マイクロマネジメントにならない部下との関わり方

マイクロマネジメントは、関わる回数ではなく、誰が決めるかで分かれる

マイクロマネジメント（上司が部下の仕事の細部まで指示し、確認し続けること）になるかどうかは、部下と話す回数の多さでは決まりません。分かれるのは、仕事のやり方を誰が決めているかと、確認が何のために行われているかです。毎日話していても、やり方を決めているのが部下で、確認が仕事を進めるためのものであれば、マイクロマネジメントとは言いにくいでしょう。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の頻度が「毎日」の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は47.4%で、頻度ごとに見た中で最も高くなっていました。「1ヶ月に一度」の人では30.7%、「半年に一度」の人では20.3%です。頻繁に面談している人のほうが、成果の実感は高い傾向があります。

同じ調査では、面談が週1回以上でも、そのあとの行動につながっていない人の成果の実感は12.7%でした。週1回以上で、行動につながっている人では67.3%です。回数が多くても、面談が行動につながっていなければ、成果の実感は低くなっています。この数字は、マイクロマネジメントについて尋ねたものではありません。

マイクロマネジメントで起きているのは、上司が確認を重ねるうちに、部下が自分で決めて動く部分が減っていくことだと考えられます。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。関わり方のよしあしも同じで、上司が安心できたかではなく、部下が自分で決めて動けたかで見るとよいでしょう。

以下では、自社の展示会への出展準備（ブースの装飾の発注、案内状の送付、当日の運営表の作成）を部下に任せる場面を例にします。上司は昨年の展示会でトラブルを経験していて、つい細かく確認したくなっています。

マイクロマネジメントにならない関わり方：上司が決めることと、確認の日を先に決める

細かく確認したくなる気持ちを我慢して任せきりにするより、上司が決めることと確認する日を、先に二人で決めておくほうが、無理なく続けられます。上司が決めるのは、予算の上限や、お客様への対応の方針のように、部署として外せない点に絞ります。それ以外の進め方は部下が決めます。

確認する日を決めたら、その日以外は上司から聞きに行かないようにします。心配になったときは、聞く代わりに、自分の心配を本人に伝えます。

部下の側から「もっと見てほしい」と言われることもあります。そのときは、確認の回数を増やすことがマイクロマネジメントになるわけではないので、本人の希望に合わせるとよいでしょう。

進み具合を聞くことと、マイクロマネジメントの違い

進み具合を聞くこと自体は、マイクロマネジメントではありません。違いは、聞いたあとに上司が何をするかにあります。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の前に「業務の進捗や進め方」のテーマが選ばれた回を集計しています。そのテーマのうち、部下が上司に期待することとして「報告したい」を選んでいた割合は14.5%でした。同じテーマで「一緒に考えてほしい」は17.0%で最も多く、「話を聞いてほしい」は7.5%です。進み具合の話でも、部下が上司に期待することは、報告を受け取ってもらうことより、一緒に考えることのほうが多くなっています。

進み具合の確認が「報告を受けて、上司が指示を出す」形になると、部下が決める部分が減っていきがちです。確認を「本人が迷っていることを聞き、一緒に考える」形にすると、同じ回数の確認でも、やり方を決めるのは引き続き部下です。

KAKEAIは、進み具合の確認を1on1と切り離し、別の場で行うと決めておくことをおすすめしません。面談は、仕事を前に進める時間として正面から使ってよいものだからです。避けたいのは確認そのものではなく、確認のたびに上司がやり方を決めてしまうことです。

心配で手を出したくなるとき：上司の側の理由を見直す

細かく確認したくなる理由が、仕事のためではなく、上司自身の心配を静めるためになっていないかを、見直してみてください。昨年のトラブルの記憶や、自分の上司への説明のしやすさは、部下の仕事の進め方を変える理由にはなりません。心配があるなら、心配の中身を本人に伝えて、どこを一緒に見るかを決めます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人は12.9%でした。上司のふるまいについての5つの困りごと（以前の会話を覚えていない6.2%、約束を守らない6.2%など）の中で、最も多い答えです。つまり、上司のふるまいで部下が困ることとしては、上司の関わりが自分の期待と違うことが最も多いということです。面談についての数字ですが、確認の回数や仕方についても、本人が期待している関わりと合っているかを、本人に尋ねてみるとよいでしょう。

マイクロマネジメントを避けるために、やらないほうがよいこと

避けたいのは、関わる回数を減らすことを目標にしてしまうことです。回数を減らしても、確認のたびに上司がやり方を決めていれば、マイクロマネジメントは変わりません。

• 確認の回数だけを減らす。月に1回しか聞かなくても、聞いたときにやり方を細かく指示していれば、決めているのは上司だということに変わりはありません。
• 逆に、「任せた」と言って一切関わらない。予算やお客様への対応の方針のように上司の判断が要ることまで部下に預けると、本人は決められないまま止まります。任せることと、上司が決めるべきことを決めないことは別です。

• 確認した内容を、そのまま自分の上司への報告のために使う。確認が上司の報告のためだと感じると、部下は自分の仕事を進めることより、報告の準備に時間を使うことになりがちです。
• 本人に理由を言わずに、確認を増やす。理由の分からない確認は、信用されていないという受け取り方につながりやすいものです。
• 「マイクロマネジメントしないように気をつけている」と宣言だけする。変わったことが本人に見えなければ、宣言は意味を持ちません。確認の日と上司が決めることを、具体的に伝えます。

マイクロマネジメントになっていないかを振り返るには

マイクロマネジメントになっていないかどうかは、上司が我慢できた回数ではなく、部下が自分で決めて動けた範囲と、二人のやり取りで振り返ります。展示会が終わったあとに、次の点を自分に問いかけてみてください。

• 準備の中で、部下が自分で決めて進めたことは、どのくらいあったでしょうか。
• 決めた日以外に上司から確認に行った回数は、どのくらいあったでしょうか。あったなら、理由を本人に伝えられたでしょうか。
• 進み具合を聞いたあとに、上司がやり方を決めてしまった回と、本人の考えを先に聞けた回は、どちらが多かったでしょうか。
• 上司の判断が要ることを、理由と一緒に伝えて二人で決められたでしょうか。
• 本人の側から「ここは相談したいです」と声がかかるやり取りになってきたでしょうか。

関わる回数を減らすことが目標ではありません。同じ回数の関わりでも、決めるのが部下で、上司が自分の心配を本人に伝えていれば、マイクロマネジメントにはなりにくいものです。まず、上司が決めることを2つに絞り、確認の日を1つ決めることから始めてみてください。