の途中の面談のメモを読み返しておきましょう。半年分を記憶だけで話そうとすると、評価の理由が直近1か月の出来事に偏りがちです。

読み返しながら、次の3つを書き出します。

1. 評価の理由になる出来事を2つと、それぞれの日付
2. 期の途中に、部下が自分から話してくれたことを1つ
3. 来期に最も期待することを1つ

期の途中に部下が話してくれたことは、上司から話題にするとよいでしょう。

コツ3：何のための時間かを、上司自身の言葉で伝えてから始める

評価面談では、挨拶のあとすぐに、この時間を何に使うのかを伝えます。雑談で場を和ませてから本題に入るという助言もありますが、部下がまず知りたいのは評価の結果とその理由でしょう。雑談を長く続けても、部下の気がかりは消えません。

コツ4：説明に入る前に、部下が聞いておきたいことを尋ねる

上司が用意した順番で最後まで説明しても、部下が聞きたかったことに触れていなければ、期待と違う面談になります。説明に入る前の1分ほどで、今日聞いておきたいことを部下に尋ねてください。

「特にありません」と返ってきたら、自己評価と上司の評価に差があった項目から、一緒に見ていくとよいでしょう。

コツ5：評価面談で引き受けたことは、期日を決めて回答する

評価面談では、評価基準の解釈や昇給の決まり方、異動の希望など、その場で答えられない話が出ることがあります。「確認しておきます」とだけ答えると、そのままになりがちです。回答する日を伝え、その場で自分の予定表にも書き込んでおきましょう。

決めたことを振り返る日も、その場で相談しておくとよいでしょう。

評価面談で場面ごとに気をつけるポイントと言い方

評価面談で気をつけるポイントは、場面によって変わります。迷いやすい5つの場面を取り上げます。

期の途中にほとんど話せておらず、出来事を思い出せないとき

覚えていないことを、覚えているかのように話すのは避けましょう。まず率直に認め、今期の出来事を部下に教えてもらいます。

部下の返事が「わかりました」「特にありません」だけのとき

「質問はありますか」と尋ねると、「ありません」の一言で話が終わりがちです。受け止め方に違いがあることを前提に、どこが違うのかを尋ねてみてください。その場で言葉にしにくい場合に備えて、あとから伝える方法も用意しておきましょう。

部下の評価が高いとき

評価が高いときの面談は、「文句なしです。来期もこの調子で」の一言で終わりがちですが、それでは部下が持ち帰れるものがありません。評価が高い理由と、次にお願いしたい仕事を具体的に伝えましょう。

昇給や昇格、次の評価について聞かれたとき

昇給、昇格、次の評価は、上司の一存では決まりません。できない約束はせず、自分の立場で言える範囲を伝えましょう。

評価面談が続いて、1人20分しか取れないとき

1人20分の評価面談で省くのは、自己評価の読み上げと、部下と上司の評価に差がない項目の説明です。評価の理由と来期の仕事の話は残します。

KAKEAIの1万人調査で、上司との面談が半年〜1年に1回の人を、面談で「具体的な仕事」の話をしているかどうかで比べました。面談が成果につながっていると感じている人の割合は、話している人で21.6%、話していない人で15.8%です。面談の頻度が低い人でも、仕事の話をしている人のほうが、この割合は高くなっています。

短い評価面談でも、評価の結果の説明だけで終えず、来期のどの仕事をどう進めるかまで話しておくとよいでしょう。

評価面談の注意点として、やらないほうがよいこと

評価面談で避けたいことは、次の5つです。

• 「会社の決まりなので」と言って始める。上司自身がこの面談を大事な時間だと考えていないという印象を与えます。評価面談の日程を何度も変更することも同じです。
• 聞き役に徹して、上司の考えを伝えない。「評価面談では、上司は聞き役に回るべきだ」という助言がありますが、KAKEAIは、聞き役に徹すると最初から決めておくことをおすすめしません。KAKEAIの1万人調査で、面談で上司に最も期待することを1つ選んでもらったところ、「話を聞いてほしい」は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」は、合わせて45.6%です。上司の考えや関わりを求める人のほうが多くなっています。部下の見方をよく聞き、上司の考えも伝えてください。説明だけで時間を使い切り、部下の見方を聞かずに終えることも避けましょう。
• 「ここでの話は評価に関係ないので、本音で話してください」と言う。面談で聞いた話が評価に影響しないとは、上司の一存では約束できません。本音を引き出すことを目標にするのではなく、評価シートの項目と実際の出来事を示しながら、部下の考えを尋ねます。
• 評価が下がった理由を、上位の評価者や人事のせいにして終える。「私は高く付けたのですが」で終えると、部下は何を改善すればよいのかを誰にも聞けなくなります。評価が変わった理由は、面談の前に上位の評価者に確認しておき、上司自身の口から説明してください。
• 他の人と比べて伝える。「○○さんはできているのに」と言われても、本人は何を変えればよいのかがわかりません。会社の評価基準と本人の仕事での出来事をもとに話しましょう。

評価面談がうまくいったかどうかを、何で振り返るか

評価面談がうまくいったかどうかは、面談の終わりの雰囲気ではなく、その後の1か月の行動に表れます。次の3つの点から、二人の時間を振り返ってみてください。

• 面談の終わりに、来期の最初の1か月に取り組むことが、部下自身の言葉になっていたか。
• 面談で引き受けたことについて、上司が約束した日までに部下に回答できたか。
• 1か月後の15分で、取り組んだことを二人で振り返れたか。

Kakeai AI 1on1の利用データには、1on1のあとに部下が0〜5の6段階で付ける「すっきり度」があります。部下が点数を付けて送った回のうち、すっきり度が4以上だった回は99.0%でした。

評価面談では、評価を付けた上司本人が目の前にいます。面談の終わりに「わかりました」「納得しました」という言葉が出ても、納得しているとは限りません。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が半年〜1年に1回の人のうち、面談が毎回またはほぼ毎回その後の行動につながっていると答えた人は29.3%でした。週1回以上の人では49.8%です。面談の間隔が長い人のほうが、行動につながっていると答えた割合は低くなっています。

評価面談は、次の機会まで間が空きやすい面談です。1か月後に振り返る日を、面談の中で二人で決めておくことをおすすめします。