AIで人事評価をするメリットとデメリット

AIで人事評価をするとは、何をAIに任せることか：3つの形

AIで人事評価をすると言うとき、AIに任せている中身は会社によって違います。大きく分けると、記録の整理と要約、評価コメントの下書き、点の提案や判定の3つです。メリットとデメリットは、この3つのどこまでをAIに任せるかで変わるので、まずどの形の話をしているのかを分けて考えることをおすすめします。

3つのうち、点の提案や判定をAIに任せる形は、慎重に扱う必要があります。評価の決定にAIを使うことについては、個人情報の扱いや本人への説明の義務が法令や社内の規程に関わるので、人事の担当と専門家に確認してください。このページでは、どの形であっても最終の判断と本人への説明は上司が行う、という前提で書いています。

AIで人事評価をするメリット：忘れない、文章になる、ばらつきが見える

AIを人事評価に使う一番のメリットは、評価者が忘れていた仕事を記録から拾えることです。手間が減ることは、その次に置くのがよいでしょう。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回ります。つまり、上司が前の会話を覚えていないと感じている部下は、面談が成果につながっていると感じている割合も低い、ということです。面談についての数字ですが、評価の場面でも、期末に記憶だけで点をつければ、思い出せなかった仕事は評価から落ちます。記録を期ごと・項目ごとに整えておくことは、AIに任せやすい部分です。

一方、記録の手間そのものは、部下の側では大きな困りごとになっていません。同じ調査で「会話のメモ等の記録を残す負担」を挙げた人は5.0%で、この人たちの成果の実感は41.6%と、全体より高くなっています。つまり、記録の手間に困っていても、面談が成果につながっていると感じている人は少なくない、ということです。この2つの数字を合わせると、部下の側で成果の実感が低かったのは、記録の手間を挙げた人ではなく、上司が前の会話を覚えていないことを挙げた人でした。AIのメリットは、手間の削減より、忘れないことと根拠が文章で残ることに置くことをおすすめします。

メリットを3つにまとめると、次の通りです。

• 忘れない。期の初めの仕事も、期末の仕事と同じ重さで評価の材料に残ります。目立つ出来事や直近の記憶で点が決まる偏りが、小さくなります。
• 根拠が文章になる。「頑張ってください」で終わるコメント欄が、どの仕事のどこを見たのかが書かれた文章になりやすくなります。
• 評価者の間のばらつきが見える。同じ基準の項目について、評価者ごとにどんな仕事を根拠にしているかを並べて見られます。基準の読み方がずれている場所を、調整会議の前に見つけられます。

AIで人事評価をするデメリット：材料が偏る、根拠を言えなくなる、本音が出にくくなる

AIを人事評価に使うデメリットは、AIの精度の問題というより、AIに渡る材料と、AIが入ることで変わる人の行動にあります。

• 材料が、記録に残った仕事に偏る。AIが知っているのは、記録に残った仕事だけです。記録に残らない仕事（同僚を手伝った、トラブルを事前に防いだ）は、AIにも見えません。上司が見ていない仕事は、AIを入れても評価に入りません。
• 点の根拠を、本人に説明できなくなる。AIが出した点の案をそのまま使うと、上司は「なぜその点なのか」を自分の言葉で言えなくなります。本人が納得できない評価になりやすい点です。
• 部下が、面談で話す中身を選ぶようになる。面談の記録が評価の材料になると知った部下は、言葉を選ぶようになると考えられます。1万人調査では、上司との面談で「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。つまり、面談で評価を気にして本音を話せない人が、もともと一定数いる、ということです。そのうえで面談の記録が評価に使われる前提になれば、言わないことはさらに増えると考えられます。
• データの扱いが、本人にわからない。面談の音声や文字起こしがどこに保存され、誰が読め、AIの学習に使われるのかが本人に説明されていなければ、不安だけが残ります。

部下が話す中身を選ぶようになることと、データの扱いが本人にわからないことは、AIの性能では解決しません。何を記録し、誰が読み、何に使うかを会社が決めて、本人に先に伝えることで小さくなるデメリットです。

AIを人事評価に使うときに決めておくこと、本人に伝えること

AIを人事評価に使うときは、使い始める前に次の4つを決め、評価される本人に伝えることをおすすめします。

1. 何を材料にするか。評価の材料にするのは、本人が提出した報告や自己評価、上司が書き留めた事実までにするのか、1on1や面談の記録まで含めるのか。
2. 誰が読めるか。面談の記録や要約を、上司と部下の二人だけが読めるのか、人事や上位の管理職も読めるのか。
3. AIの出力をどう扱うか。下書きとして上司が直すのか、点の案として参考にするのか、そのまま使うことはあるのか。
4. データの扱い。音声は保存されるのか、文字起こしや要約はいつまで残るのか、AIの学習に使われるのか。

KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。AIが要約した1on1の記録を、人事が評価の材料として読む形も同じです。1on1の記録は、上司と部下の二人が次に動くための材料であって、評価の証拠ではありません。評価の材料は、本人が提出したものと、上司が自分で見て書き留めた事実にし、AIはその整理に使う形をおすすめします。

人事から社員に、AIの使い方を説明する言い方の例です。営業部門で、商談の記録をAIが要約する仕組みを入れる場面です。

上司が、部下にAIの要約を使って評価の話をするときの言い方の例です。

部下の側から、人事や上司に確認する言い方の例です。

AIで人事評価をするときに、おすすめしないこと

おすすめしないのは、AIの出力をそのまま評価にすることと、本人に知らせないまま面談の記録を評価の材料にすることです。

• AIが出した点の案を、そのまま確定する。上司が根拠を自分の言葉で言えない評価は、本人が納得しにくく、異議が出たときにも答えられません。
• 1on1の記録を、AIや人事が評価のために読む。KAKEAIは、1on1の記録を評価の材料にすることもおすすめしません。読まれる前提の1on1では部下が話す中身が変わり、かえって上司が本人の状況を知る機会が減りかねません。
• 本人に知らせずに、記録を評価に使う。何が材料になるかを知らないまま評価されると、本人は結果の根拠をたどれません。
• AIの下書きを、そのまま本人に読ませる。下書きの言葉は、上司が自分の言葉に直してから伝えます。「AIがこう書いている」は、根拠の説明になりません。
• 評価の全項目を、記録だけで埋める。記録に残らない仕事は、本人に尋ねなければ出てきません。AIを入れても、面談で「私が知らない仕事はありますか」と尋ねる時間は残します。

AIを人事評価にうまく使えているかを、どこで見るか

AIをうまく使えているかどうかは、評価にかかる時間が減ったかではなく、評価の面談の中身を振り返るとわかります。

• 上司が、AIの要約に入っていない仕事を、本人に尋ねていたでしょうか。
• 評価の根拠を、上司がAIの文章ではなく自分の言葉で説明していたでしょうか。
• 何が評価の材料になり、誰が記録を読めるのかを、面談の前に部下に伝えていたでしょうか。
• AIを入れたあとも、面談で話される中身が以前と変わっていないか、部下に直接尋ねてみたでしょうか。

部下に尋ねて、変わっていないと言い切れないなら、まず、1on1の記録を評価の材料から外すことを本人に伝えるところから始めてみてください。