1on1はマネジメントにどう役立つのか

1on1は、マネジメントのどの部分を担うのか

1on1は、マネジメントのうち、部下によって必要な対応が異なり、同じ部下でも回によって変わる部分を担う場です。1on1をマネジメントとは別の仕事と考えると、仕事が1つ増えるだけになりがちです。

1on1は、上司と部下が1対1で定期的に行う面談で、1on1ミーティングや個人面談とも呼ばれます。1on1マネジメントとは、この面談を普段のマネジメントに組み込み、部下の仕事と成長を前に進める手段として使う考え方です。

上司の仕事には、全員に同じ内容を伝えれば済む部分があります。部署の方針や今期の目標、仕事のルールなどは、会議や文書でまとめて伝えられます。一方、誰のどの仕事が何の理由で滞っているのか、どこまで任せてよいのかは、部下によって異なります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に一番期待することを1つ選ぶ質問で、最も多い答えは「その時々によって違う」（20.9%）でした。また、面談が行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた6,074人に、つながらない理由を5つまで選んでもらいました。ここでも最も多い答えは「その時々によって違う」（26.1%）で、次が「特にない」（23.4%）でした。上司に期待することも、行動に移せない理由も、人や回によって異なると考えられます。

チーム会議では、部下は他のメンバーの前で、自分の仕事が進まない理由を話しにくいものです。1on1は、こうした話を1人ずつ聞き、マネジメントを部下一人ひとりに合わせて行う場です。

1on1が役立つかどうかは、何のための時間かで変わる

1on1がマネジメントに役立つのは、部下にとって、自分の仕事を前に進めるための時間になっているときです。

KAKEAIの1万人調査で、上司との面談を行っている一番の理由を尋ねたところ、最も多かったのは「自分の仕事を進めるため」（34.5%）でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は41.2%です。一方、一番の理由が「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」の人（回答者全体の20.5%）では、成果を実感している人は12.5%にとどまります。面談を行っている理由によって、成果を実感している人の割合には大きな差があります。

「1on1は部下のための時間なので、業務の管理とは切り離すべきだ」という助言がありますが、KAKEAIはおすすめしません。業務の話を外すと、最も多くの人が挙げた「自分の仕事を進めるため」という目的を果たせなくなるからです。また、1on1を部下のためだけの時間と考えていると、上司の仕事が立て込んだ週に真っ先に削りがちです。1on1は、上司と部下の両方にとって、仕事を前に進める時間です。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマの43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。あらかじめ用意されているテーマの中で次に多い「今後のキャリア」は11.4%です。1万人調査でも、面談の時間のうち「具体的な仕事」の話が占める割合は、平均で47.2%でした。実際に選ばれるテーマでも、面談の時間の使い方でも、中心にあるのは仕事の話です。

次の1on1の冒頭で、この時間を何に使いたいのかを、上司から伝えておくとよいでしょう。

チーム会議・日々のやり取り・評価面談と、1on1の使い分け

マネジメントの場は、仕事の話かどうかではなく、次の3つを目安に使い分けます。全員に同じ内容を伝えれば済むか、今日中に対応が必要か、部下によって対応が異なるかです。

1on1と他の場とのつなぎ方で避けたいのは、次の2つです。

• 急ぎの話を、次の1on1まで持ち越すこと。ミスや遅れの報告を「次の1on1で聞きます」と先送りにすると、手を打てる時間が短くなります。
• 全員に伝えることを、1on1で1人ずつ伝えること。同じ話を人数分繰り返すことになり、部下ごとに異なる話に使える時間が足りなくなります。

1on1で聞いた話が他のメンバーにも関わるとわかったときは、本人の了解を得たうえで、会議で取り上げてください。

1on1の頻度と長さを決めるときは、Kakeai AI 1on1の利用データが参考になります。直近3か月に3回以上1on1を行っている上司と部下の組を見ると、80.0%が月1回のペースで、毎週の組は5.8%でした。これらの組の1回の時間の中央値は30.3分です。続いている組の多くは、月1回のペースで、1回30分ほどの1on1を行っています。

まずは続けやすい形として、月1回・30分ほどで予定を入れてみてください。部下が8人いれば月に4時間ほどですが、この4時間がそのまま新しい負担になるわけではありません。普段、席やチャットで受けている急ぎでない相談や確認を、この30分にまとめられるからです。

マネジメントの仕事ごとに、1on1でそのまま使える言い方

主な場面ごとに、1on1で最初にかける言葉の例を紹介します。今困っている場面のものから1つ試し、合わなければ部下の受け止め方を聞きながら変えていってください。

部署の方針や目標を、それぞれの仕事に落とし込むとき

会議で伝える方針は、全員に向けた言葉です。1on1では、それぞれの担当業務で何が変わるのかを、二人で具体的にしていきます。

進み具合を聞いて、滞っている理由を一緒に考えるとき

進み具合は、1on1で尋ねてかまいません。進んだかどうかだけでなく、滞っている理由まで聞いてみてください。

KAKEAIの1万人調査では、面談が行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、つながらない理由を尋ねています。「行動するために必要な情報が揃っていない」を選んだ人は15.9%、「時間やコストの制約で動けない」は15.4%、「スキルが不足していてできない」は9.1%でした。

情報の不足や時間の制約は、上司が動くことで解消できる場合があります。上司は、他の部署から情報を集めたり、仕事の優先順位を決め直したりできる立場にあるからです。

優先順位を決め、判断を伝えるとき

仕事の量と割り振りを見直すとき

任せる範囲を広げて、成長につなげるとき

評価についての考えを、期の途中で伝えるとき

評価も、マネジメントの一部です。1on1で避けていると、評価の話は期末に集中します。

1万人調査では、上司との面談が半年に1回の人のうち、69.8%が人事評価の話をしていました。半年に1回の人全体では、面談が成果につながっていると感じている人は20.3%です。一方、週1回以上面談している人だけで比べると、評価の話もしている人の50.8%が、成果につながっていると感じていました。評価の話をしていない人では39.7%です。同じ頻度の人どうしで比べると、評価の話をしている人のほうが、成果を実感している割合が高くなっています。

評価についての考えは、期末まで待たずに、普段の1on1で伝えることをおすすめします。ただし、評価の結果は上司だけでは決められません。伝えるのは、上司としての今の考えと、その理由までにしておきましょう。

目標の数字に追われ、時間を取りにくいとき

1on1をマネジメントに生かすうえで、避けたいこと

避けたいことは、次の3つです。

• 上司の関わり方を、あらかじめ1つに決めておくこと。「聞き役に徹する」と決めておくのも、「毎回、上司が答えを出す」と決めておくのも、部下の期待から外れることがあります。
• 進み具合を聞いて、遅れを責めること。遅れを報告すると責められる場では、部下は報告をためらい、上司が状況を知るのも遅れます。「今から打てる手を一緒に考えましょう」と声をかけてみてください。反対に、遅れに気づいていながら触れずにおくと、手を打つ時期を逃します。
• 1on1の効果を、行った回数で測ること。見ておきたいのは回数ではなく、1on1で決めたことが、上司の側でも部下の側でも次の回までにどこまで進んだかです。

上司は話さずに聞き役に徹するべきだ、という助言があります。しかし、KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することに「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」の3つを合わせると45.6%で、上司の考えや関わりを求める人のほうが多くなっています。

もちろん、聞くだけで終わる回があってもかまいません。避けたいのは、部下の話と期待を知る前に、関わり方を1つに決めてしまうことです。決められることがある回は、話を聞いたうえで、その場で決めましょう。

1on1がマネジメントに役立っているかを振り返る3つの点

1on1がマネジメントに役立っているかどうかは、1on1のあとに上司と部下の両方が動き出せているかに表れます。二人の時間を、次の3つの点から振り返ってみてください。

• 1on1の終わりに、次に取り組むことが、部下自身の言葉になっていましたか。
• 上司の側にも、次の回までにすること（判断する、関係者に伝えるなど）が残りましたか。何も残らない回が続くときは、話したいことと上司に期待することを、部下に尋ねてみるとよいでしょう。
• 部下一人ひとりについて、今進めにくくなっている仕事とその理由を、上司が把握できていますか。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1のあとに部下が選んだ感想で最も多かったのは「自分のことや状況を知ってもらえました」（46.2%）でした。「よく考えてみます」は9.5%、「挑戦してみます」は8.4%です（感想を送った回に対する割合。複数回答）。次の行動に向かう感想は選ばれにくく、1on1を行動につなげることはそれだけ難しいと言えます。

KAKEAIの1万人調査でも、面談が毎回そのあとの行動につながっていると答えた人は9.4%でした。この人たちのうち75.5%が、面談が成果につながっていると感じています。毎回行動につながっている人は少数ですが、回答者全体の31.9%と比べて、成果を実感している人の割合が高くなっています。

部下の状況を知ることはマネジメントの出発点で、知るだけで終わる回があっても問題はありません。そのうえで、KAKEAIは、面談が成果や成長に結びつくのは、次の行動につながったときだと考えています。仕事を前に進めるための話をした回は、誰が次に何をするのかまで、二人で決めておきましょう。