1on1を複数人で行ってよいか

1on1を複数人で行ってよいか：集まる場は持ってよいが、1on1の代わりにはならない

上司が部下を2人以上集めて話す場は、持ってかまいません。ただし、それはチームの打ち合わせであって、1on1ではありません。1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）は、一人ひとりで違う期待に合わせ、二人の間でだけ話せることを扱う時間です。複数人の場を、1対1の時間の代わりにしないことをおすすめします。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に一番期待することとして最も多かった答えは「その時々によって違う」で、20.9%でした。続いて「具体的なアドバイスがほしい」18.3%、「期待していることは特にない」15.6%で、「話を聞いてほしい」は7.9%でした。つまり、最も多い答えでも5人に1人ほどで、部下が上司に期待することは人によって割れているということです。同じ部屋に3人いれば、3人が同じ対応を求めているとは考えにくく、上司の対応は誰かの期待から外れやすくなります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。複数人を集める場を増やすより、一人ひとりの仕事を見て、1対1で話す時間を残すほうが、1on1の役目は果たせます。

複数人の場で失われること：一人ひとりに違う期待と、二人の間でだけ話せること

複数人で集まると、上司が話す中身は、全員に同じ答えで済むものに寄りがちです。部署の方針、共通の手順、日程の調整は、集まって一度に話したほうが早いこともあります。一方で、その人の仕事がどこで止まっているか、どんな判断を上司に求めているかは人ごとに違います。評価の見通しも含めて、他の部下の前では話しにくいことです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）のうち、本音を言えないことに関わる答えが3つあります。「話したいこと、話すべきことを切り出せない」「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」「上司との信頼関係がなく安心して話せない」です。このどれかを挙げた人は21.8%でした。1対1の面談でも、5人に1人を超える人が、本音を話しにくい困りごとのどれかを挙げているということです。面談についての数字ですが、同僚が聞いている場では、言いにくさはさらに増すと考えられます。

複数人の場で避けたいのは、一人の部下の仕事の遅れや評価の話を、他の部下の前で取り上げることです。本人は言い返しにくく、周りの部下にも「この場では言わないほうがよい」と伝わると考えられます。

複数人にしたい理由が時間なら、1対1を短くするほうがよい

1on1を複数人で行いたくなる理由としてよく挙がるのは、上司の時間です。部下が8人いて全員と毎週30分話すのは難しく、3人ずつまとめれば回数はおよそ3分の1になります。ただ、時間が理由なら、1回を短くするか間隔を空けるほうが、一人ひとりと話す時間を残せます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が1回10分の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.0%でした。30分の人では31.3%、60分の人では37.3%で、10分と60分の差は11.3ポイントです。一方、面談が毎回またはほぼ毎回そのあとの行動につながっている人では61.3%、ほぼ、または全くつながっていない人では7.0%でした。1回の長さによる差は、面談のあとに行動につながるかどうかによる差より、ずっと小さいという結果です。1回の長さより、面談のあとに行動につながっているかどうかのほうが、成果の実感に大きく関わっているということです。短い1対1でも、その人の仕事の次の一歩を決めて終えることを大事にしてください。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、直近3か月に3回以上1on1を行った上司と部下の組のうち、月1回のペースの組が80.0%でした。毎週の組は5.8%です。続いている1on1の多くは、毎週ではなく月1回のペースです。毎週が難しいなら、まず月1回でも1対1を続けてください。

上司の時間が足りないときに、チームリーダーや先輩に1on1を任せる案が出ることもあります。KAKEAIは、上司の時間が足りないからといって、その部下の仕事を決めていないリーダーや先輩に1on1を任せることをおすすめしません。部下の仕事を決め、評価の見通しを持っているのは直属の上司であり、その人が話さなければ、仕事を前に進める判断がその場で出にくいからです。進み具合の情報をリーダーから聞くのはかまいませんが、1対1で話す時間は上司が持ちます。

チームの打ち合わせと1on1の使い分け：受発注システムの切り替えを例に

チームで進めている仕事ほど、複数人の場と1on1の両方が要ります。新しい受発注システムへの切り替えを3つの担当（データの移行・取引先への案内・操作マニュアルの作成）に分け、3人の部下が1つずつ受け持っている場面で考えます。

チームの打ち合わせでは、担当の間の順番と期限をそろえることに時間を使います。

1on1では、打ち合わせでは出なかった、その人の担当の話を聞きます。進み具合を聞くこと自体は、1on1でしてかまいません。

複数人の場で決めたことを、1on1で一人ずつ覆すと、チームの打ち合わせが成り立たなくなります。1on1で変えたいことが出てきたら、次の打ち合わせに戻して、全員の前で決め直します。

複数人で行う対話の場を持つなら、先に決めておくこと

新しく入った人が複数いるときや、同じ役割の部下が多いときに、上司と部下数人で定期的に話す場を持つ会社もあります。持つなら、1on1と呼ばず、何のための場かを先に伝えます。

• 目的を1つにする。「切り替えの進め方をそろえる場」「新しく入った3人が、分からないことをまとめて聞く場」のように、全員に共通する目的にします。
• 一人の仕事の遅れや評価は扱わない。その話は、それぞれの1on1で話すと先に伝えます。
• 一人ひとりとの1on1は続ける。集まる場ができたからといって、1対1の時間は減らしません。

複数人の場と1on1の使い分けがうまくいっているかを、どこで見るか

使い分けがうまくいっているかどうかは、集まる場が増えたかではなく、一人ひとりとの1on1で出てくる話が変わったかで振り返ります。

• 1on1で、チームの打ち合わせでは出なかった、その人の担当の話が出ているでしょうか。出ていれば、打ち合わせと1on1の役割は分かれています。出ていなければ、1on1の最初に「打ち合わせでは聞けなかったこと」から尋ねてみてください。
• 1on1の終わりに、その人の次の一歩と、上司が引き受けたことが決まっていたでしょうか。決まっていれば、次の1on1はその結果の話から始められます。
• 複数人の場で、一人の部下の遅れや評価の話をしていないでしょうか。していたら、その話は次の1on1に移します。
• 複数人の場を作ったあとも、一人ひとりとの1on1の間隔は変わっていないでしょうか。延びていたら、1回を短くしてでも、間隔を戻します。