面談ばかりしてくる上司にどう対応すればよいか

面談ばかりしてくる上司には、断るより先に、面談を自分の仕事の相談に使う

面談ばかりしてくる上司には、面談を断ったり受け流したりするより先に、その面談を自分の仕事の相談に使ってみることをおすすめします。面談が多くてつらいと感じる理由には、回数や時間の負担のほかに、回ごとに相談したいことがなく、話しても次の仕事につながらないことも考えられます。同じ回数でも、相談したいことがあり、話したことが次の仕事につながる回なら、負担の感じ方も変わってくるでしょう。

上司が面談を重ねる事情は、部下の席からは見えにくいものです。会社の決まりで回数が決まっているのかもしれませんし、部下の仕事の様子が見えにくく、状況を知りたいのかもしれません。面談が部下のためになると考えて、よかれと思って回数を増やしている場合もあります。「面談好きな上司」「管理したがる上司」と決めつけると、相談の言い方もとげのあるものになりがちです。

部下の側からできることは3つあります。1つ目は、回ごとに、話したいことと上司に期待することを1つ持ち込むことです。2つ目は面談でなくてよい報告をチャットや週報に分けること、3つ目は、それでも負担が大きいときに、頻度か長さの希望を理由と一緒に相談することです。

面談の回数が同じでも、行動につながるかどうかで成果の実感は分かれる

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司と週1回面談している人の40.5%が「面談が成果につながっている」と感じていて、月1回の人の30.7%を上回っています。面談の頻度が高い人のほうが、成果を実感している割合は高いということです。ただし、成果の実感の差がより大きく出ているのは、頻度の違いより、面談がその後の行動につながっているかどうかの違いです。

同じ調査で、上司と週1回以上面談している人を、面談がその後の行動につながっているかどうかで比べています。毎回またはほぼ毎回つながっている人では、67.3%が「面談が成果につながっている」と感じていました。同じ週1回以上でも、面談が行動につながっていない人では12.7%です。つまり、面談の回数が同じでも、行動につながっているかどうかで、成果の実感は大きく分かれるということです。

また、上司との面談の困りごと（複数回答）として「自分自身の実施時間の確保」を挙げた人は23.9%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は39.4%で、回答者全体の31.9%を上回っています。面談の時間を取りにくいと感じている人でも、面談の成果を実感している割合は、全体より高いということです。時間の負担を感じることと、面談が役に立つかどうかは、分けて考えることができます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）で、1回の時間を前の回からの間隔ごとに比べています。間隔が10日までの回（毎週の間隔）では、1回の時間の中央値は30.5分でした。月1回の間隔で行われた回では29.6分です。間隔の短い回でも、1回の長さは月1回の回とほとんど同じで、回数が多いからといって1回が短くなっているわけではありません。つまり、面談の回数が多いほど、面談に使う時間もそのまま増えていると考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談は上司と部下の両方が当事者として使う時間だと考えています。面談の回数を決めているのが上司であっても、その30分を何に使うかは、部下の側からも変えられます。

面談ばかりの上司に、部下の側からできる3つのこと

部下の側からできるのは、面談に相談したいことを持ち込むこと、面談でなくてよい連絡を分けること、頻度や長さの希望を相談することの3つです。以下では、総務で新しい勤怠システムの導入を担当している部下が、上司から毎週30分の面談を入れられている場面を例にします。

1. 回ごとに、話したいことと上司に期待することを1つ持ち込む

面談の最初に、今日話したいことと、上司に期待することを自分から伝えます。意見を聞きたい、一緒に考えてほしい、判断してほしい、といったことです。上司の確認に答えるだけで終わる回を、自分の仕事を前に進める回に変えるためです。

話したいことがない週は、そう言ってかまいません。無理に話題を作る必要はありません。

2. 面談でなくてよい報告は、チャットや週報に分ける

進み具合の報告だけなら、面談でなくても伝えられます。報告をチャットや週報で先に送っておくと、面談の時間は、その進み具合をもとにした判断や相談に使えます。報告をやめるのではなく、伝える手段を分ける提案として伝えると、上司も受け入れやすくなります。

3. 頻度か長さの希望を、理由と一緒に相談する

相談したいことを持ち込んでも負担が大きいなら、頻度か長さの希望を相談します。相談の仕方は、次の見出しで詳しく取り上げます。ここで大事なのは、面談を減らしてほしいとだけ言わず、自分の仕事の時間の話として、理由と代わりの方法を一緒に伝えることです。

面談の頻度や長さを上司に相談するときの言い方

面談の頻度や長さを相談するときは、「面談が多い」と言うのではなく、自分の仕事の時間の話として伝え、代わりの方法を添えます。上司の進め方への不満として伝わると、上司も身構えます。

頻度を相談するときは、期間を区切ると相談しやすくなります。

長さを相談するときは、話すことがない週だけ短くする形にすると、上司も受け入れやすくなります。

上司が面談で何を知りたいのかを尋ねると、準備がしやすくなり、回数の話もしやすくなります。

上司から「回数は変えられない」と言われたときは、押し返さず、1回の中身を変える相談に切り替えます。

相談しても変わらず、仕事に差し支えが出ているときは、人事の担当に相談してもかまいません。その場合も、上司への不満としてではなく、仕事の時間の確保の相談として伝えてください。

面談ばかりしてくる上司への対応で避けたいこと

避けたいのは、上司を悪く決めつけることと、面談を受け流して何も持ち込まないことです。

• 「面談好き」「管理したがり」と決めつける。上司が面談を重ねる事情は、部下の側からは分かりにくいものです。決めつけると、相談の言い方にとげが出やすくなります。
• 黙って受け流す。相談したいことを持ち込まずに座っているだけでは、面談は上司の確認の時間のまま変わりにくく、負担だけが残りがちです。
• 「面談を減らしてください」とだけ言う。理由と代わりの方法がないと、上司には、面談を嫌がっているように受け取られやすくなります。
• 面談を断る、欠席する。回数を減らしたいなら、断るのではなく相談します。断ることが続くと、必要な相談もしにくくなります。
• 逆に、面談の中身をすべて上司に任せる。回ごとに相談したいことを1つ持ち込むのは、部下にできることです。
• 上司への不満として人事に持ち込む。人事に相談するときも、仕事の時間の確保の相談として伝えます。

面談への対応がうまくいったかを振り返る

面談への対応がうまくいったかどうかは、回数が減ったかどうかより、面談の時間が自分の仕事を進める時間に変わったかどうかを振り返るとわかります。

• 面談の最初に話したいことと上司に期待することを伝えられたら、次の回の分も、前の日のうちに1つ決めておくと続けやすくなります。
• 上司に判断してもらったことや一緒に考えてもらったことで仕事が進んだら、次の面談の最初に、その結果を短く伝えます。
• 進み具合の報告をチャットや週報に分けられたら、面談で相談したいことも、報告と一緒に前日までに送っておく方法があります。
• 頻度や長さの相談を仕事の時間の話として伝えられたら、決めた期間が終わる頃に、元に戻すかどうかをもう一度相談してみてください。
• 面談を終えるときに次にすることが決まっていたら、次の面談は、その進み具合から話し始めます。

次の面談では、最初の一言を「今日は、説明会の案内文について、ご意見をいただきたいです」から始めてみてください。面談の回数は同じでも、その30分の中身は、部下の側から変えられます。