人事評価の結果を本人に開示するべきか

人事評価の結果を本人に開示するべきか：段階と根拠は開示し、調整の過程は開示しない

人事評価の結果は、評価の段階（AやBなど）と、その根拠（どの仕事を、どの基準で見たか）までを本人に開示することをおすすめします。開示しないほうがよいのは、評価の調整会議で誰がどう発言したかという過程です。「開示するか、しないか」の二択で考えると、どちらを選んでも不満が残ります。開示するものを分けて考えてください。

開示を一律に義務づける法律があるかどうか、個人情報の開示請求との関係がどうなるかは、会社の規程と専門家に確かめてください。このページでは法律の判断ではなく、開示するなら何を、誰が、どう伝えるかを扱います。

人事評価を開示しない理由として挙がるものと、調査の数字

開示しない理由として挙がるのは、「低い評価を知るとやる気が下がる」「評価が気になって本音を話さなくなる」「上司が根拠を説明できない」「相対評価の調整を説明できない」の4つです。最初の2つは本人の受け止め方についての心配ですが、評価の開示そのものを尋ねた数字はありません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査で、面談で人事評価の話をしている人としていない人を、面談の頻度が同じ人どうしで比べました。頻度を4つに分けたどの中でも、評価の話をしている人のほうが「面談が成果につながっている」と感じる割合が高くなっていました。たとえば面談が半年〜1年に一度の人では20.9%と17.8%、2〜3か月に一度の人では28.4%と26.0%です。差は数ポイントですが、面談で評価の話をしている人のほうが、面談が成果につながっていると感じる傾向があります。

また、上司との面談の困りごと（複数回答）として「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人は9.3%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は32.7%で、回答者全体の31.9%と比べて低くはありません。評価が気になる人でも、面談の成果の実感が低いわけではありません。

ここまでの数字は、面談で評価の話をすることについてのもので、評価の開示がやる気や本音にどう影響するかまでは示していません。やる気や本音についての心配は、開示をやめる理由とするより、伝え方を整えるきっかけとして扱うことをおすすめします。残る2つの理由、「上司が根拠を説明できない」「調整を説明できない」も、開示しない理由ではなく、開示の前に整えておく仕事です。根拠を説明できない評価でも、昇給額や賞与の差として本人に伝わりがちです。そうなると本人は、評価の段階を知らされないまま、処遇から自分の評価を推し量ることになります。

人事評価の結果を開示するなら、誰が、いつ、どう伝えるか

評価の結果は、人事からの通知で済ませず、直属の上司が評価面談で根拠と一緒に伝えてください。評価の結果だけが先に届くと、本人は根拠を知らないまま結果を受け止めることになります。そのあとの評価面談も、すでに出た結果を説明するだけの場になりがちです。

伝える順番は3つです。上司の考えとして評価を言い、根拠を仕事の事実で示し、本人の見方を尋ねます。以下では、社内のヘルプデスクで問い合わせ対応を担当している部下の例で示します。

評価が調整会議で変わった場合は、変わったことと、相談先だけを伝えます。会議の中身は開示しません。

開示が受け止められるかどうかは、評価面談の伝え方だけでは決まりません。期の途中に上司が自分の考えとして見通しを話していれば、期末の結果は初めて聞く話ではなくなります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、評価の話は半年に一度の面談に閉じ込めず、普段の面談でもするほうがよいと考えています。評価シートの具体的な基準を、普段の面談で上司と部下が一緒に見ながら話すということです。期末の開示は、その積み重ねの最後の一回に当たります。

開示したあとに、本人から質問や反論が来たときの受け方

開示のあとに質問や反論が来ても、開示が失敗したとは限りません。本人が根拠をもっと詳しく知りたいと考えていることもあります。上司は言い返さず、まず本人の見方を聞いてください。

上司が相談先を答えられるように、人事は、評価に納得できないときの相談の窓口と手順を、先に上司に配っておいてください。

人事評価の開示の仕組みを整えるときに、おすすめしないこと

• 評価の結果だけを通知する。システムやメールで結果だけが届くと、本人は根拠を知らないまま受け止めることになります。開示は、根拠と一緒に、直属の上司から伝えます。
• 調整会議の中身まで開示する。誰がどう発言したかを本人に伝えると、評価会議で率直な議論ができなくなります。伝えるのは、調整があったことと、相談先です。
• 開示して終わりにする。結果を伝えた面談で、次の期に何をするかが決まっていなければ、本人の手元には評価の結果だけが残ります。
• 人事が1on1の記録の中身を読んで、評価の根拠を集める。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。記録が評価の材料に使われると知った部下は、面談で話す内容を選び、言いにくいことを話さなくなると考えられます。評価の根拠は、上司が自分の目で見た仕事と、上司自身が残した記録から出してください。

人事評価の開示がうまくいっているかを振り返る点

開示がうまくいっているかどうかは、不満の申し立ての数ではなく、評価面談のあとに上司と部下の間で何が決まっているかで振り返るとよいでしょう。人事と上司が、次の点を振り返ってみてください。

• 評価面談で、上司は評価の根拠を仕事の事実で説明し、本人の見方も聞けたでしょうか。
• 期の途中に、上司が今の時点での考えを部下に伝えた回があったでしょうか。
• 評価の結果と一緒に、次の期に取り組むことが二人の間で決まったでしょうか。
• 納得できないときの相談先を、上司がその場で答えられたでしょうか。

評価面談のあとに次の期に取り組むことが決まっていなければ、開示の仕方より先に、期の途中の面談で評価の話をしているかを見直してみてください。