キャリア面談の上司コメントの書き方

キャリア面談の上司コメントには、上司自身の意見を書く

キャリア面談の上司コメントは、部下の希望を書き留めて、励ましの言葉を添えるだけの欄ではありません。部下の希望について上司がどう考えているのかと、そのために上司が何をするのかを書く欄です。

キャリア面談シートや自己申告書の上司コメントは、何人分もの記入が重なると、「本人の希望を確認しました。今後の活躍に期待します。」のような文になりがちです。誰のシートにも書ける文では、上司が話をどう受け止めたのかが、部下に伝わりません。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、「今後のキャリア」のテーマのうち16.6%で、部下が上司に期待することとして「意見を聞きたい」を選んでいました。「一緒に考えてほしい」は16.4%、「話を聞いてほしい」は7.6%です。キャリアの話では、話を聞いてもらうことよりも、上司の意見や、一緒に考えることのほうが多く期待されています。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査でも、同じ傾向が出ています。面談全般について、上司に最も期待することを1つ選んでもらうと、「話を聞いてほしい」は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」の3つは、合わせて45.6%です。

キャリア面談の上司コメントには、部下の希望に加えて、上司自身の考えを書くとよいでしょう。

「キャリアは本人が決めるものなので、上司は聞き役に回り、コメントも希望を受け止める言葉にする」という助言があります。しかしKAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査から、キャリアの話では上司は聞き役に回る、とあらかじめ決めておくことをおすすめしません。部下が上司に期待することは、人によっても回によっても異なるからです。

キャリアを決めるのは、あくまで部下本人です。部下の話を聞いたうえで、「私は〜と考えています」と自分を主語にした意見を、根拠となる仕事上の事実と一緒に書き添えてみてください。事実があれば、部下も「その点は違うと思います」と自分の考えを伝えやすくなります。

キャリア面談の上司コメントは4つの文で組み立てる

上司コメントは、次の4つの文で組み立てるとよいでしょう。書くときは、中心になる2つ目の「上司の意見」から考え始めることをおすすめします。

1. 本人の希望：部下が面談で話した希望を、上司の言葉に置き換えず、本人の言葉のまま1文で書きます。
2. 上司の意見：希望に賛成なのか、今はまだ早いと考えるのか、別の方向が合うと考えるのかを書きます。根拠となる仕事上の事実を1つ添えてください。
3. 上司がすること：来期に任せる仕事、紹介する人、希望を伝える相手のいずれか1つを、実行する月と一緒に書きます。
4. 次に二人で確認すること：部下が次に取り組むことと、続きを話し合う月を書きます。「一緒に考えてほしい」という期待に応える文なので、1回の面談で結論が出たようには書きません。

上司の意見が書けないときは、この半年に任せた仕事を予定表で振り返り、わからない点は面談で本人に尋ねてみてください。

「上司がすること」に書けるのは、上司が自分の権限で実行できることだけです。書いた内容は、部下との約束として残ります。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

「機会があれば任せます」と書いたまま何も起きなければ、守られなかった約束が記録に残ります。上司がすることは1つに絞り、月と仕事の名前を入れて書きましょう。

コメントの材料は、面談で部下に次のように尋ねながら集めます。

「意見がほしい」と言われたときは、まず部下自身の考えを尋ねてから、上司の意見を具体的に伝えます。

コメントに書く文は、面談の最後の5分ほどで読み上げ、その場で部下と一緒に直すとよいでしょう。部下本人に開示されない欄でも、書く意見そのものは、面談で直接伝えておいてください。

場面ごとの書き出しは、次の通りです。

場面別の、キャリア面談の上司コメントの例文

例文の○○は、実際の仕事や時期に置き換えてください。

本人の希望がはっきりしていて、上司も賛成のとき

賛成のときは、「応援します」で終わらせず、任せる仕事まで書きます。

希望ははっきりしているが、今はまだ早いと上司が考えるとき

言いにくい内容ですが、コメントに書く前に、面談で直接伝えてください。

コメントの例です。

部下が「特に希望はありません」と話したとき

「特になし」と書いて終わらせず、上司から見て合うと思う方向を1つ書いてみてください。面談では、上司が先に自分の考えを伝え、部下がどう感じるかを尋ねるのも1つの方法です。

コメントにはこう書きます。

他部署への異動の希望が出たとき

異動は、上司だけでは決められません。コメントに書くのは、部下の希望を誰にいつ伝えるのかと、その結果をいつ部下に報告するのかです。チームに残ってほしい気持ちがあっても、希望はそのまま書いてください。書かなければ、人事の担当者にも次の上司にも伝わりません。

コメントの例です。

管理職を希望しないと言われたとき

上司に経験のない分野への希望が出たとき

経験のない分野については、意見があるように装わず、わからないと正直に書きましょう。

家庭の事情や体調の話が出たとき

コメントには、事情の詳しい内容ではなく、仕事について二人で決めたことと部下の希望を書きます。記録に残してよいかどうかは、部下本人に尋ねてください。働き方の扱いは、上司が就業規則を確認し、人事の担当者に相談します。体調のことは上司だけで判断せず、産業医や医療の専門家に相談できるようにしましょう。

転職や退職を考えていると話されたとき

転職や退職の話は、部下の了解なしにコメントに書きません。誰に伝えるのかも、部下と相談してから決めます。

書かないと決めたときは、仕事について二人で決めたことだけを書きます。

時間が足りず、話がまとまらなかったとき

話がまとまったようには書かず、続きを話す日を書きます。

前回のコメントに書いたことが、実行できていないとき

キャリア面談の上司コメントに書かないこと

キャリア面談の上司コメントに書かないのは、守れない約束や、上司の考えが入っていない文など、次の5つです。

• 約束できないこと：異動、昇格、評価の結果は、上司だけでは決められません。「来期は異動できるようにします」とは書かないでください。
• 応援と期待だけの文：「本人の希望を否定せず、応援の言葉で締めくくる」という助言もありますが、このページではおすすめしません。「期待しています」だけでは、上司が何をするのかが伝わらないからです。反対に、上司の意見だけを書いて、本人の希望を書かないコメントも避けてください。
• 人柄についての評価：「向上心がある」「受け身である」とは書かず、どの仕事で何をしたのかを書きます。
• 面談で伝えていない意見：コメントを読んで初めて知った意見に対しては、部下が自分の考えを伝える機会がありません。
• 今の仕事と結びつかない将来の話：「将来は○○で活躍してほしい」だけでは、来月からの仕事は変わりません。来期に任せる仕事まで書きましょう。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。

上司コメントは、人事の担当者も読みます。何がどう書かれるのかがわからなければ、部下は次の面談から本音を話しにくくなるでしょう。提出する前に、書く内容を部下に伝えておくことをおすすめします。

キャリア面談の上司コメントが役に立ったかどうかの振り返り方

上司コメントが役に立ったかどうかは、文章の出来よりも、書いたあとに二人が実際に動けたかどうかでわかります。振り返る点は、次の3つです。

• 誰のシートにも書ける文が、コメントに残っていなかったか。残っていたら、上司の意見に事実を1つ足します。
• 面談の終わりに、次に取り組むことが部下自身の言葉になっていたか。
• 「上司がすること」に書いた内容を、書いた月に上司が実行できたか。

KAKEAIの1万人調査では、面談がそのあとの行動につながっているかを尋ねた質問に、9.4%の人が「毎回そうなっている」と答えました。この人たちの75.5%が、面談が成果につながっていると感じています。「全くそうなっていない」と答えた人では6.0%でした。面談が行動につながっていると答えた人ほど、成果を実感している割合が高くなっています。

同じ調査で、面談の時間のうち「今後のキャリア」の話が占める割合を尋ねたところ、回答者の平均は6.1%でした。一方、面談でキャリアの話をしている人の36.2%が、面談が成果につながっていると感じています。キャリアの話をしていない人では30.2%です。キャリアの話に使われる時間は短いものの、話している人のほうが、成果を実感している割合は高くなっています。

キャリアの話は、年に1回のキャリア面談だけにとどめず、コメントに書いた次の一歩を、普段の1on1の冒頭で二人で確認するとよいでしょう。

思うように進んでいないときは、取り組む量を減らすか、確認する月を早めて、その内容を次のコメントに書きます。