面談に人を同席させたい、同席をお願いするメールの書き方

面談への同席を頼むときは、目的と役割を事前に伝える

面談への同席を頼むときは、上司が部下に頼む場合も、部下が上司や先輩に頼む場合も、メールには「何のための同席か」「同席する人に何をしてほしいか」「日時と所要時間」の3つを書きます。上司が部下との面談に第三者を入れるときは、これに「断ってもよいこと」を足します。第三者が同席すると、二人のときには話せたことが、話しにくくなる場合があるからです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として、「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。20代の回答では14.4%です。上司と二人の面談でも、評価や見られ方を気にして本音を話せずにいる人がいることが分かります。この調査は、同席については尋ねていません。二人の面談でもこうした人がいることを踏まえると、第三者が入る面談では同席を当日ではなく事前に伝え、目的と役割を決めておくとよいでしょう。

以下では、納期の遅れが出た案件を抱えている営業担当の部下と、その上司（課長）を例にします。

部下が、お客様との面談に上司の同席をお願いするメールの書き方

部下が上司に同席をお願いするのは、面談の場で、自分の裁量では決められない判断が必要になるときです。メールには、面談の目的と、上司に判断してほしいことを具体的に書きます。「念のため」とだけ書くと、上司は何を準備すればよいか分かりません。

急ぐときは、口頭やチャットで短く頼み、詳しい内容をあとからメールで送ります。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回かそれより少ないと答えた人に、理由を尋ねています（5つまで選択）。「判断材料はあるが確信がもてない（不安・恐れ・迷い）」を選んだ人は11.0%、「裁量や権限がなくできない」は9.4%でした。自分の判断に確信が持てないことや、裁量がないことが、動けない理由になっている人がいます。これは上司との面談についての数字ですが、お客様との面談でも、自分の裁量を超える判断が求められそうなときは、早めに上司に同席を相談するとよいでしょう。

上司の返事には、同席するかどうかと、当日の役割の分担を書きます。部下の説明を上司が引き取ってしまわないよう、誰が何を話すかを先に決めておきます。

上司が、部下との面談に第三者の同席を頼みたいときの伝え方

上司が部下との面談に第三者を入れたいときは、面談が二人の時間であることを踏まえ、本人の了解を先に取ります。同席の目的と同席者の役割、今回だけかどうかを伝え、断ってもよいことも書きます。異動で上司が替わるときの後任の同席を例にします。

当日の最初にも、同席者の役割を一言で伝えます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。同席者は、面談を行う人の代わりではありません。後任が同席する回でも、面談を進めるのは、その日まで部下の仕事を決めている今の上司です。

人事の同席は、会社の決まりで必要な面談（懲戒、ハラスメントの申し立て、体調に関わる勤務の配慮など）に限るのがよいでしょう。どの面談に人事の同席が要るかは会社によって異なるため、就業規則と人事の担当に確かめてください。会社の決まりで同席するときは、そのことを事前に本人に伝えます。

KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。普段の面談に人事が同席して中身を聞くことも、避けたほうがよいでしょう。人事がその場にいると、部下が上司に話す内容が変わり、面談が仕事を前に進める時間として使いにくくなると考えられるからです。

部下が、上司との面談に人事や先輩の同席をお願いしたいとき

部下の側から、上司との面談に第三者の同席を頼んでもかまいません。制度の説明を正確に聞きたいとき、一人では切り出しにくいことがあるときなどです。メールには、相談したい内容と、同席をお願いする理由を書きます。

上司の返事では、同席を手配することと、当日の進め方を書きます。制度の話と仕事の話を、誰が受けるかを分けておくと、面談が進めやすくなります。

一人では話しにくいことがあって、先輩の同席を頼みたいときもあります。理由を長く説明する必要はありません。

勉強のために、先輩のお客様との面談に同席を頼むときは、発言はしないことと、相手への確認が要るかどうかを書きます。

面談の同席で避けたいこと

避けたいのは、同席の目的と役割が決まらないまま、人数だけが増えることです。

• 当日になって同席者を知らせる。面談の前に伝え、目的と役割を書きます。部下の側は、知らされていない同席者がいたら、その場で目的を尋ねてかまいません。
• 同席者が話を引き取る。お客様との面談で、部下の説明の途中から上司が全部を話してしまうと、部下が自分でお客様に説明する機会がなくなります。誰が何を話すかを先に決めます。
• 断れない形で頼む。上司が部下に同席の了解を求めるときは、二人だけで話す時間も取れることを添えます。
• 普段の面談に人事を入れる。人事の同席は会社の決まりで必要な面談にとどめ、どの面談が当たるかは就業規則と人事の担当に確かめてください。
• 同席者が聞いたことを、本人の了解なく他の人に話す。同席者には、聞いた内容をどこまで共有するかを事前に伝え、本人にも同じことを伝えます。
• 社外の面談で、同席者の人数を先方に伝えない。誰が何人で伺うかは、前日までに先方に連絡します。

同席のある面談の振り返り方

同席のある面談がうまくいったかどうかは、同席者が来たかどうかではなく、面談のあとの動きで振り返ります。

• 同席の目的と役割を、面談の前に本人へメールか口頭で伝えられていたら、次に頼むときも同じ順で伝えます。
• お客様との面談で、同席した上司がその場で対応を決めて先方に伝えられたら、次は、その対応に沿って部下が先方とのやり取りを進めます。
• 後任や部長が同席した面談のあとは、二人のときと同じように話せたかを、部下に尋ねてみてください。話しにくかったことがあれば、二人の時間を別に取ります。
• 同席者が聞いたことの扱いを、本人と同席者の両方に伝えられていたら、次の同席でも同じ伝え方を続けます。
• 同席の回のあとは、次の面談を同席のない二人の形に戻し、同席の回で出た話の続きから始めます。

次に同席を頼むときは、メールの最初の2行に、目的と、同席者にしてほしいことを書いてみてください。