面談を外部に代行してもらえるか知りたい

面談の代行とは何か：外部に任せられる面談と、任せられない面談

面談の代行とは、外部の専門家（キャリアの相談員やカウンセラー、コーチなど）が上司の代わりに社員と1対1で話すサービスのことです。外部の人が担えるのは、話を聞くことや相談に乗ること、上司には話しにくいことの相談先としての役割です。一方で、その部下の仕事を決めることや、仕事を見たうえで意見を言うことは、外部の人には担えません。外部の人は、本人の仕事を決める権限も、普段の仕事を見る機会も持っていないからです。

面談の代行を考えるときは、どの面談を外に出し、どの面談を直属の上司に残すかを、先に分けてください。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として、「自分の仕事を進めるため」を選んだ人が52.8%で最も多くなっています。2番目に多いのは「会社や組織の考えや状況を理解するため」の38.5%でした。「成長のため」を選んだ人は22.9%です。つまり、上司との面談を、自分の仕事を進める場として使っている人が最も多いということです。

部下の仕事を決める立場にない人が面談を代わると、この目的には応えにくいと考えられます。普段の1on1は直属の上司に残し、外部の人には、上司との面談とは別の役割を任せるとよいでしょう。

以下では、営業所が各地に分かれている会社で、所長たちから「部下との面談を外部に任せたい」と要望を受けた人事の担当者を例にします。

面談を外部に代行してもらいたくなる3つの理由と、それぞれの対策

面談を代行に出したい理由としては、主に「管理職の時間がない」「上司の面談の進め方に不安がある」「上司には本音を言えない部下がいる」の3つが考えられます。理由によって、打つ手は変わります。

管理職の時間がないとき。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として最も多い答えは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%の人が挙げていました。この人たちのうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%を上回っています。つまり、時間が足りないという困りごとがあることと、面談が役に立っていないと感じることとは、同じではないようです。

面談の代行について尋ねた数字ではありませんが、時間が足りないことが理由なら、面談そのものを外に出すより、1回の長さと間隔を上司と部下で相談して決め直すことをおすすめします。

上司の面談の進め方に不安があるとき。この場合は、面談を外部に任せるより、上司が自分で試せる進め方を人事から示すとよいでしょう。上司との面談を続けたまま、進め方の不安に向き合いやすくなります。たとえば、最初に部下が話したいことと上司に期待することを尋ねる、終わりに次に取り組むことを二人で決める、という2つから始める方法があります。

上司には本音を言えない部下がいるとき。ここが、外部の相談窓口が役に立つ場面です。ただし、相談窓口は上司との面談の代わりではなく、上司との面談に加える別の入口として置きます。

上司から部下には、窓口ができたことを、上司との面談が続くことと一緒に伝えます。

外部の人には代われないもの：部下の仕事を決める判断

外部の人が面談を代わっても、部下の仕事を決める判断は、外部の人にはできません。外部の人は、部下の仕事の範囲や優先順位、時間の配分を決める立場にないからです。面談で仕事の進め方の相談が出ても、その場では決められず、あらためて上司と話すことになるでしょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を「見てもいない」なら、上司が行う意味はありません。その場にいる人だからこそできる観察、聞くこと、感じることがあってこそです。

KAKEAIは、直属の上司ではない人（人事、メンター、他部署の先輩）が1on1を担当するほうがよい、という考え方をおすすめしません。外部の専門家に代わってもらう場合も、同じです。外部に出すのは、上司との面談に加える相談先であって、上司との面談そのものではありません。

人事の担当者が経営陣に代行の導入を提案するときは、たとえば次のように伝えるとよいでしょう。

面談の代行サービスを選ぶときに確かめること

面談の代行サービスを選ぶときは、サービスの名前や料金より先に、次の5つを確認することをおすすめします。確認する相手は、サービスの提供者と、自社の人事・法務です。

1. 面談の中身が、誰にどこまで報告されるか。個人が分かる形で中身が会社に報告される仕組みなら、部下はそこでも本音を話しにくくなるかもしれません。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。外部の面談の中身を、個人が分かる形で人事が受け取ることも、同じ理由から避けたほうがよいでしょう。会社が受け取るのは、個人が分からない形の傾向までにします。

2. 本人が受けるかどうかを選べるか。全員が受けることを会社が決めてしまうと、社員にとっては、言われたから受ける面談になるおそれがあります。

3. 心身の相談を受ける人の資格と、医療につなぐ線引き。体調の相談は、産業医や医療の専門家につなぐ手順が決まっているかを確認します。代行サービスが診断や治療の代わりになることはありません。

4. 上司との面談を置き換えないこと。契約の目的を「上司の面談の代わり」と書かず、「上司に話しにくいことの相談先」と書きます。

5. 記録の保存と、本人が自分の記録を見られるか。保存の期間と、本人の求めに応じて開示されるかを確認します。守秘と個人情報の扱いは、自社の法務と人事に確認してください。

上司が部下の仕事を見ていない体制のとき、代行より先に見直すこと

面談の代行を考える会社の中には、上司が部下の仕事を見ていない体制になっている場合があります。営業所の所長が本社との会議で席を空けがちで、部下の仕事は先輩が見ている、というような形です。この場合、外部の人に面談を任せても、仕事を見ている人が面談をしていないことは変わりません。

見直すのは、代行の前に、誰がその部下の仕事を決め、誰が仕事を見ているかです。仕事を見ている人と仕事を決める人が別なら、普段の仕事の様子を二人が共有できる場を作ります。仕事を見ている先輩が仕事を決める役割を担えるなら、その人を上司にすることも含めて考えるとよいでしょう。

評価や勤務の配慮に関わる面談は、会社の決まりに沿って行います。誰が行うかを変えるときは、就業規則と人事の担当に確認してください。

面談を外部に代行したあとに、振り返ること

面談の代行がうまくいったかどうかは、受けた人数や満足度ではなく、上司との面談と仕事の動きがどう変わったかで振り返ります。

• 外部の相談窓口を置いたあとも直属の上司との面談が続いているなら、次は、窓口の使われ方を個人が分からない形で把握していきます。
• 外部の面談で出た仕事の話を、本人の了解のうえで上司との面談でも話せたら、次は、その話が仕事の動きにつながったかを二人で振り返るとよいでしょう。
• 会社が受け取る報告が個人の分からない傾向までになっていれば、その範囲を社員にも説明しておくと、窓口を使いやすくなるでしょう。
• 管理職の時間を理由に始めた場合は、1回の長さと間隔を上司と部下で決め直せたところで、外部に任せる範囲を考え直します。
• 部下の仕事を上司が見ていない営業所や部署では、面談の担当を変える前に、誰が仕事を見て誰が決めるかを整えるところから始めてください。

面談の代行を検討するなら、まず社内で、外に出す面談と直属の上司に残す面談を1枚に分けて書いてみてください。